以前まで、弊社はグループ会社全体で共通の安否確認システムを活用していたんです。ただ、以前のシステムの契約を更新するタイミングで、会社独自にシステムを選べる規定に変わりました。

そのまま従来のシステムを契約することもできましたが、運用面で課題を感じていた点もあり、より自社に適したものがないか比較検討してみようという流れになりました。

大きな問題だと感じていたのは、操作が難しいこと、従業員が通知に気づきにくいこと、柔軟にカスタマイズできないことの3つ。結果的に回答率は低く、操作ミスも発生していたんですね。

以前のシステムは、回答画面・管理画面ともにUIが古く、扱いづらく感じていました。また、メールでの通知にしか対応していなかったことから、通知に気づかない従業員も多く…就業時間外はとくに回答率が低い状態でした。

そのうえ、安否確認の設問項目をカスタマイズすることができない点も不便でした。たとえば、以前のシステムには「出社できますか？」という設問が用意されていましたが、リモートワークが普及したいま、その聞き方では「出勤できますか？（リモートでも可）」という意味なのか、「会社に来られますか？」という意図なのか分かりません。

実際に誤解する従業員も多かったため、次に導入するシステムは、自社の体制や制度にあわせて、設問内容や設定などを変更できるカスタマイズ性が高いものにしようと考えていました。

前述したような課題感もあり、今回は以下の基準でシステムを選びました。

・操作が簡単である
・LINE連携機能もしくは専用アプリがある
・設問内容などを柔軟にカスタマイズできる

基準を満たした5つのシステムの比較検討を進め、最終的に安否確認サービス2の導入を決定しました。

ほかのシステムと比べ、安否確認サービス2が優れていた点であり、導入の決め手になったのは、管理画面の分かりやすさ・UIの良さ、回答手段の多様さ、そして『SmartHR連携』ができることでしたね。

まず、全体的に画面が見やすく、操作が分かりやすいんです。安否確認のシステムは主に活用するのが有事の際ということもあって、触れる機会は多くありません。そういったなかでも、直感的に操作できる安否確認サービス2であれば、従業員が戸惑わないだろうというイメージがもてました。

そして、回答手段の多様さ。安否確認サービス2の通知先には、メール・LINE・専用アプリがあります。メールだと確認しない従業員も多いですが、プッシュ通知のあるLINEやアプリであれば、気づく人が増えると考えました。

最後に、SmartHR連携が可能なこと。安否確認サービス2には、SmartHRに登録している従業員情報を連携できます。これにより、情報更新のメンテナンスにかかる時間と手間が大幅に削減できるんです。基準を満たしたシステムのなかで、SmartHR連携機能があるものは安否確認サービス2だけでした。

他のシステムよりできることが多いうえに、『料金』はほぼ同額か低価格。機能を一つひとつみていくなど慎重に比較検討を進めた結果、安否確認サービス2が最も自社に適していると判断し、導入を決定しました。

おおよそ2週間で、システム導入から運用体制の整備まで行えました。

それも情報システム担当者との連携にかかった時間が大半です。システムの設定自体、たとえば配信設定やメールテンプレの設定などは数時間で完了。全従業員の登録も1週間ほどで完了しましたね。

定期的な訓練ではもちろん、すでに実際の地震でも複数回安否確認を実施しました。

弊社では、安否確認の対象地域を日本全域と設定し運用しています。これは、営業拠点が複数あることや、リモートワークをしている従業員もいるため。また、出張や旅行などの際に被害にあっても対応できるように設定しました。

安否確認に対応する機会が増えることで危機感が薄れるのでは、という懸念もあったのですが、実際には通知してから数時間以内に80％以上の従業員が回答してくれています。

また、大雨や暴風などで特別警報が出た際には、BCPに関わる総務のメンバーに対してのみ通知が来るように設定。総務メンバーは、その通知を確認後、会社の対応方針を従業員へ連絡しています。

自動で通知がくるため、緊急事態にも迅速に対応できるようになりました。これからも運用フローを改善し続け、災害が発生した時でも従業員に大きな混乱が生じないような体制構築を進めていきたいですね。

機能性や操作性の良さのほか、『カスタマーサポート』の対応の素晴らしさも、安否確認サービス2を使い続けたいと考えている理由の一つです。

各種設定を完了させた時、本当にこの設定で災害が起きた時に安否確認が配信されるかどうか、不安が残っていました。そのことについてカスタマーサポートに相談すると「設定画面のスクリーンショットをいただければ、すぐに確認しますよ！」と言っていただけて。

それも、ただ確認するだけではなく「この設定でも全く問題はありません。ですが、この設定を変更すると、より御社に適した体制になるはずです。」とアドバイスまでいただけました。システム自体の操作性・機能性の良さにくわえ、カスタマーサポートの質も高いため、今後このシステムを使っていて困ることはないだろうと安心しています。

※掲載内容は取材当時のものです。