小泉さん：以前は、別の企業が提供する安否確認システムを10年以上利用していました。しかし、従業員規模の拡大や店舗展開の加速に伴い、従来のシステムに課題を感じるようになりました。

最大の課題は、従業員情報の更新に膨大な時間がかかっていたことです。とくに、店舗勤務の従業員は入れ替わりが激しく、毎月の入退社や店舗間異動に伴う情報の更新作業は、担当者にとって大きな負担になっていました。

廣瀬さん：年に平均すると120名程度の入退社があり、さらに店舗異動も年150名程度の件数が発生していました。以前までは、システムへの従業員情報の登録や削除、変更は、すべて手作業で対応しており、時間も手間もかかっていました。

小泉さん：また、従来のシステムは、管理画面のデザインが古く、操作性が良くなかったのも課題でした。CSVデータの取り込みなど、一部の機能は使い方が分かりづらく、マニュアルが手放せない状態でしたね。いつ起こるか分からない災害に対するツールとしては不安がありました。

小泉さん： 安否確認サービス2を選んだ決め手は、大きく2つあります。

1つ目は、当時導入を進めていた人事労務ソフト『SmartHR』との連携機能です。連携によって、それまで課題と感じていた更新作業の負担を大幅に削減できると考えました。

2つ目は、操作画面がシンプルで分かりやすく直感的な操作が可能なこと。ITリテラシーが高くない従業員でも容易に扱えるため、安否確認にかかる手間と時間も削減できるだろうと感じました。

廣瀬さん： 本当に人事情報と連携できるのか、災害時に設定通りに安否確認の連絡がちゃんと届くのかという不安はありました。しかし、お試し期間中に実際にSmartHRと連携し、動作確認を行ったことで、その不安は払拭されました。

廣瀬さん： ええ。不安はなくなりましたし、操作画面もシンプルで分かりやすく、マニュアルを見なくても直感的に操作できたので、これはいいなと。実際に、導入後も操作方法に関する問い合わせはほとんどありません。現場からも「かなり使いやすくなった」という声が上がっており、導入して本当に良かったと感じています。

小泉さん： 以前は、従業員情報がタイムリーに更新されないために、退職者宛てに安否確認の連絡をしてしまい、店舗マネージャーから「もう辞めています」と聞くという事態も発生していました。しかし、安否確認サービス2導入後は、SmartHRとの連携によって、ほぼリアルタイムで最新の従業員情報が反映されるため、こうした問題も解消されました。

廣瀬さん： まず、SmartHRとの連携により、従業員情報の更新作業にかかる時間が大幅に削減できたことが挙げられます。以前は、時間をかけていた作業が、いまではワンクリックで対応できるようになりました。

小泉さん： そのおかげで、担当者はより重要な業務に集中できるようになり、業務効率化に大きく貢献しています。また、安否確認サービス2の人事情報の管理を行っているメンバーからも「情報更新の手間が省けて助かりました」という感謝の声も届いています。

廣瀬さん： 気象庁の情報と連動した『自動送信機能』も問題なく稼働しており、特別警報発報時や災害発生時もスムーズに対応できています。

廣瀬さん： はい。安否確認サービス2では、気象情報と連携して、地震や津波などの災害発生時に、あらかじめ設定したエリアにいる従業員に対して、自動で安否確認の通知を送信することができます。

実際に、導入後まもなく発表された特別警報の際にも、この自動送信機能が正常に作動し、迅速に状況を把握することができました。

対応の自動化を実現できたことは、BCP対策の強化という面でも大きな成果だと感じています。今後も、安否確認サービス2を活用し、安否確認やBCPに関わる体制を強化していきたいと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。