安否確認システムの導入については、私から提言しました。私がアクセルラボに入社して数日後に九州地方で震度4程度の地震が発生したんです。

当時は、安否確認システムが導入されていなかったため、社員に対してはチャットツールやメールを活用して手動で連絡することに。幸いにも社員に被害はなかったのですが、現在の体制では、休日や営業時間外に社員に迅速に連絡をとるのが難しく、安否確認に時間と手間がかかりすぎると不安を感じました。今後、大規模な災害が起きた場合、安否確認を進めることができるのだろうか？と危機感を覚えましたね。

弊社は、日本全国にリモートワークで働く社員がいます。本社のある東京だけでなく、東京以外で災害があった際にも、そのエリアに住む社員の安否状況を確認できる体制が必要であると判断し、システムを導入しました。

基準にしたのは、以下の4点です。

・情報メンテナンスを効率的に実施できること（自社で活用している『freee人事労務』と連携できること）
・操作性が良く、誰でも簡単に扱えること
・サポート体制がしっかりしていること
・社員一人あたり、複数の連絡先が登録できること

私は前職で安否確認システムの管理を担当していたため、その時の経験を活かしてサービスを選定しようと考えました。とくに、重視していたのは、情報メンテナンスを効率的に行えるかどうか。

前職で活用していた安否確認システムは、操作が難しく、社員情報の更新などメンテナンスにも非常に時間がかかっていたんです。結果的に運用コストが高くなってしまっていたため、今回導入するシステムはその課題をクリアしていることを重視しました。

そして、比較サイトなどの情報をもとに4つのシステムをピックアップ。比較検討を行い、最終的に総合的な観点から安否確認サービス2が弊社に最もふさわしいサービスだと考えました。

選定基準を全て満たしていたためです。

直感的に使える操作性にくわえ、メールやLINE、専用アプリなど安否確認の回答手段が複数用意されていることが魅力的でした。社員それぞれが扱い慣れている媒体で対応できるため、安否確認システムをはじめて活用する弊社にぴったりだと感じました。

そして、魅力的だったのは、『freee人事労務と連携』できる点。安否確認サービス2とfreee人事労務は連携が可能で、freee人事労務に登録されている社員情報をワンクリックで同期できます。この機能があれば、メンテナンス作業をかなり効率化できるだろうと想定しました。

現在、私一人で安否確認システムを運用しています。今後会社として拡大し社員数が増えても、管理者が一人で手軽に運用できる体制を整えたいと考えていたんです。安否確認サービス2なら、その体制が実現できると感じ導入を決めました。

システムを導入してすぐ、安否確認訓練を実施しました。実施日時を事前に提示したうえでの訓練だったこともあり、回答率は約90％を記録。しかし、課題も見つかりました。

まず回答率が100％ではなかったこと。システムが導入されたこと自体は認識していて、訓練の実施も事前に通知していたのですが、連絡を見落とす社員もいました。この結果を受けて、アナウンス方法の見直しを進めています。

また、社員からの意見として「開催日時を明確にしてしまうのでは、訓練として不十分なのではないか」という声もあがりました。そこで、再度実施した訓練では、おおよその実施時期を告知する形に変更しました。

そう思います。令和6年能登半島地震で実際に安否確認が実施されましたが、訓練の甲斐もあって、スムーズに完遂できました。

またその後、関東で震度5弱の地震が発生した際も、10名近くいた対象者の安否確認が2時間以内に完了しました。災害の頻度も増えてきているので、今後も防災訓練には注力していく予定です。

情報メンテナンスが非常に効率的に実施できています。想定していたよりも工数が少なく、10分程度で完了できていますね。入退職者や部署異動、権限の変更などあらゆる情報がワンクリックで更新できるため、管理者としての満足度はとても高いです。

管理者側と社員側、どちらにとっても使い勝手の良いシステムだと思います。はじめて安否確認システムを導入した弊社でも、問題なく活用できています。

また安否確認だけでなく、『メッセージ機能』がある点も便利なポイント。災害時の安定稼働が証明されている安否確認サービス2を、連絡ツールとして活用できることは安心感につながっています。

問い合わせをすれば迅速に回答してくれる、『サポート体制』も魅力の1つです。前職で利用していたシステムでは、問い合わせをするとまずは一旦保留。しばらくしてからコールバックがあり回答をもらうという流れでした。

一方、安否確認サービス2運営元であるトヨクモは、ワンコールで電話がつながり、その場で回答してくれます。単純なことですが、困った時にすぐ解決してもらえることはストレスなく運用できる理由のひとつですね。

リモートワークを導入している企業にはおすすめです。本社から遠い地域で災害が発生したとしても、システムが自動で安否確認対応を実施してくれるため、日本全国どこで災害が起きたとしても、対応漏れが起きる心配がなくなります。

また操作が簡単かつ、設定すれば安否確認対応をほとんど自動化できます。そのため、システムを活用することに慣れていない企業であっても、安否確認サービス2を導入すれば盤石な安否確認体制を実現できると思いますよ。

弊社は、リモートワークをしている社員が全国にいるほか、出張を頻繁にする社員も一定数います。現在は安否確認の対象を居住地基準で設定していますが、今後は出張者のフォローできる体制を作っていきたいと考えています。

またBCP策定も進めており、事業継続のための対策を積極的に行っている企業が認定されるレジリエンス認証も受けています。今後は、まだ残っている安否確認やBCPに関する課題を解決し、より確実に会社と社員を守れるよう体制を強化していきます。

※掲載内容は取材当時のものです。