以前はほかの安否確認システムを活用していたのですが、とにかく運用に人的コストがかかっていたんです。従業員が入退職するごとに情報の登録・削除の作業を行いつつ、年に一度は部署異動にあわせて、人事管理システム変更の後に安否確認システムの情報も更新する必要がありました。

現在特に、従業員を増員している時期でもあることから、以前の業者さんに大枠の変更はコストをかけて依頼していたのですが、それでも確認の作業量は膨大で管理者の負担は相当なもの。かかる人件費も無視できるものではありません。年に一度の情報更新では、すべての作業を終えるまでに約2週間ほどかかってしまっていました。

また、以前のシステムにはメッセージ機能がなく、災害時における従業員との連絡はメールや他のチャットツールを使用していました。

ただ、夜間や休日は、会社貸与のスマホに届くメールやツールを確認しない従業員も多いじゃないですか。実際に令和6年元日に発生した能登半島地震の際は、石川方面へ帰省していた従業員と連絡が取れず、安否確認に時間を要したことがありました。人事系の役員自らが確認に動いたという始末です。連絡が返ってきたのは地震発生から半日ほどたったころ。何の被害もなかったので良かったですが、もし何かあったらと思うとゾッとしました。

いざというときに従業員とスムーズに連絡を取れないのは会社として大きな課題だと上司からも指摘を受けて、安否確認システムを見直す必要性を強く感じました。

安否確認サービス2を知ったのは、インテックス大阪で開催された「バックオフィス向け展示会」。トヨクモ株式会社のブースに立ち寄った際に、デモ画面などを見せてもらいました。

当時は、安否確認システムの変更を具体的に検討していたわけではなかったのですが、安否確認サービス2の『API連携』や『掲示板』・『メッセージ機能』といったシンプルながらも充実した機能に驚き、いずれはシステムを変更したほうがいいだろうと強く感じたんです。

とくにメリットを感じている点は以下の3つです。

• 安否確認の集計結果が見やすく、スムーズに状況を把握できる

  →状況確認・初動対応の迅速化につながっている

• メッセージ機能を活用することで、災害時でも従業員に連絡がとれる

  →安否確認の回答速度および回答率の向上、初動対応の適正化がはかれる

• API連携機能を活用することで、人事管理システムと従業員情報を自動連携できる

  →人的コストを大幅に削減できた

安否確認サービス2を導入したことで、以前より安否確認体制が盤石なものになったと思います。

まず、とにかく扱いやすく見やすいシステムなんですよね。災害時には、気象庁の情報と連動して自動で安否確認が実施され、一定時間回答がない未回答者には自動で再度連絡が届く。

そうして集まった安否確認の回答状況や怪我の有無、家族の安否や出社の可否といったデータの集計も自動。集計結果を一読するだけですぐに状況を把握できます。従業員の状況を会社に報告しないといけない管理者側としては、非常に便利だと感じています。

また、集計結果から条件別にユーザーを絞り込んでメールを送ることも可能。未回答者にだけ、被害のあった従業員にだけというように、回答状況や被害状況にあわせて連絡できます。この機能は、安否確認の回答速度および回答率の向上、初動対応の適正化につながると考えています。

今回、メッセージ機能が備わった安否確認システムをはじめて導入しましたが、こんなに使いやすいものなのかと感心しています。部署や役職単位の連絡をはじめ、1対1のやり取りもできるため、状況に応じた柔軟な運用が可能です。

さらに、平常時にも掲示板機能と組み合わせるなどして従業員とのコミュニケーションができる。使い方次第でグループウェアのように活用できるシステムだと感じています。

そしてAPI連携機能。人事管理システムと従業員情報を連携することで、従業員の入退職や異動による情報更新の手間が大幅に削減できました。

当社のように、1,000人以上の従業員がいたり、地方にも拠点があったりするような企業にお勧めしたいです。従業員の入退職時ならびに年に一度の異動時の従業員情報メンテナンスにおいて、大きな労力が割かれていると感じる人事総務部の方は、まず1ヶ月の『無料お試し』を利用してみて、自社に適しているか検討するといいかもしれません。

定期的に訓練をして、従業員全体の防災意識の向上を目指していきたいと思います。

また、掲示板やメッセージ機能については、日頃からさまざまな場面で活用できるのではないか、と検討しています。たとえば当社では、従業員の送迎バスが欠便した際などの情報共有に利用したいと考えていますね。大雨や台風、大雪など、天候の影響によって出社見合わせなどの指示が出た場合にも、一斉に周知できるので安心です。

こういった機能を日頃から使い、慣れておくことによって、万が一の際もすぐに対応ができるよう努めていきたいと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。