以前まで、安否確認はFAX等を活用して行っていました。

しかし、当会で実施する安否確認の対象となる病院や施設は、合計で300以上あります。そのため、FAX等でやり取りしていると膨大な時間と手間がかかってしまっていて。送る側も受け取る側も、機器がある場所にいなければ対応できないことも難点でした。回答が返ってくるのに1週間以上かかったり、機器が壊れて連絡を取れなくなったりという事態も多発していましたね。

FAX等での安否確認および緊急連絡に課題を感じていたことから、システム導入の話はたびたび出ていました。ただ、明確なきっかけとなったのは、2023年7月と9月に起きた豪雨災害でした。FAX等での安否確認が機能せず、早急に改善しなければならないと実感したんです。

ほかの医師会に相談したところ、安否確認システムの導入をおすすめされました。そこで、7つのシステムをピックアップし比較検討を進めていきました。

当会は、システムの選定基準として「画像データの送受信ができること」を重視していました。これは、医師の先生方からの要望を踏まえた結果。以前から、被害状況を報告するために、画像を送れるようにしてほしいという意見があったんです。

調査したところ、安否確認システムで画像データの送受信ができるものは、ごく少数に限られていました。そのなかで、料金や機能性などから最も当会に適していると感じた安否確認サービス2を『無料お試し』で利用してみることにしました。

操作画面の見やすさに非常に驚きました。文字が大きくはっきりと表示されていて読みやすかったですし、管理画面も分かりやすくて。これなら誰でも扱えるだろうと確信しました。

また、サポートの手厚さも導入の決め手になりましたね。設定や運用に困ったことがあった時に電話すると、1コールでつながって解決するところまで説明してもらえて。システムの導入支援や導入後のフォロー体制も安否確認サービス2の魅力だと思います。

システムの仕様について簡単に説明したところ、『メッセージ機能』や『掲示板機能』で画像の共有ができる点について、良いリアクションをいただきました。何名かに無料お試し利用時に触ってもらったのですが、お弁当の写真が送られてくることも（笑）。操作自体も簡単なので、ITやシステムに不慣れな先生でも問題なく活用できています。

盤石な安否確認の体制が構築できたのはもちろん、当会と先生方をつなぐ連絡手段が得られたことが大きな成果です。これまで先生方と連絡をとるには電話やFAXを利用していたため、手間と時間がかかっていました。

安否確認サービス2を導入したおかげで、迅速に情報共有ができ、普段の業務の効率化も進んだと感じています。

安否確認システムを導入したことがない企業や、緊急時と平常時どちらでも活用できる連絡手段を求めている企業には最適なシステムだと思います。

先ほどもお話ししたように、安否確認サービス2は操作が簡単かつサポート体制が充実しています。そのため、はじめて安否確認システムを導入する企業でも問題なく導入・活用できると思います。

そして、メッセージ機能や掲示板機能など平常時の情報共有にも活用できる機能が備わっているのも魅力。電話やメールで従業員に連絡しているという企業は、チャットツールとしても導入するメリットがあると思います。

現在、秋田市と連携をとり大規模災害へ対応するために、体制の強化に関して議論を進めてています。安否確認サービス2を有効活用し、大規模災害が起きた場合にも適切な対応ができるよう、準備を整えていきたいですね。

※掲載内容は取材当時のものです。