樋口さん：そもそも「緊急時に本当に機能するかどうか」を不安に感じていたんです。

システムを導入するまでは、電話による連絡網で安否確認を実施していました。しかし、電話回線がダウンしてしまって連絡がつながらなかったり、伝言ミスによって間違った情報が伝わる可能性がある等、さまざまな問題が生じていました。

また、電話番号も大切な個人情報です。プライバシーの観点から「電話番号を職場の人に知られたくない」という従業員側からの声もあり、対策の必要性を感じていましたね。

樋口さん：令和元年の台風19号による洪水被害が、導入のきっかけとなりました。

この洪水によって、我々が在籍している施設「みやうち」は浸水被害を受けました。幸いにも人的被害はなかったのですが、施設の一階部分が浸水し備品が故障するなどの損害がありました。

そこで自然災害の恐ろしさを実感したことで、安否確認システムをはじめとした防災対策の重要性を再認識しました。

樋口さん：当時、安否確認に支障が生じてしまったんですよ。

被害を受けたのが土曜日だったこと、安否確認を実施する施設自体が被災したことで、対応が遅れてしまって。安否確認は命に関わるものだから、いつどんな災害が発生したとしても、最善の対応ができる体制をつくらなければならない。実際に災害に遭ったことで、その考えが施設としての共通認識になりました。

齋藤さん：半年かけて複数社のシステムを比較検討し、最終的に安否確認サービス2を導入しました。

安否確認サービス2の導入を決めた理由は、その使用感。ほかのシステムと比較して、最も使い勝手がいいと感じたんです。

安否確認サービス2は、メールや専用アプリから安否状況を報告できます。現在、スマートフォンを持ち歩かない人はほとんどいないので、迅速に対応してもらえるだろうと考えました。操作もシンプルで簡潔なため、従業員側の負担が少ないことも決め手になりましたね。

さらに管理者側も使いやすいのがこのシステムの大きなメリット。気象庁の情報と連動して、災害時には自動で安否確認を実施してくれます。そのため、もし管理者が被災したとしても確実に安否確認を進められる、盤石な体制を実現できると考えました。

齋藤さん：まずは従業員の安否確認。各施設ごとに管理者を立てる形式で運用しています。施設ごとに規模や運営目的に違いがあるため、細かい運用方針は各施設に任せています。

また、施設利用者のご家族と連絡するツールとしても活用中です。たとえばコロナ禍では、施設内での感染症の発生や経過・解除などの情報を安否確認サービス2で連絡していました。ほかにも、台風や豪雨の被害が予測される際は、送迎情報や施設としての対応方針などをあらかじめ通知しています。

樋口さん：以前まではご家族へ連絡する際は、連絡内容を文書にして手渡ししていました。しかし毎日来所されるわけではないため、どうしても連絡にタイムラグが発生します。

緊急の際は電話していたのですが、そうなると時間がかかっていまいます。しかし、安否確認サービス2を導入したことで、利用者とそのご家族への一斉連絡が可能に。時間が大幅に削減できました。

齋藤さん：情報をすばやく確実に、伝達できるようになりました。

以前までは電話や手紙といったアナログな方法で連絡していたため、情報伝達に時間がかかってしまったり、間違ったニュアンスで伝わってしまったりと多くの課題がありました。そのような課題が、安否確認サービス2を活用することですべて解決したんです。

プライバシーの観点でも大きな変化がありました。安否確認サービス2において、ユーザーが登録した連絡先は管理者も閲覧できません。強固にプライバシーが保護されているため、従業員も安心して利用できているのだと考えています。

樋口さん：一般的な企業のほか、私たちのような福祉施設や、保育園などの教育関係の施設でも有効的に活用できると思います。

安否確認のシステムとしてはもちろん、平常時における連絡ツールとしても使い勝手が非常に良いと感じています。従業員や利用者、関係者のご家族への連絡手段に悩んでいる施設があれば、まずはぜひ『無料お試し』してみてください。
最後にご案内なのですが、福祉施設全体では、人材の確保・育成が課題です。当社も職員募集を行っておりHPよりエントリーできますので、ぜひご興味がある方はご覧ください。

※掲載内容は取材当時のものです。