当社では、位置情報ビッグデータを用いた人流・物流の解析・予測・最適化など、測位衛星システムを用いた次世代のGNSSセキュリティサービスの開発・提供を行っています。

私は管理本部の本部長として、いわゆるバックオフィス業務の全般を担当しています。安否確認システムの導入検討ならびに安否確認サービス2の導入や社内周知についても、私が担当しました。

以前は、安否確認の対応フローやマニュアルなどが全く整備できていない状態でした。

当社は創業6年目で、事業所は東京にしかなく、これまで幸いにも災害に遭ったことがありませんでした。そのため防災意識が薄く、対策も進められていなかったんです。

そのような意識が変化したのは、オフィス移転がきっかけでした。移転する際、安否確認体制を含めた消防計画を届け出る必要があったんです。その計画を考えるなかで、従業員の安全を守るためには、安否確認体制を整える必要があると問題意識を持つに至りました。

また、ISMSの認証取得に取り組みはじめたことで、事業継続計画（BCP）の策定を意識し始めたことも、安否確認体制の構築を進める理由のひとつになりましたね。

複数社の安否確認システムを比較したWebサイトから情報を得て、まず20社ほどのシステムを比較検討。費用相場やおおよその機能を把握したうえで、綿密に比較しコストパフォーマンスの高い5つのシステムに絞り込みました。

それぞれのシステムの資料を取り寄せたほか、無料お試しができるシステムは実際に利用してみました。そのように検討を進め、安否確認サービス2の導入を決定しました。

コストパフォーマンスはもちろん、機能が安否確認に特化しており、操作が非常に簡単だったことが決め手となりました。迅速に安否確認の体制を整えることが目的だった当社にとって最適なシステムだと感じたんです。

ほかのシステムと比較すると安否確認サービス2は、機能がかなりシンプルで、できることは安否確認と従業員への連絡に限られます。多機能なシステムも検討しましたが、実際には使わない・使いこなせない機能が多いと判断しました。あくまでも、非常時に迅速に従業員の安否情報を把握できる体制の構築が目的、いざというときに使いこなせないと本末転倒だと考えました。

最小限の機能で低コスト、いわゆるスモールスタートで安否確認の体制を確立するため、安否確認サービス2を導入しました。

それにシンプルといっても、必要な機能は備わっています。CSVファイルを読み込んだり、『cybozu.com』や『Google Workspace』など外部システムとの連携で、従業員情報を一括で登録することができるため、導入もスムーズ。災害があった際は自動で集計してくれる。回答状況や怪我の有無、家族の安否や出社の可否などもひと目で分かります。

これだけの機能があって、ほかのシステムより操作も簡単なので、最終的には迷うことなく安否確認サービス2を選びました。

全員参加のミーティングで「安否確認サービス2を導入した」と直接周知し、メールアドレスの登録やアプリのダウンロード、『LINE連携』など各自のスマートフォンへの連携をお願いしました。翌日に予行練習を兼ねた安否確認訓練を実施。そこで、ちゃんと登録できているか、設定があっているかなどを確認しましたね。結果としてかなりスムーズに周知できたと思います。

実際に震度5弱の地震が発生した際には、安否確認の連絡が自動で一斉送信されました。その結果、地震発生から3時間以内に全従業員の回答が得られたんです。安否確認サービス2の導入や訓練の成果を感じています。

以前までの当社のように安否確認の体制が整っていない会社や安否確認システムをはじめて導入する会社におすすめしたいですね。安否確認体制を早急に整備したいと考えている会社にも推奨できるシステムだと思います。

多機能なシステムを導入すると、その分対応フローが複雑になってしまいます。導入以前からほかの安否確認システムを活用していた企業ならともかく、はじめて導入する企業では機能を使いこなすのは難しく、いざ災害が発生し安否確認を行う際、管理側も従業員側も混乱してしまうのではないでしょうか。

その点、安否確認サービス2は機能がシンプルで直感的な操作が可能。そのため、従業員への周知もスムーズに行えます。また、設定や操作方法にまつわるマニュアルやサポート動画も用意されていて、問い合わせると1営業日以内に返信してくれるため、設定や操作に迷った際もすぐに解決できるのも安心できるポイントです。

時間と手間、そして費用をかけず安否確認の体制を整えたいと考えている会社には、最適なシステムだと思いますよ。

従業員がどこにいても安否確認を確実に行えるよう、今後もよりよい安否確認体制を検討し、改善し続けたいと考えています。

現在、当社ではリモートワークをしている従業員も多いため、本社の所在地にくわえ各自の自宅がある地域で災害があった際も安否確認が実施されるよう設定しています。この要領で、従業員の出張にも対応できるような仕組みを構築したいんです。

安否確認サービス2の『API連携機能』を活用することで、従業員の地方出張の申請を自動でシステムに反映。出張先を安否確認の対象地域として一時的に登録し、出張が終わり次第、登録が解除される体制を実現したいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。