黒澤さん：2004年に入社し、2021年4月から人事総務本部長として社員の人材育成、人事制度、オフィス関連の整備などに携わっています。防災関連においては、会社のBCP推進体制の事務局を担当しています。災害が多発する昨今、弊社においてはBCP体制の強化が大きな課題となっており、昨年はBCPの基本計画書、対応フロー等の大幅な見直しを行いました。その中で、最重要視している初動対応における社員の安否確認のために「安否確認サービス2」を活用させていただいています。

春山さん：人事総務本部にて、社員のオフィス環境を整えるため、設備などハード面からサポートを行っています。防災対応の側面では、災害備品・災害備蓄品の整備、安否確認システムの管理等を担当しております。

黒澤さん：当社グループは「ガスの供給」という皆様の生活を支える事業を中核としています。そのため、お客様の安全の確保や事故の未然防止、緊急時であっても被害発生およびその拡大を最小限に抑えることができるよう、防災対策には以前より力を入れて取り組んできました。

施工段階から、法令やそれ以上の厳しい自社基準によって安全性を最優先とする新規ガス設備の設置を推進し、既存設備の改修にも注力することで災害発生の未然防止に努めています。併せて、ガス供給の状況を常時監視できる集中監視システムを導入しており、緊急発生時には遠隔操作にてガスの供給を遮断することも可能です。そのような安全性の高い設備によって、緊急時であっても可能な限りガスを安定的に供給できる設備を標準化しています。

また、有事の際に活用できる災害対応ユニットを全国43カ所（2023年9月末時点）に設置しています。これらの設備は、ガス発電機や炊飯器、鋳物コンロと接続することで災害発生時の電力供給や炊き出し等への活用が可能となります。災害対応型コインランドリーにおいては、2.5トンの貯水槽を備え、地域住民の皆様と連携し災害拠点として活用できます。同時に、これらの設備を備えている販売所においては、有事の際に備えて適宜訓練を行っております。そのほか、地域を越えて活動可能となる災害対応自主組織を備えるなど、災害発生時も迅速に復旧作業を行える体制を強化しています。

なお、緊急時は社員の安全確保が第一となるため、BCPの初期段階にて安否確認サービス2で社員の安否を確認する運用としており、年に4回グループ全体で安否確認訓練を実施することで回答率の向上、回答速度のアップに努めています。各部門および各拠点の責任者を管理者にして適宜回答状況を確認してもらい、回答に時間を要している社員がいる場合には個別に声を掛けることで、回答率の向上を図ってきました。また、訓練結果と課題を都度公開することで、実際の災害時の回答率向上に繋げています。

春山さん：弊社では元々、パソコンを使用した別の安否確認システムを導入していました。しかし、緊急時に自宅でパソコンを開いて操作や集計を行うことは難しく、リアルタイムでの部門や事業所ごとの状況の確認ができていませんでした。そこで、管理者がどこにいてもスマートフォンから全体像や細かい状況が把握できるシステムがほしいと考え、安否確認サービス2の導入に至りました。

導入前には、複数社のシステムを試用しました。以前のシステムでは、会社組織の階層別、拠点別の状況確認ができないという課題があったため、その点に着目して比較検討したところ、最も弊社の利用スタイルに適しているのが安否確認サービス2だったんです。加えて、アプリの使い勝手が非常にいいことや、直感的に操作できる非常に分かり易いシステム構成であったことが安否確認サービス2を選んだ大きな理由です。

基本的に総務部が管理者となるのですが、それとは別に役員や拠点の管理職が各部署で抱える社員の状況を把握できるような運用にしたいという思いがありました。しかし実際は、管理者数が限られていたり、設定にも制限が多かったりするシステムが多数だったんです。その点、安否確認サービス2は「管理者権限」を無制限で追加でき、組織内の階層設定も自由度が高いので、非常に使いやすいシステムだと思いました。

黒澤さん：以前のシステムは、単純に1,000名に上る社員の情報が一覧で表示されるだけで、各部署の人数や未確認者の状況を確認するのに非常に時間がかかっていました。1名の管理者が表示されたデータをある程度分け、それを各担当者に知らせるという流れだったので、私たちも一報を待つしかないということが大きな課題でしたね。しかし、安否確認サービス2導入後は、全体やエリア別など任意で確認することはもちろん、未回答者についても簡単に把握できるようになりました。

春山さん：希望通りに組織内の階層や管理者設定を行うことができたので、訓練時や実際に地震が発生してメールが届いた際には、各管理者が回答状況を確認して、未回答者に回答を促すような仕組みを構築しています。それにより、かなり早い段階で全員の安否確認ができる状態になりました。また2022年11月からは、従来の震度5強以上の地震に加え、風水害の特別警報発表時にも対象者に向けて自動で安否確認メールが発信されるよう、社内の運用を変更しました。

最近は大雨による災害も増えており、実際に大雨特別警報が発表された際は安否確認メールの「自動一斉送信」機能により、社員の安全を迅速に確認することができています。例えば、各報道でも取り上げられていた2023年7月の福岡県久留米市で起きた豪雨災害では、当社がガスを供給する90戸以上で被害が発生しました。7月9日(日)の深夜から翌日10日(月)の早朝にかけて警戒レベル5が続きましたが、安否確認サービス2でスムーズに社員と家族の安否確認ができ、出社した社員によって、翌日には被害を受けた全てのお部屋のガス設備を復旧させることができました。

弊社はライフラインを扱うため、実際に地震などが発生した際は、設備点検等による安全性の確認や、状況に応じた早期復旧作業が求められます。ただ、従業員の安全が確保されていること、ケガなどのトラブルがないことなどを確認することが最優先です。安否確認サービス2を導入したことで、実務に移る前の段階として、従業員の状況が短時間で把握できるようになったのは本当によかったと思っています。

春山さん：安否確認サービス2を社内展開する際には、案内資料を作成して社内掲示板で周知しました。案内資料は、操作ガイドに「サポートポータル」というマニュアルや活用資料がまとまったページがあり、そこに掲載されていた資料を使って、短い時間で作成することができたと思います。

また、弊社では拠点ごとにハザードマップを作成して避難経路を確認する、年に1回の防災訓練にて、近隣の消防署に依頼して消火訓練や救命処置の方法を学ぶなど、災害や防災に対する意識を高めるために日頃からさまざまな取り組みを行っています。そうした経験があるため、安否確認サービス2の導入に際しても、比較的時間がかからず定着させられたと思います。

ちなみに安否確認サービス2を導入するにあたり、原則として5時間以内に回答することを社内のルールとしました。それを実現するために、管理者となっている各部門および各拠点の責任者には適宜回答状況を確認してもらい、回答に時間を要する社員がいる場合には個別に声を掛けることで回答率の向上を図るという工夫を行ってきました。また、安否確認メール送信時には、訓練、実際の災害を問わず、未回答者に最後まできちんと回答するよう声かけを行っています。

春山さん：直感的に操作できる分かりやすいシステムのため、社員からの質問もほとんどなくスムーズに運用できています。定期的に「メールアドレスの有効性を自動確認」する機能もあり、不備のない状態を維持できているのも助かっています。

実際の運用についてですが、以前は弊社が親会社のシステムに含まれる形だったため、社内で異動などがあると親会社に伝えて変更してもらうというプロセスでした。しかし、安否確認サービス2を導入するにあたって自社で登録、更新作業を行うことになり、正直なところメンテナンスにかかる手間は増えています。特に4月は入社や大きな異動があるため、組織全体の情報更新が必要になり、さらに入退職に合わせて毎月手作業で変更作業を行うのはそれなりに負担にはなっていると思います。

黒澤さん：弊社では複数のシステムを導入しておりますが、連携できていないのが以前からの課題となっています。安否確認サービス2を人事データと連携できれば非常に便利になるので、今後は情報の一元化についても積極的に模索していきたいと考えています。

安否確認サービス2の運用自体には問題はなく、中でもメールアドレスを複数登録できる仕組みが大きなメリットだと実感しています。従来は気付かないケースがありましたが、現在はパソコンやスマートフォンのメールアドレスを登録したり、アプリを利用することで、緊急時の連絡にすぐに気付けるようになりました。

黒澤さん：弊社グループでは四半期に1回、グループ全体で安否確認の一斉訓練を実施していますが、社内のみの訓練では徐々に緊張感が薄れることが懸念されていました。そこで、社内で一定の緊張感を保つために、数多くの会社様と同様の条件下で行われる「全国一斉訓練」が非常に有効だと考えました。実際に、訓練終了後に全体の中における弊社の位置付けを確認することで、自社の取り組みの成果を確認することができ、客観的な指標として大変役立っています。

また、このような素晴らしい賞を頂戴し大変光栄に存じます。社員の日々の訓練の成果をこのような形で評価していただいたことで、災害時の取り組みに自信を持つことができ、社員一同大変喜んでいます。この結果に慢心せず、実際の緊急時にも迅速に対応できるよう、社員一同、気を引き締めて取り組んでまいります。

黒澤様：安否確認サービス2はリアルタイムで階層別に未回答者が確認できるため、社員間でも「早く答えなければ」という意識が芽生えているようです。また、弊社は全国にサービス展開しているため、基本的には一部のエリアで災害が起きると全国に情報共有されます。従来は関係のないエリアで起こった災害は他人事という感覚でしたが、近年は全国的な台風や大雨などの被害増加に伴い、入ってくる情報量が増えたことで、組織全体として防災意識が高まっている印象もあります。

BCP対策の部分でもお伝えしましたが、弊社には「お役にたち隊」という災害対応自主組織があり、そこに登録している社員が優先的に災害拠点にヘルプに行くことになっています。どこかの拠点が被災した場合は、機器交換などの設備復旧作業や、建物清掃などを支援する運用です。また、全国の災害対応ユニットを設置しているエリアでは、地域の方にもご参加いただく防災訓練を開催しています。災害時の対応などについてご案内する機会も多いため、社員の意識も高まっています。

黒澤さん：現在弊社グループでは、BCPの初期段階における従業員の安否確認を重視し、震度5強以上の地震が発生した際と風水害の特別警報が発表された際に、自動でメール発信するという設定で運用させていただいています。安否確認サービス2を導入して約2年が経過した現在では、総務部が実施する全体訓練以外に、地域単位、部門単位で実施する災害対応訓練においても安否確認サービス2を活用する機会が増えました。これは、管理者の設定を人数無制限で実施できること、管理者側の操作が容易であることから実現できたことだと実感しています。今後は、システム内の掲示板やメッセージ機能も活用し、有事の際の情報伝達に役立てられるよう、検討を進めていきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。

※2024年6月28日(金)追記

【安否確認サービス2】株式会社ガスパル｜導入事例