私が当社の代表取締役に就任したのが2023年の7月。当然のように安否確認システムは導入しているだろうと考えていたのですが、令和6年能登半島地震の際に、システムや対応マニュアルが未整備だと判明したんです。

当社の従業員にも、石川県出身の者が何人か在籍しているため、被害があってもおかしくない状況でした。幸いにも被災した従業員はいませんでしたが、安否確認体制に課題がある状況を認識し、迅速に対応する必要性を感じました。

マニュアルや明確なルールはなく、「有事の際、何かあれば従業員から会社へ連絡すること」といった暗黙の了解があったようです。しかし、何か被害があった場合、当人から連絡するのは難しいでしょう。そのような脆弱な安否確認体制では、従業員を守れないと感じ、安否確認システムの導入は急務だと判断しました。

安否確認システムを選定する際、以下2点を重視していました。

・堅牢なシステムであること
・従業員が簡単に扱いやすい、ユーザビリティの高いシステムであること

緊急時に活用する安否確認システムにおいて、堅牢性は大前提のもの。通信障害などが起こりやすい災害時でも安定して稼働してくれるかは注意していましたね。その点、安否確認サービス2は、クラウドサーバー上にシステムが構築されており、災害時にはサーバーが拡張されます。アクセスが集中しても問題なく利用できるため、信頼できました。

また、ユーザビリティに関しても魅力的で、かなり使いやすいサービスだと感じましたね。管理側の操作画面はシンプルで、誰でも運用できる操作性。回答も簡単で、従業員はメールやLINE、専用アプリから通知を確認して報告するだけ。面倒なログインなども必要ないため、手間をかけずに対応できます。

また、このように安否確認サービス2は堅牢性・ユーザビリティどちらも高いにもかかわらず、比較的「コスト」がかからないんです。ずっと使い続けるものなので、コストパフォーマンスの高さも導入の決め手になりましたね。

インターネット検索でシステム比較サイトなどを見て、3〜4社と比較検討し、2月1日に安否確認サービス2のお試し利用を開始。2月8日に本契約しています。

契約と同時に社内へのシステム周知をはじめました。個人のスマートフォンに専用アプリを入れる段階でつまずく従業員がいるかもしれないと考えたため、安否確認サービス2側で用意されている「マニュアル」をベースに当社独自の導入マニュアルを作成・展開しました。

従業員も安否確認の大事さを汲んでくれたこともあり、導入後2週間で実際に活用できるように。その後、平日・休日の2回抜き打ちで訓練を実施し、回答率のチェックも行いましたね。安否確認サービス2は回答数や回答時間といったデータを簡単に確認・出力できるため、グラフ化して従業員に共有し、防災意識の向上に役立てています。

安否確認サービス2には、メールや専用アプリ、LINEなどメッセージを確認する手段が複数あります。これは、どんな会社・どんな人でも使えるような親切な設計だと思うのですが、当社の場合は「結局何で確認すればいいのか？」と混乱する従業員もいると考えました。そのため、専用アプリ利用を会社として推奨し、アプリをダウンロードできるURLをグループウェアで共有したんです。

「とりあえずアプリをダウンロードして、登録を進めればいい」という状態にすることで、迅速に社内周知が進んだのだと思います。

半年に1度のペースで安否確認訓練を実施しようと考えています。

やはり定期的に訓練をしていないと、アプリ操作の仕方も含めて忘れてしまうと思うんです。また、訓練利用だけだと、アプリを確認する習慣は身につかないと考えているため、掲示板やメッセージ機能を使って情報発信を定期的に行い、日頃からアプリに触れてもらう機会を増やしたいと思っています。

導入を検討しているすべての企業におすすめしたいです。前述したように、堅牢性・ユーザビリティ・コストパフォーマンスの面において、数あるシステムのなかでもかなり優れているシステムだと感じています。

大企業から中小企業まで、3,500社以上に導入されている実績があるのも安心できるポイント。サービス改善・「システムのアップデート」も頻繁に実施されている印象なので、今後より使いやすく、安心できるサービスになっていくと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。