碇谷さん：2年ほど前に私が入社した当時は、安否確認システムが導入されておらず、BCP策定もされていませんでした。前職では安否確認システムを導入し定期的に防災訓練を行っていたこともあり、その状態に不安を感じましたね。前は電話による緊急連絡網で安否確認を行っていたようですが、災害時の対応としては怖いじゃないですか。BCPの強化とあわせて、早急に改善する必要があると判断しました。

碇谷さん：BCPは企業が被災したとしても事業を継続するために、必要不可欠なもの。そして、従業員の安全を守る企業の義務です。安否確認システムはその土台になると考え、導入を進めました。

木内さん：ガラケーでも使用できる点が決め手になりました。

弊社は平均年齢が高く、システムの操作に慣れていなかったり、スマートフォンを持っていない年配の従業員も在籍しています。くわえて、社用携帯はスマートフォンとガラケーの2種類です。そのため、システムの操作性がよく、ガラケーにも対応していることが条件でした。

安否確認サービス2はどちらの条件も満たすシステム。くわえて、30日間の無料お試し期間があり、実際に活用し自社に適しているか判断できました。そこで、ガラケーでの操作性もいいことが分かったため、導入を決めましたね。

木内さん：安否確認サービス2案内用の文書を作成し、共有しました。文書には、安否確認サービス2を導入する目的や、登録方法などをまとめました。文書を配布した時点で、半数以上の従業員がシステム活用に同意してくれましたね。

システム活用に消極的だった従業員には、ヒアリングを実施しました。「システムに個人情報を渡すのは不安」「システム登録が手間」など、それぞれがもつ不安や拒否反応に対してシステムの安全性を説明したり、対策したりしていきました。

たとえば、安否確認サービス2への登録作業について、弊社では本人に登録してもらうのではなく、運用側である総務部が代理で登録しています。トヨクモさんが推奨していない方法ではありますが、従業員がシステムに対して拒否反応を起こしてしまうのを防ぐため、そして従業員の負担を減らすためにこのような形で対応しています。

大規模な災害時に電話連絡では不安が残ります。その点、安否確認サービス2であれば、災害時にも強いインターネット環境で利用でき、自動で安否確認が実施されます。電話より格段にリスクが低いため、今後も根気よく案内を続けていきます。

碇谷さん：導入後、安否確認訓練を2回実施しています。1回目における回答率は、想定を下回る結果。未回答者にヒアリングしたところ「回答方法がわからなかった」「届いたメールが、安否確認のものだと認識していなかった」という声が挙がりました。

それを踏まえて、再度操作方法や安否確認の流れについて説明し、2回目の訓練を実施したところ、回答率と回答スピードの両方が大きく改善しました。安否確認サービス2が浸透してきたことが感じられる結果となりましたね。

木内さん：操作方法の手軽さが印象的です。システムの操作に慣れていない人でも、訓練を通して何の問題もなく利用できるようになりました。また安否確認の送信や回答結果の集計、未回答者への自動再送信が自動で行われることも、運営側としては手間がかからず、嬉しいポイントです。

また、安否確認サービス2を導入したことで、社内の防災意識が変化したように感じています。正直なところ、東日本大震災から10年以上の時間が経ったことで、被災直後と比較すると油断のようなものが生まれていたと思います。しかしシステムの導入の効果もあり、あらためて災害というものに対する認識がアップデートされました。

碇谷さん：まずは全従業員にシステムを受け入れてもらうところが、最初の目標になります。そして訓練を通して全員が迷わず操作できる状態が、その次の段階。そこまで辿り着けるように、安否確認サービス2を活用して、引き続き会社全体の意識改革やBCP策定に取り組んでいこうと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。