伊坪さん：導入以前は、電話やメールによる緊急連絡網を活用し安否確認を実施していました。

災害が発生した場合は、各部署の上長から、所属している従業員一人ひとりに対して安否確認の連絡を行います。連絡を受けた従業員側は電話を受けたりメールを返したりして、安否状況を報告する流れでした。ただ具体的な連絡方法については、会社としてはルール化しておらず、電話・メール・LINEなど、どのツールを利用するかについては上長の判断に任せていました。

伊坪さん：いざ災害が起きた時、本当にこの体制で機能するのだろうか、という不安がずっとありました。幸いにも近年は、弊社の所在地では災害が発生していなかったこともあり、従業員の安否確認が必要な事態が起きたことはありません。

しかし国内で地震や台風などが発生するたび、不安が大きくなっていて。そして令和6能登半島地震が発生したことで、いよいよこの体制を変えないといけないだろうと感じました。

以前からBCP策定を進めていたこともあり、その一環として安否確認システムの導入を決定しました。従業員の安否確認を確実に完遂できる体制を作ることが目的でしたね。

横山さん：以前、大塚商会が開催している展示会に参加した際に、安否確認システムに関する資料をいくつかもらったんです。ただその時点ではシステムの導入が正式決定していなかったため、一旦は資料を確認するだけに留まりました。

本格的にシステム導入を検討した際、あらためて大塚商会に相談したところ、とくにおすすめだと教えてもらったのが安否確認サービス2だったんですよね。それから複数のシステムを比較検討したのですが、コスト面でも機能面でも安否確認サービス2が最適だろうという結論になり、導入を決めました。

伊坪さん：安否確認を自動化できる点です。

緊急事態が発生したとき、手動で安否確認を実施する体制だと、管理者が被災した場合に対応が遅くなってしまいます。緊急時に管理者に動いてもらう体制は、リスクが’大きいと感じていたんです。

その点、安否確認サービス2は、気象庁の情報と連動して安否確認が自動で一斉送信されます。回答結果の集計も自動的に行われ、リアルタイムに確認できます。ほかのシステムも魅力的ではあったのですが、ここまで誰もが簡単に扱えるシステムはなかったんです。

細川さん：『無料お試し』で導入した結果、管理側の私たちとしては安否確認サービス2がもっとも弊社に適しているサービスだと実感しました。そこで、独自に安否確認サービス2の提案資料（以下の添付画像で一部抜粋）を作成し、社内に提案。その結果、システム活用による従業員側・管理者側のメリットが大きいと判断され、本格導入が決定しました。

横山さん：まずは、全従業員に対してシステムへの登録を依頼しました。5分程度で登録できることもあり、1週間程度で7割ほどの従業員の登録が完了しましたね。

システム周知の方法としては、まず会社のメールアドレスを所有している人にはそのアドレス宛に通知。持っていない人に関してはトヨクモさんが用意してくれている『手順書』を書面で案内し、その書面に記載されている登録用のQRコードから登録作業を行ってもらいました。

横山さん：基本的に問題なく、各自で登録対応ができています。

LINE連携の際にエラーが出たこともあったのですが、安否確認サービス2のサービスサイトで公開されている『オンラインヘルプ』を見るだけですぐに解決できました。誰でも簡単に登録できる操作性は、管理側にとっても説明の手間が省けるので本当に助かっています。

伊坪さん：まだ導入したばかりなので、現在は活用を開始するまでの準備期間。安否確認訓練を実施するので、その日までに全従業員の登録作業を完了させるために動いています。

登録が完了したあとは、少なくとも3ヶ月に1度は安否確認の訓練を実施していこうと思います。回数を重ねるほど、従業員側の意識も高まると考えているので、訓練には注力していく予定です。

伊坪さん：現時点で言うと、80点です。

まず導入が非常に簡単だった点。『操作ガイド』を見れば基本的な登録作業は完了できますし、問い合わせすればすぐに返答があるので、ITに疎い人でも問題なく扱えます。

80点とは言いましたが、不満があるわけではなく、まだ実際に活用していないからこその期待です。

細川さん：安否確認サービス2は管理画面を見るだけで、誰が登録できているのか、誰が回答できているのかという情報を一目で確認できます。

以前は、各部署の従業員の連絡先管理は各上長に依頼していました。しかし、現在はシステム上で全従業員の情報を一括で管理できるようになりました。システム上での管理なので、個人で管理していた時と比較してセキュリティ面も向上しましたね。

また、安否確認サービス2は、登録された個人の連絡先は本人しか確認できません。管理者ですら閲覧できないほど強固にプライバシーが保護されているため、従業員も安心して利用できるのだと考えています。

伊坪さん：安否確認はどういった会社でも対応が必須のもの。そのため、基本的に規模や業界に関わらず、どんな企業にもおすすめしたいですね。

とくに、安否確認システムの導入経験がない企業には安否確認サービス2がぴったりだと思います。登録や操作が簡単なため、初めてシステムを導入するという企業でも無理なく活用できるはずです。

自社の安否確認体制に不安を抱えているのであれば、ぜひ導入を検討してみてください。

伊坪さん：安否確認サービス2を導入したことで、BCPの基本でもある安否確認体制が整いました。今後は、安否確認システムとしてはもちろん、このシステムをより有効活用できる方法を模索していこうと思います。

BCPにおいて、安否確認は第一段階。この先、いつ緊急事態が起きたとしても会社と従業員を守ることができるように、安否確認サービス2を軸にBCP策定を進めていこうと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。