以前はほかの安否確認システムを利用していました。しかしそのシステムは操作が難しかったためか、従業員への周知が進まず、その結果安否確認訓練でも回答率が低く……運用体制に課題を感じていたんです。

また、設定できる管理者の数にも上限があり、安否確認の回答結果を確認できる従業員が少数だったことも使いづらかった点。弊会は本部を含め4つの拠点で活動しているのですが、以前のシステムでは拠点それぞれに管理者を置くことができなかったため、一度本部で回答を集計して各拠点に共有するというフローで対応していて。データの集計や確認に非常に大きな手間がかかっていました。

本格的に乗り換えを検討するようになったきっかけは令和6年能登半島地震です。

じつは令和6年能登半島地震の際に、当時利用していたシステムに不具合が発生し、対応が遅延したという情報がありました。幸いにも弊会は能登半島地震では影響を受けなかったのですが、災害が発生したときに不具合が発生したと聞き、危機感が高まったんです。以前から感じている課題を払拭する良い機会にもなったと捉え、システムの乗り換えを決めました。

まずは料金体系。以前のシステムや比較検討をしていたシステムは、基本料金にプラスして利用者数に応じて費用が変動する従量制でした。安否確認サービス2は、『固定料金が設定された定額制』で予算計画が立てやすかったことにくわえて、もっとも低価格だったんです。緊急時のシステムだからこそ、どこまでコストをかけるかも重要なポイント。コストパフォーマンスの高さは、ひとつの決め手になりました。

次に機能面。安否確認サービス2は設定できる管理者の数に制限がなかったり、気象庁の情報と連動した『自動一斉送信機能』、指定した相手と連絡が取り合える『メッセージ機能』など、弊会が求めている機能が揃っていると感じました。

なかでも魅力的に感じたのが、『SmartHRとの連携機能』。以前までは、従業員の入退社や部署異動があるたびに、SmartHRと安否確認システムそれぞれで情報の登録や変更、削除を行う必要がありました。目立つ作業ではありませんが、繰り返すとそれなりの手間がかかり、登録漏れなどが発生するリスクもあります。

その点、安否確認サービス2はSmartHRなどの外部システムと連携できるおかげで、情報登録・更新の二度手間がなくなりました。管理者側としては、かなり楽になりましたね。

まずランニングコストが安くなったことが大きな成果です。以前のシステムを契約していた時と比較すると、1ヶ月当たり約15,000円ほど費用が抑えられています。

あとは、『LINE連携』や連絡先が複数登録できる機能も便利。従業員がよく確認するアドレスやツールに通知を送ることができるため、回答漏れがなくなり、安否確認の効率化が進んだと感じています。

管理・運営の手軽さを考えると、弊会のように拠点が複数ある企業には最適だと感じています。拠点ごとに管理者を設定し情報を管理できるため、体制が細分化され、安否確認を迅速に完遂できます。

また操作が簡単なので、従業員への周知もスムーズ。拠点が複数ある法人や、組織の階層が複雑な法人には適したシステムだと思います。

BCPについては、本部主導で策定を進めています。今後は、より実効性のあるものになるようにブラッシュアップをしていく予定です。

せっかく良いシステムを導入できたので、安否確認システムとしての活用はもちろん、メッセージ機能を利用した連絡や、掲示板機能を活用した全社への情報共有など、このシステムの機能を最大限に有効活用していこうと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。