当院は、福岡県の災害拠点病院に指定されており、自院が被災しても、被災者への医療提供が責務となります。そのなかで最も重要になるものは、「人員」です。

そのような背景もあり、当院では職員に病院から「5ｋｍ圏内、徒歩30分以内」に居住するようお願いしています。

災害が発生すると交通のインフラは機能しないと考えるべきで、そういった場合でも災害初期対応期間に参集することが可能となります。

そのため、人員の確保には、安否確認が欠かせません。安否確認サービス2の導入以前は、安定した安否確認が出来ず、対応に難渋していました。

安否確認サービス2導入前に、利用していた別の安否確認システムは、安否確認連絡が個人のメールアドレスにしか届かない仕様だったんです。そのため、訓練での回答率も60％と低い数値にとどまっていました。

そこで、既存のシステムを解約しチャットツールとアンケートツールを併用して安否確認を実施する体制を試みました。しかし、これもうまくいきませんでした。

まず通知です。最初のシステムでも課題だったのですが、この体制でも職員が使用している端末によっては安否確認の通知が届かないことがありました。通知は、安否確認を迅速に完了させるために必要不可欠なポイント。届かないとなれば、うまくいくはずがありません。

それだけではなく、回答するときに毎回ログインを求められたり、回答したかのステータスが表示されないため複数回回答してしまったり。また、メッセージ送信もすべて手動で対応する必要があり、未回答者への再連絡も担当者が行っていました。

以上のことから担当者側、職員側どちらの負担も解消できず、新しいシステムを再度検討することになりました。

複数社と比較検討をした結果、大きな決め手は費用面でした。安否確認サービス2の初期費用は無料でランニングコストも低く、導入しやすいと感じたんです。

また自動送信といった安否確認の機能だけでなく、メッセージや掲示板の機能、さらにデータセンターを国際分散していることによる非常時の安定性など、総合的に考えて導入するメリットが大きいと判断しました。

ツールの導入には、院長をはじめ、幹部への決裁が必要でした。

そのため、企画書を作成し、安否確認サービス2を幹部会で提案したところ「こんないいシステムがあるなら、なんでもっと早く導入しなかったのか？」と言われるほど好評で（笑）。操作性やインフラ基盤・セキュリティ、導入コスト等に納得いただき、すぐに導入が決定しました。

月に一度、職員には予告をせずに安否確認の訓練を実施しています。

安否確認サービス2の導入前は60％だった回答率も、導入後最初の訓練では80％台後半まで上昇。さらに、直近の訓練では95％の回答率を実現しました。

業務の特性上、回答する端末を携帯できていない人もいるため、100％までは到達していませんが、十分な効果が出ています。

災害はいつ起こるかわかりません。まさか元日に地震が起きるとは、誰も思っていなかったはずです。

だからこそ、当院では曜日も時間もランダム、一切の予告なしで訓練を実施しています。たとえば、直近の訓練は祝日に実施しました。いつ災害が起きても、落ち着いた対応ができるようにするため、このような形で実施しています。

また、定期訓練以外でも、大規模な災害訓練も実施しています。災害拠点病院としての機能の確実性を高めることを目的に、今年度は行政にも参加していただきました。もちろんこの訓練でも、安否確認を実施しています。

安否確認サービス2の一斉送信機能と予約送信機能があるおかげで、特別な負担は感じていません。

以前までは、訓練のたびに全職員に手動で連絡していたので、単純な作業量も多く、休日や夜間の訓練の実施が難しい状況でした。

安否確認サービス2は、事前に予約しておくだけで全従業員に自動送信されるため、訓練の手間は格段に減りました。

また、対象の職員が1,000名弱いるため、毎月5～10名程、端末の変更やログイン出来なくなったりと、問題を抱える職員もおり、そこを解消するためにも月に1度の訓練が妥当と感じています。

未回答者への通知についても、RPA（robotic process automation）を使用して自動で院内メールを送るようにしており、未回答者のリストを指定のフォルダに格納するだけで、その対応が可能となり、負担軽減に繋がっています。

これまで利用したシステムのなかで、データセンターのインフラ基盤やセキュリティ、操作性、導入コストは1番だと感じています。

運用の手軽さや各種機能の有用性はここまでお話しした通りですが、システムの導入の手軽さも印象的でした。

職員が多いこともあって、導入時の登録作業が大変なのではないかと不安でしたが、職員情報の登録もとても楽でしたね。

職員に対してメールで登録依頼を出したり、登録方法の動画を作成して解説したりした結果、システムの導入後1ヶ月以内に1,000名ほどの全職員が自らシステムに連絡先を登録してくれました。そこからテストと調整を行いましたが、それでも導入して1ヶ月半で運用開始できましたね。

当院の規模だと毎月入職者がいますが、新規登録も手軽にできます。当院の場合は、入職時に人事部から配布される手引きのなかに安否確認サービス2の登録のお願いと登録手順を解説した資料を同封しています。

そのうえで院内メールでも登録の案内を個別に通知しています。おかげで、入職した職員もすぐに訓練に参加できる体制が整っています。

多くの職員を抱える企業には特におすすめできます。

当院もそうだったのですが、従業員が増えるほど登録の手間を考えてしまい、導入のハードルが上がってしまいがちです。ですが安否確認サービス2であれば、人事情報さえ整備されていればすぐに登録できるので、当院のような従業員1,000人規模の会社やさらに大規模の会社でも安心して利用できると思います。

あと、医療/福祉/介護業界の施設にも、ぜひ導入してほしいと思っています。

来年度より介護施設・事業所における業務継続計画（BCP）が義務化されるということも理由の1つなのですが、大前提として病院も福祉、介護施設も職員の安否確認を進められなければ、患者や利用者に対して適切な対応ができないと思うからです。
有事の際にすぐに支援がある訳ではありません。

だからこそ、緊急事態に対応する人員を確保するための基盤として災害に特化した連絡ツールを導入すべきだと考えています。

じつは1月に開催された学会『済生会学会』でも、グループ病院、施設の担当者に向けて同様の話をしました。

当院が安否確認サービス2を導入した理由や導入によって生まれた変化を踏まえて「災害は他人事ではなく、いつどこで起こるか分かりません。自施設に持ち帰って、今一度見直してほしい」と、お伝えしました。

日本は地震大国。地震に加えて昨今では、水害、新興感染症、テロ等、頻発しているのが実情です。当院もそのことを肝に銘じて、安否確認サービス2を導入しました。今後も災害拠点病院としての責務を果たせるように、訓練を継続していこうと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。