以前まで安否確認システムは導入しておらず、社内のコミュニケーションツールを使って安否確認を行っていました。このツールにはチャット機能やタイムラインへの投稿機能などが備わっており、一応は安否確認を実施できる体制は整っていました。

しかし、昨年発生した豪雨災害で実際に従業員の安否確認を行ったところ、想定以上に時間と手間がかかってしまったんです。対象となる従業員数が多かったことにくわえ、そのツールには回答を集計してくれる機能がなく、いまどれくらい回答が集まっていて、誰が被害を受けているのかを迅速に把握できない状況でした。また、使用していたコミュニケーションツールには、従業員から管理者への一方的な報告機能しか備わっていませんでした。そのため、管理者から従業員全体へ情報を発信することはできず、指示や注意喚起を行えないことに課題と歯がゆさを感じていましたね。

豪雨災害を受け、対応の遅れや従業員への情報伝達手段の不足といった点に課題を感じ、従来の安否確認フローを早急に改善する必要があると考えました。そこでまず考えたのは、安否確認を効率化するシステムの導入です。

メンテナンスコストの低いシステムがいいなと思い、自社で利用している人事労務システム『SmartHR』と連携できるものを探すことにしました。そうして、SmartHRと連携できるサービスをまとめた『SmartHR Plus』で調べたところ、見つけたのが安否確認サービス2。また、ちょうど同時期にSmartHRの担当者さんからも提案があったため、印象に残りお試し導入を決めました。

安否確認サービス2を導入した主な決め手は、以下の2点です。

・SmartHRとの連携機能
・LINEとの連携、配信機能

前述した通り、当社はSmartHRを導入し従業員情報の一元管理を行っています。安否確認サービス2が『SmartHR連携』できることで、常に最新の従業員情報に基づいた安否確認を行える点が非常に魅力的でした。

アルバイトの方も多く、ほぼ毎日従業員の入退職が発生する当社にとって、SmartHRとの連携は欠かせない機能だと考えています。以前は、従業員情報の管理に毎日15分、毎月の部署異動や昇格に伴う更新作業に1時間程度作業時間が発生していました。しかし、安否確認サービス2の導入後は、月に一度ボタンをワンクリックするだけで従業員情報を最新のものに更新できるようになり、業務効率が大幅に改善されました。

また、『LINEとの連携機能』があることも重要な選定基準でしたね。若い世代の従業員も多いため、メールだと見逃される可能性が高い。安否確認サービス2はLINEにも通知を送ることができるので、従業員も気づきやすいだろうと。結果的に安否確認の回答率・回答速度が改善されると考え、安否確認サービス2の導入を決めました。

現在、全社的に安否確認サービス2含むシステム・ツールの活用体制を整えているところで、その初動としてまずはSmartHRをあらゆるシステムをつなぐポータルとして整備する予定です。

SmartHRをポータル化することで、従業員はSmartHRにログインするだけで他のシステムやツールにもシームレスにアクセスでき、利便性が大幅に向上します。このSmartHRのポータル化と同時に、安否確認サービス2を使った安否確認体制もより強固なものにしていきます。従業員にとって複数のシステムを横断して利用するのは手間ですし、教育コストもかかるじゃないですか。そこでSmartHRであらゆるシステムをつなぎ、ひとまとまりとすることで、安否確認を含めてあらゆる業務・作業を効率的に行える体制を作ろうと考えています。

大変満足しています。従業員数の多い会社には特におすすめしたいサービスです。

従業員の回答が自動で集計されるため、緊急時の状況把握がスムーズに進む点は大手企業の方にとってはかなり魅力でしょう。また、SmartHRとの連携による従業員情報の管理コストを大幅に削減できることも、多くの従業員を抱える企業の管理側にとって非常に大きなメリットです。これまでは、従業員情報の更新やメンテナンス作業に多くの時間と労力を費やしていました。しかし、安否確認サービス2の導入後は、それらの作業をほぼ自動化できたため、これまで従業員情報の更新作業にあてていた時間で別の業務を進めています。

また、LINEとの連携機能によって、緊急時にも従業員の安否確認をスムーズに進められるだろうという安心感も得られています。従業員の立場に立つと、緊急時に仕事で使っているメールフォルダを開くことって難しいと思うんです。その点、日常的に使っているLINEであれば従業員も見逃すことがない。これは、企業側にとっても従業員側にとっても安心できるポイントだと思います。これはメールでの配信しかできないシステムと比較すると、大きなメリットではないでしょうか。

また、安否確認サービス2には、『メッセージ機能』や『掲示板』など多くの機能が備わっているのも魅力。組織にあわせ、柔軟に安否確認フローをカスタマイズできるシステムだと思います。今後、当社でも安否確認サービス2の活用方法を検討し続け、より盤石な安否確認体制を目指していきます。

※掲載内容は取材当時のものです。