坂森さん：当時は安否確認システムを導入しておらず、活用経験もなかったんです。災害などの緊急時には、従業員の連絡から回答の集計まですべて手動で実施していました。

安否確認の実施基準についても、会社としての明確なルールが策定されていなかったため、災害が発生するたびに管理者が対象者を選定。その後に安否確認を実施するという流れとなっており、対応開始までに時間と手間がかかっていました。

坂森さん：ビジネスチャットツールを導入していたため、基本的にはそのツール経由で連絡をしていました。しかし弊社には製造部門があり、そこに所属する従業員の大半はチャットツールのアカウントを持っていませんでした。そのため、電話やメールなどの別の手段で連絡する必要がありました。

当時の体制でも、時間と手間をかければ安否確認を完了させることは可能でしたが、大規模災害の発生が予測されているなか、このような体制では対応が難しい。社内からも「確実かつ迅速に全従業員の安否を確認できる体制を整えるべき」と、安否確認システムの必要性を訴える声が上がるようになりました。

井田さん：安否確認サービス2を含めた3つのシステムをピックアップし、比較表を作成しました。比較表の項目としては以下を設定。コスト面と機能面を中心に比較検討を行いました。

・導入コスト

・運用コスト

・自動配信・自動集計機能の有無

・セキュリティ

その結果、安否確認サービス2がどの項目においても弊社の希望に沿っていること、さらに誰でも簡単に扱えるという操作性にも魅力を感じ、導入を決定しました。

井田さん：システムにはじめて触れるという従業員もいましたし、個人情報を扱うことにもなるため、そういった声が上がることはもちろん想定していました。そのため導入目的や安否確認サービス2のセキュリティ対策について、丁寧な説明を行いました。

そもそも安否確認サービス2に登録される連絡先は暗号化され、管理者も確認できない仕様です。そういった安心感もあって、ほとんどの従業員がシステムの導入を前向きに捉えてくれましたね。

結果的に、導入時点で80％を超える従業員が登録。さらに2024年10月現在、94％まで登録率が上昇しています。根本的な問題として対応機器を所有していない従業員もいるため、100％の登録は現実的に難しいかもしれませんが、ここまでスムーズに浸透するとは思っていませんでした。

従業員のなかには自分の居住地だけでなく、実家や業務でよく訪れる地域を自主的に安否確認サービス2に登録してくれている方もいます。従業員一人ひとりの防災意識が高まっていると感じていますね。

石田さん：それはあると思います。いままでは、会社として明確なルールを用意できていなかったこともあり、従業員側としても防災への意識を持つことが難しい環境でした。

しかし、安否確認サービス2を導入したことで、まず会社として災害への対策を強化する方針であることを示せました。さらに半期に一度、テストメールを送信する安否確認訓練を行い、システムに触れる機会も作っていることも影響しているのかもしれません。

石田さん：全従業員に対して社用のアドレスやデバイスを配布できていない企業には、とくにおすすめできるシステムです。

弊社のような製造業では、工場勤務の従業員は社用デバイスを持っていなかったり、会社からメールアドレスを配布していなかったりするケースが一般的だと思います。だからといって、プライベートの連絡先を会社が把握し直接連絡を行うことは、プライバシー保護の観点からは推奨されるものではないでしょう。

その点、安否確認サービス2は、個人情報に関するセキュリティを担保しながら、自動で安否確認を完遂できる体制ができます。個人情報を管理する会社と預ける従業員、どちらにとっても安心できる要素ではないでしょうか。

井田さん：まだまだ安否確認体制の土台ができたところ。現状安否確認サービス2を使いこなせているとは言えません。今後は、平時でも活用できる仕組みづくりを目指していきたいです。

坂森さん：いま検討している活用方法は、台風などによって出社判断が難しい場合に、安否確認サービス2の『メッセージ機能』などを活用し、対応方針の議論および決定した方針の従業員への通知をシステム内で行うこと。全従業員へ迅速に連絡できるツールなので、積極的に利用し、安否確認サービス2の機能を最大限活用できる体制を目指したいと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。