安否確認サービスを導入したのは、私がシステム運用の担当になる2016年。導入を担当した前任者は、当社の1,000名以上のユーザー規模に適したコストパフォーマンスと、運用面での操作性の高さを評価したと言っていました。

ほかにも複数のシステムと比較したようですが、費用と機能のバランスが取れていると判断して、安否確認サービスを導入したそうです。

安否確認サービスに大きな問題がなかったため、新たな比較検討は行わず、そのまま安否確認サービス2に移行することを決めました。

社内周知に向けて、総務部では登録や操作方法に関するマニュアルを作成。スムーズに移行が完了したため、システムの見直しや他の選択肢を考えることもありませんでした。

当社は、グループ全体の本社機能を担っており、私は安否確認の全体管理者を務めています。私のほかには、グループ会社や事業会社ごとに1〜2人の担当者がつき運用する体制です。

複雑な組織体制ですが、安否確認サービス2には設定できる部署や階層の数の制限がないほか、ツリーごとに細かな設定が可能なため、問題なく運用できていますね。現在は、全体で約10階層にわたる部署構造となっています。

もともと安否確認サービス2に登録されている従業員のアドレスのほとんどは、社用アドレスでした。しかし、有事の際には社用アドレスに届いたメールを確認する従業員は多くありません。そのため、迅速な回答ができるよう、プライベートアドレスの登録を推奨してきました。

この取り組みが身を結び、プライベートアドレスの登録率は60〜70％から97％に向上しました。

まず、安否確認サービス2で『プライベートアドレスが未登録の従業員を確認』します。その後、事業部や店舗の責任者へ対象者を伝え、最終的には個別対応を行うことで、確実な登録を促進してきました。

さらに、新入従業員の登録漏れを防ぐために、入社時のオリエンテーションで安否確認サービス2の登録を案内しています。当社で作成した簡潔なマニュアルを使用して説明するため、時間もさほどかかりません。また、社内の連絡ツールであるLINE WORKSへの情報登録と合わせて案内することで、効率的に登録が進んでいると感じています。

安否確認サービス2は非常時の安否確認用として、LINE WORKSは平時のコミュニケーションツール用に使い分けています。

1つのツールで多機能を管理する方法も考えられますが、操作が煩雑になり、メンテナンスが追いつかないかもしれません。シンプルで運用しやすい環境を整えるために、各ツールを目的別に活用しています。

月初に、前月の退職者と当月の入社者のデータを更新し、月中には月途中の入社者を登録しています。多店舗型の店舗展開を行っている特性上、毎月いずれかの店舗で人事異動が発生するため、情報更新は欠かせません。

安否確認サービス2への登録は、手入力で対応することもありますが、対象者が多い場合は、社内の別システムからデータを出力し、Excelで整えた後、CSV形式に変換して一括取り込みしています。

当初はデータ作成に時間がかかることもありましたが、現在は1回につき30〜40分程度で完了しています。

安否確認訓練を年に2回、5月と10〜11月に実施しています。

訓練内容としては、一斉送信を予約した後、3日間の回答期間を設定。約1日半が経過した時点で中間の回答率を集計し、事業部長や各子会社の管理部門に報告しています。さらに、期限前日には役職者が未回答者に個別対応し、従業員の意識を高めています。

私が担当してから、2022年3月の福島県沖の地震、2023年5月に千葉県で観測された地震、そして2023年7月の福岡・大分での大雨特別警報の3つのケースで活用しました。

対象者への安否確認は、気象庁の情報と連動して安否確認サービス2から自動で送られるため、私は送信の成否、そして結果を確認し、必要があれば対応するのみ。福岡・大分での大雨特別警報における回答率は、7時半頃に自動一斉送信され、10時の時点で67％、翌日の10時に98％という非常に良い結果でした。

近年では、台風やゲリラ豪雨が増えているため、地震だけでなく特別警報にも対応している点は、安否確認サービス2を導入するメリットだと感じています。

全体的に満足しています。とくに便利だと感じているのは、そのカスタマイズ性。安否確認の設問内容を自由に編集できるため、当社では、個人の状況や出勤可否のほかに店舗の運営状況も確認しています。

また、新型コロナウイルス感染症が蔓延しはじめたころには、アンケート機能も活用していました。設問フォームをいくつも作成できるため、安否確認だけでなく、渡航歴や感染状況を把握でき、活用範囲の幅広さを感じましたね。

今後は、こうした付加機能を積極的に利用することが重要だと考えています。現在、社内でプライベートアドレスの登録を促進していますが、これからはメールの利用自体が減少傾向にあると認識しています。そのため、アプリの利用促進やLINE連携などを進められると、さらに効果的な運用ができるのではないかと考えています。

有事への備えが、会社にとって重要な支えになります。その意味で、安否確認サービス2の集計結果や報告内容は、経営層が判断を下すための重要な材料となるはずです。まずは訓練時の回答率100％を目指し、社内全体を巻き込んで取り組みたいと思います。

現在は回答すること自体はかなりできている認識ですが、今後は経営層への報告を含めた一連の流れを強化して、最適な体制を整えたいと考えています。

画面がシンプルで、複雑な組織階層でもスムーズに安否確認が可能なため、グループ会社が複数ある、またはユーザー数が多い企業は、とくに親和性が高いのではないでしょうか。

また、安否確認サービス2には家族の安否も確認できる機能があります。シンプルな設計でシステムに慣れていない方でも直感的に操作できるため、学校法人などでも導入を検討する価値があると思います。

※掲載内容は取材当時のものです。