東日本大震災の時にはまだ安否確認サービスは導入されておらず、総務メンバーが一人一人に電話をかけて紙ベースの組織図に基づいて安否確認を行っていました。出社していた人も多かったので、拠点ベース毎に手作業にて集計をかけましたが、それでもものすごく時間がかかりました。

2012年だと思いますが、当社の役員が紹介してくれた前の安否確認の仕組みを導入いたしました。コスト的には非常にリーズナブルでしたが、安否確認サービス専用ではない簡易な仕組みだったため、メールを一斉送信すると一部のメンバーには配信されない、また、集計が手作業といったような問題点がありました。2015年の８月頃から新たな安否確認サービスを探しておりました。

新たなサービスを探す際にインターネット検索をして、サイボウズガルーンをもともと導入していたこともありトヨクモ社の安否確認サービスを検討することになりました。インターネット上の情報での他社との機能比較でしたが、機能的には当社が求めているものが備わっていると感じました。安否確認サービスの見直しの際に重視したのはきちんと従業員に通知がされること、操作性などの使いやすさ、機能面を重視しました。経営陣からもコストだけでなく、確実に通知される、機能面などを重視するように指示も受けておりました。また、ガルーンを使用しており、普段からサイボウズ製品に慣れ親しんでいることも大きかったと思います。2015年９月下旬に防災訓練があり、安否確認サービスのトライアルをして検証するにはちょうど良いタイミングでした。ユーザー情報もガルーンと連携するので立ち上げも早く、プライベート連絡先の登録案内も行い、比較的スムーズに防災訓練に望むことができました。実際に防災訓練の際にも今までのシステムのようにメールが届かないといったことがなく、また部門別に自動集計ができて誰が回答していないかが一覧でわかり、未回答の方への再送メールも簡単に出来ました。防災訓練では本社が被害を受けたと想定して、別の拠点を災害対策本部として、そこに社長、総務部長等が陣取るといった体制でしたが、クラウドサービスということもあり、その拠点からは社長や総務部長自らがまた本社からは私が各々リアルタイムで安否確認が出来ました。このような防災訓練での結果も受けて、システムとして十分と判断してトヨクモの安否確認サービスを導入することとなりました。

年に一回、防災訓練を実施し、１時間ごとに安否確認の回答状況等も測定していますが、こちらも部門別に簡単に出力できるので助かっています。マネージャー機能も利用して事業部門ではメンバーの安否確認を行っています。また機能面では家族メッセージ機能の利用状況が総務としても不明な部分もあるので、全社にしっかりと周知していきたいと考えています。

現時点で不足と考えている機能はないですが、当社としては先ほどお話したように家族メッセージをしっかりと運用できるようにしていきたいと思います。

「わかり易さと確実に従業員に通知される点」を重視している、高橋様でした。

今後も管理者・一般ユーザーともに使いやすいと言ってもらえるようなユーザーインターフェイスを意識して時代にあわせた機能を強化しながら開発を進めて参ります。