大田さん：弊社では2022年にBCPを策定しました。

BCPにおける取り組みの中で、まず注力する部分を初動対応と定め、昼夜問わずに事業を復旧できる体制を構築するために安否確認システムの導入を検討し始めました。

平常時の従業員の働きやすさや、緊急災害時どちらにおいても従業員が安心して働ける環境づくりや、インフラ企業として事業を即時復旧させて地域に貢献する取組みが非常に重要であると考えています。

BCP策定前の弊社の状況は、緊急時における事業部ごとの課題が共有できていない状態でした。また、弊社は電気・通信・原子力など多くの事業を展開しているため、セキュリティの観点から、緊急時の連絡・管理体制が事業部ごとに分かれており、会社全体で共有できる体制にないという課題がありました。

よって、全従業員社員が利用できるハブとなる手段として、安否確認システムが必要だと考えました。

大田さん：安否確認システム導入の検討を行っていた時期に、取引先から「非常に良いシステム」であると安否確認サービス2を紹介いただきました。大手通信会社のシステム2つと合わせて、2023年4月からサービスの比較・検討を行いました。

大田さん：弊社の立地が海沿い且つ川も近いので、地震・津波だけでなく大雨による川の氾濫などの災害を想定していました。
なので、活用の用途としては初動対応である安否確認だけでなく、その後の情報整理、対策指示までも含めていますね。

大田さん：コスト面と機能面ですね。特に機能面は、大雨による災害などの特別警報に自動配信が制限なく対応できるかという点です。また、サーバーに負荷がかかる状態でもシステムが問題なく稼働できるかを検討のポイントとしました。貴社を含め3社と比較をして、2023年8月からシステムの導入に至りました。

松崎さん：まず、先述した地震・津波だけでなく特別警報にも自動配信が対応している点です。サーバーに負荷がかかる状態でも、問題なくシステムが稼働することが、全国一斉訓練で実証されている点にも魅力を感じました。

また、画面の操作性やUIが優れているため、管理者はもちろん高齢の従業員でも簡単に扱えることや、事業部ごとの回答状況が把握できることによって、管理が簡単且つ分かりやすくなった点も良かったですね。他社と比べて無料お試しの期間が長かったことも、検討する側としてありがたかったです。

大田さん：まだ大きな災害に直面していませんので、現状は普段の業務で活用させていただいています。

まず、従業員がいつでも確認できるよう、掲示板には安否確認サービス2の操作方法を掲載していますね。

これまで回覧を回して伝達事項を共有していましたが、いまは安否確認サービス2の掲示板で従業員に周知するようにしています。

松崎さん：その他、カニの販売告知でも掲示板を活用したのですが、従業員からこういった活用できるのかと非常に好評でした。これらの様な活用方法をもとに、今後もどんどん従業員の声を聞いていけるようにしていきたいですね。

大田さん：まず、緊急連絡網を自動化したい会社におすすめしたいですね。Excelでまとめた社員情報を、システムに流し込むだけで、簡単に構築できる点は魅力的です。

また、個人情報の取扱いに慎重な会社にもおすすめです。従業員個人のプライベートな連絡先は登録後も本人以外は確認できないのと、システムに暗号化され登録される仕様なので個人情報の管理面で安心してます。

松崎さん：現在BCP対策の一環として、安全週間といった形で月に一度、訓練として一斉送信を行っています。開始当初は、無回答者が全従業員86名中15名ほどいましたが、現在は6,7名と数は減ってはいます。

災害時、いざという時に迅速な対応を取れるよう、平常時の連絡を安否確認サービス2で行い続けることによって、返答率のさらなる向上に繋げたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。