染谷さん： 主に個人の方から破産・債務整理などの借金問題、交通事故のトラブル、労働問題、相続問題など幅広くご相談を受けています。一方、大きな法人との顧問契約もあるので、何か問題があった時などはサポート・相談役として対応させていただいています。

「法律事務所」というと敷居が高いと思われがちなのですが、当法人では「えがおでいよう」をモットーに、依頼者と職員双方が笑顔でいられるよう、一人ひとりサービス業としての自覚を持って対応することを心掛けています。

私は社内の庶務・総務・法務・労務を取りまとめている労務課の課長をしています。その中に防災関係の業務が含まれており、これまで災害時の安否確認で弁護士、職員に負担があったこと、現状の対策に不安があるなどの声があったことから、防災対策の見直しを検討しました。

染谷さん： 当法人のクライアントは全国各地にいらっしゃるため、弁護士が出張して面談を行うことも多くあります。こちらが被災し、弁護士が地方へ出張できないとなると相手に大きな不安を抱かせてしまうことになるため、いざという時に対応の可否を把握するためにも安否確認システムが必要だろうということで前向きに検討を始めた形です。

また、当法人には複数の部署があるのですが、以前はそれぞれの被災状況が把握できず「誰かが対応しているだろう」といった予測で動くしかありませんでした。各部署内では LINE などを使って連絡を取り合っていましたが、部署同士の繋がりが一切なかったので、その点も安否確認システムを導入するきっかけになりました。

染谷さん： はじめは無料の連絡網アプリを利用していたのですが、回答率が悪い、連絡に気付かない、メールが届いていないといったことが頻発しました。そこで、別のシステムの申請機能を利用して安否確認を行うことにしましたが、リマインドをして、やっと半数が回答してくれる程度で、安否確認としての意味を果たしているとは言えませんでした。

そもそも「申請機能」なので、地震が発生した際は 100％人力ですし、時間やタイミングに関係なく担当者が震度を確認し配信するということを繰り返すのは負担も大きく、何より担当者が被災してしまうと、安否確認を行う術がなくなってしまうという不安感が常にありました。

染谷さん： 申請機能は安否確認専用システムではないので集計機能はありません。申請条件で抽出して結果をダウンロードして集計する作業を、災害時にスムーズに行えるのかが課題でした。また、集計結果の共有方法についても整備できていなかったのが実情です。安否確認メールを送付しても回答が来ず、社内メールでリマインドを送り続け、全て終えるまで3日ほどかかっていましたね。

その他、プライベートアドレスを会社に教えたくないという人がいたり、安否確認以外の緊急時に活用できる連絡ツールがなかったり、多くの課題があってシステムの導入に至りました。

染谷さん： インターネットで検索し、必須機能として災害時の自動一斉送信、自動リマインド、自動集計、それらに加えて操作が簡単であること、登録したメールアドレスが会社側に見えないことを条件に探しました。さらに欲を言えば、LINEと連携していると助かるということで5～6社資料請求し、予算と合わせて検討した後で4社トライアルを申し込みました。この時点でまだ会社としてシステム導入に積極的ではなかったこともあり、導入後にうまくいかなかった場合のことを考慮し、初期投資にかかる費用も重要視しましたね。

染谷さん： 必要だと思っていた機能がすべて備わっていたというのもあるのですが、トヨクモの『安否確認サービス2』が圧倒的に使いやすかったんです。

マニュアルを見なくても画面が分かりやすく、なんとなく触っただけでネクストアクションが分かるという感覚です。トライアルの時点でトライアル参加者にアンケートを取ったのですが、関係者目線・ユーザー目線双方から「分かりやすい」と評価されたのは『安否確認サービス2』だけだったこともあり選定するに至りました。

他にも質問への回答がしやすい、回答を上書き更新できるため状況が変わったときにも報告しやすい、掲示板やメッセージに添付ファイルがつけられるので写真で状況を共有しやすいという声があがりました。今後は、台風や大雪など悪天候時の一斉連絡や特別警報について今後活用も検討しています。

染谷さん： トライアル期間中に部署設定を済ませていたこともあり、もともと利用していたSmartHRからボタン1つでシステムとの連携が完了したので、導入にあたって苦労した記憶はありません。部署設定を行った際も、ココから登録するのかなというなんとなくの感覚で操作したら登録が完了したというほど簡単でした。

また導入時、プライベートアドレスを登録したくないという意見がありましたが、『安否確認サービス2』は登録したメールアドレスが管理者にも見えない仕組みとなっているので、未登録の人にも理解してもらいやすく、今では全員漏れなく登録できている状態です。結果的に導入の初期設定としては合計2時間足らずで完了しました。

現状、新たに入社した職員に関しては、『安否確認サービス2』に登録した当法人独自の登録案内用のメールテンプレートを使って登録をお願いしており、こちらも簡単に招待メールを送ることができます。このように定期的に配信するメールをテンプレートとして登録することで、メール作成の手間が大幅に省けます。

染谷さん： 月に1回自動で連絡先を確認する通知が届くのですが、通知可否の確認だけでなく、そのメールを通じて日常的にシステムや防災に対する意識付けができるようになったことが良いと感じています。万が一災害が発生した際、焦らず対応できるという安心材料になっていますね。

実は導入前、部署内はLINEでやり取りできていたこともあり、安否確認システムの導入には消極的な意見が多くありました。しかしシステム導入後、部署同士が状況を把握し合える環境を構築したことで横の連携が取りやすくなり、『安否確認サービス2』の価値を理解していただけたように感じます。

また、災害が発生した際は必ずBCPが必要になりますよね。安否確認サービス2の掲示板に貼り付ければ、いざという時に全職員がスマートフォンから見ることができます。このように、災害時の安否確認だけでなく、情報発信でも活用することができるので、導入前は承認を取り付けるのに苦労しましたが、いざ導入してみると安心感が高まったという意見も多く、頼りにされていると実感しています。

染谷さん： 昨年はシステム導入後にトヨクモさん主催の一斉訓練に参加しました。

システム導入を周知したいタイミングで参加できてよかったです。ユーザー側は実際に操作できますし、管理側にも手軽に集計結果が見られることを知ってもらういい機会となりました。

やはり独自で訓練を行うとなると企画から案内まで非常に手間がかかりますが、一斉訓練の場合は周知するだけで完了したので、あらためて自動一斉送信の効果を体感できましたね。コロナ禍で中止となっていたビルの防災訓練が今年から再開されるので、その時に『安否確認サービス2』を使用する予定です。安否確認だけでなく、掲示板やメッセージ機能の利用なども周知し、ユーザーの声を改めて聞きたいと思っています。

染谷さん： 会社が46階に位置していることもあり、災害への危機感や準備の必要性は常に感じていました。日々の整理整頓、防災備蓄の管理、自衛消防隊の訓練など、当法人の防災意識は高いと思いますが、安否確認においては課題を抱えている状態でした。いつ発生するか分からない災害への備えに対し、常に全力を費やすことは難しいため、少しの労力で必要な備えをするというのが理想です。『安否確認サービス2』を活用して安心できる環境を維持できるよう努めていきたいと思います。