佐藤さん：以前は各事業所で個別に作成した従業員の電話番号リストやメーリスを活用し、安否確認を実施していました。しかし、そのような形で個人情報を収集・活用することは、時代にそぐわない方法だと感じていたんです。

また、パート・アルバイトの方を含めた全従業員に連絡できる体制も構築できていませんでした。弊社では社内グループウェアも活用していますが、利用できるのは一部の社員に限られていましたし、メールアドレスを登録したくない従業員もいるなど、課題が多くありました。

佐藤さん：従業員の個人情報を各事業所で管理している状態は、セキュリティ面でもプライバシー保護の面でも不安があります。安否確認を行うためといえど、企業に必要以上に個人情報を知らせたくない方も多いと思うんです。企業側としても従業員情報を管理する手間が発生してしまうため、体制を改善したいと考えていました。

駒井さん：また、安否確認を実施する体制としても不安がありました。従業員に対して一斉にメール配信することも可能でしたが、災害発生時、特に深夜や休日に発生した場合、わざわざメールを返してくれる従業員がどれほどいるのでしょうか。そもそも、通信障害が発生しうる災害時には、メールが届かないリスクも大きいでしょう。

このような課題感もありシステム導入の必要性を感じていたところ、令和6年能登半島地震が発生。災害への危機感が増し、本格的に導入を進めることにしました。

佐藤さん：オフィス防災EXPOという展示会で、はじめて安否確認サービス2の存在を知り、その安否確認に特化した機能性とシンプルな操作感、従業員情報のメンテナンスしやすさに魅力を感じました。

駒井さん：システムを導入すると、管理側も従業員側も運用負荷を煩わしく思うケースが多々あります。しかし、安否確認サービス2は直感的に操作がわかり、『SmartHR』との連携や初期設定も本当に簡単ですぐに完了したので、その負担を最小限に抑えることができたと思います。

佐藤さん：全体としては約10時間程度で、安否確認を実施できる体制を整えられました。『SmartHRとの連携』はかなりスムーズで、安否確認サービス2上でSmartHRにログインし情報の読み込みを許可するだけ。これだけで、従業員情報のメンテナンスがワンクリックで完了する状態になりましたね。

駒井さん：導入時に時間をかけたのは、システム管理者やマネージャーといった権限設定のほか、関係者に対する使い方の説明などです。

従業員に対しては、社内グループウェアの『Garoon』を活用して周知しました。登録・操作に迷わないように、マニュアルも添付。外国人の従業員も在籍しているので、日本語版とあわせて英語版のマニュアルも掲載しましたね。管理側・従業員側ともども、まだ使いこなせていない部分がありますが、安否確認訓練などを通じて徐々に慣れていきたいと考えています。

佐藤さん：自社の安否確認における課題がわかる、非常にいい機会となったと思います。というのも、全国一斉訓練に参加した企業には、回答率や回答速度などに関する自社の結果と全企業の平均データをまとめたレポートが提供されるんです。

その結果、弊社はほかの企業と比較して、回答率に改善の余地があるとわかりました。システムの周知徹底と訓練を続け、災害時にしっかりと対応できる体制を整えていきたいと思います。

佐藤さん：災害時に、自動で安否確認が実施される安心感はとても大きいです。以前は、メールを送信しても相手に届いているか、内容が正しく理解されているか分からず、不安でした。その点、安否確認サービス2は災害時の安定稼働が証明されており、確実に連絡が届きます。くわえて、回答結果の集計まで全自動でやってくれるので、従業員の状況を迅速に把握できる。企業として、適切な体制を構築できたと感じています。

駒井さん：私も同感です。安否確認サービス2を導入したことで、BCP対策も強化できた実感もあります。以前は事業所ごとに防災意識に差があり、安否確認の対応方法もバラバラでした。今回の導入で、全社的に統一した仕組みを構築できたことは大きな進歩です。

さらに、個人情報の管理という面でも効果を感じています。事業所ごとに個別で従業員情報を管理していた以前と比べ、堅牢なセキュリティをもつ安否確認サービス2とSmartHRに情報を集約できるというのは大きなメリット。

また、安否確認サービス2は、プライバシー保護の観点からみても安心できるシステムだと感じています。従業員は個人設定から安否確認通知を受け取る「プライベート連絡先」を3つまで登録できますが、その情報は管理者でも閲覧できません。企業に個人情報をできるだけ渡したくないという従業員にとっても利用しやすいシステムだと思います。

佐藤さん：災害に対して危機感を持ち、従業員の安全確保を重視するすべての企業におすすめできます。導入も簡単で、専門知識は不要です。導入のハードルが低いので、まずは試してみてほしいですね。実際に使ってみると、便利さに気づき、もっとはやく導入しておけばという気持ちになると思います。

佐藤さん：定期的な訓練を実施し、従業員にシステムの使用方法を周知徹底していきたいです。また、『LINE連携機能』も活用し、より迅速な情報伝達を目指します。

駒井さん：全国一斉訓練にも引き続き参加して、回答率と回答速度を改善していきたいですね。結果レポートをもとに安否確認・システム運用の体制も見直して、よりよい形を探っていければと思います。

また、弊社は多拠点展開しているため、各拠点の状況をリアルタイムで把握できる仕組みづくりも課題です。地域ごとの設定など安否確認サービス2の機能を最大限に活用し、より強固な安否確認体制を構築していきたいと考えています。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。