細川さん：弊社では15年ほど前から、安否確認サービス2とは別の安否確認システムを利用していました。しかし、活用するなかで徐々に課題が見えてきたんです。

一つ目の課題は、スマートフォンから管理画面の閲覧や操作ができず、従業員の安否確認状況を確認するのにパソコンを開く必要があったこと。管理者が出先にいる際に災害が発生した場合などには対応が遅れてしまうリスクがありました。

もう一つの課題は、安否確認を実施する対象地域の登録数に制限があり、居住地と勤務地しか登録できていなかったこと。弊社は淡路島にも本社機能がありますし、ワーケーション制度も導入しています。しかし、従来のシステムでは出張先・旅行先で災害にあった場合、安否確認の対象外になってしまうケースも想定されていました。

災害はいつどこで起きるかわかりません。そのため、速やかに全社員とご家族の安否を確認する必要がありました。

松永さん：多くの従業員が帰省をしているタイミングで発生した地震でした。

当時の安否確認システムには帰省先が登録されていなかったため、活用することができず……そのため、緊急連絡先を参照し、被災地域とゆかりのある従業員をピックアップ。メールや電話で連絡して、安否確認を行いました。

松永さん：はい。以前からシステムの変更は話に出ていましたが、令和6年能登半島地震を受けて、本格的に検討を開始しました。

比較検討は、安否確認サービス2を含めた2つのシステムで実施。判断基準はいくつかありましたが、誰でも簡単に操作できることが絶対条件でした。

じつは、グループ会社のなかに、すでに安否確認サービス2を利用している会社があったんです。運用を担当する社員に話を聞いたところ「かなり使いやすい」とオススメされました。

そこで『無料お試し』を実施。使用感の良さを実感するなかで、以前のシステムで課題だと感じていたポイントを解消できるだろうとも確信したため、導入を決めました。

横山さん：約1ヶ月で作業は完了しました。

まず、安否確認サービス2のお試し利用時から、従業員情報の整理を行い、スムーズにシステム移行できる準備を進めていました。安否確認サービス2への切り替え作業を開始したのが、ちょうど7月の頭。そこから1ヶ月以内に完全に切り替えが完了し、7月末には安否確認訓練を実施できましたね。

ただ、7月中は、万が一災害が発生したとしても対応できるように、以前のシステムも併用し不測の事態にも備えていました。

松永さん：弊社では、定期的にグループ会社の人事担当者が集まる「人事会議」を開催しています。

そこでシステム移行を検討している段階から相談しており、安否確認サービス2に決定した際には、選定基準や実際の使用感、進めている準備などについて報告しました。その後、システムを連携するグループ会社への周知を進めていきましたね。

松永さん：従業員への周知については、安否確認サービス2の利用者向けにあらかじめ用意されている『マニュアル』を活用しました。

従業員向けのマニュアルと、管理者向けのマニュアルをそれぞれ周知し、従業員に対しては各部門の上長から通知。従業員登録が完了した後には訓練を実施することで、実際に安否確認サービス2を操作する機会をつくりました。

移行直後は操作方法などについて従業員から問い合わせがありましたが、それに対しても『オンラインヘルプ』を参照すればすぐに解決できましたね。

細川さん：安否確認サービス2を社内の連絡手段として活用している会社もあります。

当社グループには特例子会社もあり、障がいを持った社員が多数活躍しています。そういった会社では、全従業員にシステムに慣れてもらうため、健康診断や予防接種の告知といった連絡にも活用するようにしていますね。

横山さん：まず、以前感じていた安否確認に対する課題が、すべて解決できたことが大きな成果だと感じています。

管理画面をパソコンだけでなくスマートフォンからも確認できるようになったことで、常にリアルタイムに従業員の安否情報を確認できるように。迅速に初動対応が行える体制を構築できました。

くわえて、安否確認サービス2は、操作が非常に簡単なのも魅力。マニュアルもありますが、ほとんどそれを見る必要がなく直感的に操作できます。老若男女、さまざまな従業員が働く弊社にとって、最適なシステムだなと実感しています。

横山さん：居住地と勤務地の登録は、以前と変わらず行っています。出張やワーケーションに行く従業員については、向かう先の地域を登録するルールに。さらに帰省先についても登録を進めており、どのような場合でも安否確認を完遂できるよう体制を整えています。

細川さん：誰でも容易に扱える操作性の良さにくわえ、管理者権限のカスタマイズ性も安否確認サービス2を利用するメリット。管理者の権限を細かく設定できるため、グループ会社間で従業員情報が不用意に伝わることがなく、プライバシー・セキュリティの観点からも安心して活用できます。

シンプルな機能性でコストパフォーマンスも満足です。従業員数が多い企業や、ホールディングス体制をもつ企業は子会社の状況もタイムリーに把握できるため特におすすめです。

※掲載内容は取材当時のものです。