東日本大震災の時には、安否確認サービスは導入されておらず、人材総務部から各所属長に依頼し、各所属長が部下一人一人に電話、メールなどをして確認をとりました。災害時には従業員の安否確認をスピーディーに確実に行うことが重要ということを改めて認識しました。

本社を移転する直前1週間前に東日本大震災が発生し、さきほどお話した教訓から、今後は安否確認の仕組みを導入する方針になりました。ただ、導入にあたり投資を抑え、まずは本社、および工場の責任者の方にフリーメールのアカウントを開設し、従業員のプライベート連絡先に転送するという仕組みを構築しました。弊社としては従業員のプライベート連絡先を預からずに、フリーメールに送信して返信してもらうという方法で集計しましたが、ダイレクトではないため、返信率も60%程度に留まっていました。

会社としてBCMSを取得するということが決定された際に、当然ながら安否確認も重要な要素で毎年の改善も必要でした。現状の仕組みを改善していくことも限界があり、新たな安否確認サービスを導入を検討することになりました。比較するにあたりインターネットで情報を収集し、最終的にセコム、トヨクモ、ヤフーの安否確認サービスを比較しましたが、特に重要視したのが、

1. 安否確認の集計が容易であること
2. 低コスト
3. 操作性が優れていること
4. とにかくシンプルであること

などでした。 比較していく中で、機能面も当社が求めるものがすべてカバーされており、バランスも良いトヨクモの安否確認サービスを導入することを最終的に決定しました。

弊社は防災対策にも注力しており、従業員にヘルメット、水、食料等の緊急アイテム６点セットを支給しており、また年に２回、防災訓練も行っております。トヨクモの安否確認サービス導入後は本社の返答率は97%程度と大きな効果が見られています。現在、各工場は独自に安否確認の訓練を行ってますが、将来的には全社の安否確認システムとして確立していきたいと考えています。

現時点で不足と考えている機能は特にございません。非常に使いやすく満足していますが、あえてあげるとすると慣れてしまえば問題はないのですが、部署情報、地域情報など構成が若干複雑に感じました。

「集計が簡単にできることと低コスト」を重視している、岩渕様でした。

今後も管理者・一般ユーザーともに簡単に使えると言ってもらえるようなユーザーインターフェイスを意識して時代にあわせた機能を強化しながら開発を進めて参ります。