以前利用していた安否確認システムでは、メールの開封は確認できても、誰が回答して、誰がしていないのかといった回答状況の把握が難しく、未回答者のみに再送することができなかったんです。災害発生時に迅速に安否確認を完遂するため、未回答者へのリマインドをどう行うか、回答率の向上と回答時間の短縮をどう実現するかが大きな課題でした。

そのような課題を感じていたところ、従来のシステムがサービス終了し、15年ぶりにシステムを切り替えることに、いい機会にと、これまで抱えてきた課題を解決できるシステムを探すことにしました。

安否確認サービス2を導入した主な理由は、以下の3点です。

・豊富な機能
・システムの安定性
・使いやすさとコストパフォーマンスの良さ

まず、豊富な機能です。毎月自動で『連絡先の確認通知』が送信されるため、メールアドレスの有効性を定期的にチェックでき、安否確認連絡を確実に届けることが可能になります。

また、災害発生時には従業員だけでなく、その家族の安否も確認できる『家族メッセージ』という機能も大きなメリットになります。特にインフラ事業である当社は、大規模災害が発生した際、復旧のため勤務時間外であっても出社し、数日間帰宅できないといったケースもあり得ます。そのような状況下でも、家族の安否を確認でき、連絡が取れるツールがあることで、従業員の安心感が高まり、災害復旧に専念できる環境につながると考えました

次に、システムの安定性です。安否確認サービス2は、毎年『全国一斉訓練』を実施しています。この訓練には、安否確認サービス2を導入している多くの企業が参加し、実際の災害を想定した大規模負荷をかけることで、システムの安定稼働を検証しています。複数社のシステム選定をしているなかで、「実際の災害時にシステムトラブルは発生しないのだろうか？」と疑念を抱いていたのですが、安否確認サービス2は災害時でも確実に動作することが確認されており、安心して利用できると感じました。

最後に、使いやすさとコストパフォーマンスの良さです。当社では日常業務にサイボウズOfficeを使用しています。安否確認サービス2は、画面や操作性がサイボウズOfficeに似ているため、従業員が直感的に操作でき、スムーズに導入できました。また、複数社のシステムを比較した結果、『機能性とコストのバランス』が優れていることも導入を決めた要因です。

災害発生時の安否確認はもちろんのこと、ガス漏れなど緊急案件の対応結果の報告にも活用しています。また、安否確認サービス2を使って全従業員へ連絡事項を伝達するなど、利用シーンはさまざま。特に緊急案件の結果報告では、現場で対応する従業員がリアルタイムに状況を報告できるため、関係者間の情報共有のスピードが格段に向上しました。

緊急業務発生時には、まず別のシステムで現場に連絡が届きます。その後、作業担当者が現場に向かい対応が完了次第、担当者が安否確認サービス2を使って結果を報告します。報告の流れは、安否確認サービス2から届く回答画面に報告内容を入力し「確認しました」というボタンを押すだけ。複雑な操作もなくシンプルな仕組みなので、現場での作業負担も最小限に抑えられています。

従来のシステムでは、メールを送信しても気づかない従業員が一定数いましたが、安否確認サービス2の再送信機能のおかげで、回答率が以前と比べ約10%向上しました。私自身も再送されたメールで気づくことはあるので、他の従業員も同じように感じているはずです。この機能は、回答率の向上だけでなく、回答時間の短縮にも貢献していると感じています。

河内長野ガス株式会社は、2024年度の『全国一斉訓練』において、近畿エリアで優秀賞を受賞。

▼【Good安否確認賞 2024】安否確認サービス2 全国一斉訓練で優秀な成績を収めた企業を発表
https://www.toyokumo.co.jp/2024/11/15/good-anpikakunin-award2024

全国一斉訓練への参加は、安否確認サービス2の導入を検討する段階で決めていました。導入の決め手の一つとなったシステムの安定性を、大規模な訓練を通じて実際に検証できる貴重な機会だと考えたからです。また、他社との比較を通して自社のレベルを客観的に把握し、今後の改善点を見いだすことも目的でした。

今回の優秀賞受賞は、システム導入後、全従業員に対して、操作や回答方法の習熟訓練や周知を徹底的に実施したことが大きな要因だと考えます。

また、日頃から特定の業務報告に安否確認サービス2を活用しているため、従業員はシステム操作に慣れており、これが迅速な回答につながったことも理由のひとつだと考えています。日常業務での活用は、訓練のためだけではありません。緊急時以外にもシステムに触れる機会を増やすことで、いざという時に戸惑うことなく操作できるよう、従業員のシステムへの理解度向上に努めています。

今回の訓練に参加して、提供された結果レポートで自社より回答速度が早く回答率も高い、他社の事例を知り、現状に満足せず取り組みを続けていく必要があると実感しました。一方で、今回の受賞は全従業員にとって大きな励みとなり、防災意識の向上に繋がったと感じています。今後の訓練にも積極的に参加しようという意欲が全社的にも高まりました。

現状は緊急時の連絡や特定の業務報告に活用していますが、今後は『掲示板』や『メッセージ機能』も活用し、情報共有の範囲を拡大していきたいと考えています。たとえば、社内イベントの連絡など平常時にも活用することで、コミュニケーションの活性化にもつながります。また、従業員の家族の安否確認サービス2登録を引き続き進めることで、従業員とその家族の安全を守れる体制を構築していきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。