相澤さん： Ubie株式会社は2017年5月、医師である阿部吉倫とエンジニア出身の久保恒太の2名で創立された会社です。症状から適切な医療へと案内する症状検索エンジン「ユビー」、医療現場の業務効率化を図る「ユビーAI問診」という2つのプロダクトをメインとし、さらにこれらを活用した製薬企業向けのソリューションを提供しています。症状検索エンジン「ユビー」を利用することで、患者さんは地域の病院やクリニックを適切に選択できるようになります。

一方「ユビーAI問診」は、患者さんの訴えが自動で医療用語に変換されるWeb問診票サービスですので、診察事務の工数を1/3まで削減することが可能です。医師の事務業務が効率化され、患者さんと向き合う時間が増える、つまり本来の医師業務に集中できるようになるという点が評価され、2022年10月現在、全国で1,100以上の医療機関で導入されています。

国内の優れたサービスを表彰する「第3回日本サービス大賞」において、厚生労働大臣賞と審査員特別賞をいただきました。

相澤さん： 実は、私が入職した1年ほど前までは、防災対策やBCP対策が整っていませんでした。スタートアップ企業ではよくある話ですが、少人数でスピード感を持って事業を回すということに集中すると、優先度が下がりがちです。ですがそこから社員規模も大きくなり、毎月10名単位でスタッフが入社してくる中で安否確認における人事情報の管理や運用体制が煩雑になり「このままではいけない」と危機感を抱いて、安否確認システムの導入を検討し始めました。

当初はSlackで設定震度以上の地震が発生した際に自動アナウンスが届くようにしていたのですが、エリア設定ができず、自分に関係のない地域で起きた災害情報も全員に通知が届いていました。そうして度々送られる「不要な通知」が増えることで、安否確認自体が真摯に受け取られなくなってしまう懸念があったというのも導入を考えた理由の一つですね。加えて、トヨクモさんの安否確認サービス2は家族情報まで登録が可能です。家族の安否確認まで会社がフォローできれば、福利厚生の充実にもつながると考えました。

相澤さん： Slackの場合、例えば遠方で起こっている災害は自分に関係がないから返信しない、何の反応もないといった人も多かったのですが、安否確認サービス2の場合は自分に直接関係のある災害について、ピンポイントで安否確認メールが来る仕様です。よって、それぞれが自分事として捉えられるようになり、それが回答数増加という結果につながっていると感じています。

Slackで配信していた時は、安否確認のフォームが貼られており、それぞれがフォームに記載したら「済」のスタンプを付けるという流れでした。スタンプの数を見れば返答数は分かるのですが、被害の内容や重症度などは詳細を確認しないと分からない、つまり細分化された情報は瞬時に確認するのが難しい状態でした。

それが安否確認サービス2を導入したことで、本人が今どこでどういった状況にあるのかといったより細分化された情報を集約できるようになりました。

相澤さん： SmartHRとの連携ができるというのは、何より大きなメリットでした。一般的に、システムを導入するとなると人事情報の登録に非常に手間がかかるのですが、SmartHRとの連携ができるおかげで最初から作業がスムーズで、つまずくこともありませんでした。

連携することで同じ情報を何度も登録するという作業が一切不要になるので、当社では基本的に月に一度SmartHRとの連携ボタンを押して情報を更新するという流れにしています。入職が月初ではない場合は手動で入力することもありますが、それでも従来の手間を考えると非常に手軽になりました。

相澤さん： それぞれの社員に対してカスタマイズした安否確認設定が可能ということ、さらにそのカスタマイズを社員自身ができることですね。

当社は東京に本社があるのですが、全国に社員が点在しています。 管理側が全員の居住地を把握して個別に設定するという手間がなく、本人が個々に自身の地域を設定できるのはとても良いですね。また、当社には複数の組織があり、中には従来のヒエラルキー型、階層型の運営ではない、ホラクラシー型の組織も存在します。そうなると、いわゆる「上司が安否確認管理者」というスタイルが適応されないので、いざという時に誰が安否確認管理者として立つのかをあらかじめ決めておく必要があります。

安否確認サービス2では複数の管理権限設定も非常に簡易で、マネージャークラスには閲覧権限を与える一方、社員にも一般的な権限を付与するといったように、運用の自由度が高いという点も当社に合っていたのだと思います。また、今後さらに国内だけでなく海外拠点のスタッフも増えていく予定なので、システムが多言語に対応しているという点も非常にありがたく、活用していきたいと考えています。

また、地震だけでなく風水害や気象アラートなども設定できるようになっているので、基本的にアラートが出せるものは全て設定しています。地方在住の社員が日本各地にいますので、全国から情報収集ができるよう、また全員の安否確認が確実にできるよう、全員がオールハザードで設定している形です。

それまではSlackを利用していたので、ログインしていないと安否確認が使えないという状況でした。それでは業務時間外に災害があった場合、社用携帯を探したりパソコンを開いたりという手間がかかり、スピード感が損なわれ本末転倒ですよね。

トヨクモさんの安否確認サービス2を導入してからは、私用のデバイスから落ち着いて安否確認を行えて、一方でそのデバイス情報を会社が管理する必要はない、という点に非常に大きなメリットを感じています。

相澤さん： トヨクモさんから非常に詳細なレポート結果をいただけたので、そのまま社内で開示しました。社員からは「安否確認ってなるべく早く答えた方がいいんだね」「こんなに回答率が高いんだ！」といった反応があり、個々の意識改善につながる非常に有意義な試みだったと感じています。

Slackの場合、どうしてもスタンプを使ってカジュアルに返信したり、災害が起きても親身になれなかったりといった印象だったのですが、今回の一斉訓練で結果を可視化したことで、個々の防災意識を高めるとともに、災害に対して真摯に対応するという意識が醸成されたように感じます。今後の一斉訓練にも、ぜひ参加させていただきたいです。

相澤さん： 社員数や事業規模も拡大していく中で事務所を移転することも考えており、このタイミングで改めてBCP対策や福利厚生面での整備などを進めている状況です。その中で、ハード面での対策とソフト面での対策両輪でやっていくことが、強固なBCP対策につながると考えています。

今後、その情報面を安否確認サービス2に担っていただき、物理の方は我々総務をはじめとするコーポレート部門が尽力するといった形で進めていくつもりです。