小栗さん：2023年1月現在、235名の従業員が一丸となり、ヤクルト商品の販売や健康情報の発信などを行っています。弊社は愛知・岐阜・三重の東海3県を担当しており、地域に密着することで住民の方にとって最適なかたちでのサービス展開を目指しています。

水田さん：2人とも経営本部に所属し、私は取締役として、小栗は総務課長として、総務や企画を主に担当しています。

小栗さん：弊社における防災対策、安否確認訓練なども私たちで実施しており、今回の安否確認システムの導入についても、選定から導入、運用まで主導しています。

小栗さん：安否確認サービス2を導入する前は、弊社がもともと活用していたグループウェアのアンケート集計機能を使って安否確認訓練を実施していました。しかし、ログイン時にIDとパスワードが必要なシステムだったため、訓練を実施するたびに「IDとパスワードを忘れてしまった」と従業員から問い合わせが多数寄せられていたんです。そのたびに担当者が個別に対応していたため、従業員が回答するまでに時間がかかり、スムーズに訓練を進められていませんでした。

また、毎回アンケートを作成する必要があり、さらに誰が回答していないかを手動で確認しなければならないこともあって、管理者の作業量が非常に多いことも課題に感じていました。

水田さん：小栗が話した通り、当初はグループウェアで安否確認を進められるよう模索していたのですが、限界がありましたね。有事の際、従業員や管理者に負担がかかり対応が遅くなることのリスクは計り知れません。そのため早急に、誰でも手軽に扱える安否確認システムを探す必要がある、と判断しました。

水田さん：いくつか安否確認システムを調べたうえで、弊社の条件に沿って数社で比較検討した結果、最終的に安否確認サービス2に決定しました。

小栗さん：機能性が高く扱いやすいシステムで管理者や従業員にかかる負担が少ないこと、それに伴って災害時に迅速に安否確認できることが決め手となりました。

災害が起こった際、安否確認サービス2は事前に設定した条件にあわせて自動で安否確認の通知を送信してくれます。気象庁が発表する震度や波高、警報状況などの情報と連動しているため、即時性があり誤作動もありません。所属部署や住んでいるエリアごとに従業員と管理者を振り分けて登録できることも有事の際には効果的だと感じています。

弊社の場合、東海3県に230名以上の従業員がいるため、東海エリア内で大きな地震が発生した際や気象庁から特別警報が発令された際に、自動で安否確認が行われる設定にしています。

実際に、2024年の元日に起こった令和6年能登半島地震の際には安否確認の通知が自動送信され、従業員の安否確認を進めることができました。仮に、管理者が手動で対応しなければならないシステムだったら、あれほどスムーズに実施するのは難しかったと思います。IDやパスワード不要でログインの手間もなく、従業員にとっても対応しやすいことも安否確認を手早く進めることができた理由の一つでしょう。

水田さん：システムの扱いやすさを考えると、費用対効果が弊社としては良かったですね。安否確認の体制を整えておくことは災害時の備えとして非常に大切ではありつつも、そのコストが平常時における負担になっては元も子もありません。その点、安否確認サービス2は初期費用が無料で利用料金も低価格、追加料金も発生しないため、気軽に導入できました。

小栗さん：全従業員を対象にした安否確認訓練に活用し、有事に備えて体制の構築と防災意識の向上を図っています。トヨクモが主催する9月1日の防災の日の全国一斉訓練にくわえて、弊社でも社内訓練を四半期に一度の頻度で行っているんです。

小栗さん：繰り返し訓練を行うことで、社内の防災意識は確実に高まっていると実感しています。これほど高頻度で訓練が行えるのは、安否確認サービス2の機能性と操作性に理由があります。

安否確認サービス2を導入したことで、全従業員の情報が一括管理できるようになり、連絡先の登録状況や安否確認の回答状況もひと目で分かるようになりました。訓練の集計作業にかかる時間が削減され、管理者側の負担が格段に減ったと感じています。

また、メールアドレスの登録や専用のアプリケーションとの連携方法も分かりやすく、マニュアルもあるため、社内周知も容易に進められました。

安否確認システムを導入しても従業員の登録が進まなければ意味がありませんが、そういった観点でも安否確認サービス2は安心できるものだと思います。実際に、弊社ではすでに全従業員の登録が完了しています。

小栗さん：防災における現状把握と対策を進めることができ、とても満足しています。安否確認訓練を行うなかで、メール配信のみだと回答率が低くなってしまう弊社の課題点を把握できました。今後はLINEやスマートフォンアプリの連携を進め、回答率を上げていきたいと考えています。

小栗さん：従業員数が多い企業や弊社のように国内各地に支店があり、拠点同士が離れているような企業にとって、使い勝手の良いサービスだと思います。100名以上の従業員を抱え、広範囲で事業活動をしている企業におすすめしたいです。

水田さん：まだ、安否確認に関するノウハウが蓄積されていない企業にもおすすめです。安否確認サービス2は導入や運用におけるサポートも手厚いですし、一斉訓練などもあるので防災意識向上にもつながると思います。

小栗さん：令和6年能登半島地震で、訓練ではない実際の安否確認をはじめて実施しました。ですが、お正月休みであったことと、どのようなときに自動送信されるのかの周知が社内でできていなかったこともあり、回答率は100％に届きませんでした。残念な結果となりましたが、課題が見えたのは良かったと考えていますね。

今後は、より良い安否確認の体制を実現するため、定期的な訓練と利用方法の周知、LINEやアプリとの連携を行い、社内の防災意識を高めていきます。

※掲載内容は取材当時のものです。