2011年に発生した東日本大震災から、BCPの初動対応における従業員の安否確認に課題を抱えていました。

当時、私は130名ほどの従業員がいる神奈川県の事業所に所属していました。安否確認は危機管理担当者が従業員の番号宛に電話をかける人力な体制で、被災時は電話が繋がらないなどの問題が発生して安否確認に丸1日かかり苦労しました。安否確認後は集計作業もあるので、かなり遅くまで会社に残っていた記憶があります。また、問い合わせ対応など、安否確認以外の業務もあるので、てんやわんやでしたね。

事業継続のために業務可能な従業員の人選、復旧計画の検討や確定事項の取引先などへの共有など、安否確認後の対応は業務過多でできないとも思いました。もちろん、なんとか対応はしましたが.....

安否確認の体制を見直そうということで、拠点ごとにLINEのような無償のチャットツールを活用するなど対応を進めました。

その後、個人情報の取り扱いについてトラブルになるリスクがあるのではという声が上がって、安否確認の課題とあわせて解消できるツールはないかということで、調査をしたところ安否確認システムを見つけたんです。

検討の末、他社の安否確認システムを導入したのですが、問い合わせの返答が遅い、災害で安否確認の自動送信が遅延するなど良くなかったんです.....

早々に乗り換えようと安否確認システムの比較選定をしていた時に安否確認サービス2が気になって問い合わせて、対応が早く丁寧だったこと、また自動配信実績が公開されており遅延停止がこれまでにない、年に一度負荷検証をかねた全国一斉訓練で大災害での稼働が実証されているということで、安心できたというのが導入を検討したきっかけです。

BCPの見直しで安否確認システムを緊急連絡の手段として定めていたので体制や運用は決まっていました。

他社の安否確認システムから乗り換えるにあたって、機能や使い勝手の違いを確認するために無料お試しで検証、導入にあたってはその背景の共有と個人の連絡先の登録を依頼しました。

幸い導入後に大きな災害が発生していないため、今の所活用していないので成果は言い表せません。

ただ、地震や津波、特別警報といった災害時に自動で安否確認の一斉送信、回答の集計がされる設定にしているので、電話連絡での安否確認や他社の安否確認システムの運用時と比べ、迅速かつ円滑に全従業員の安否確認ができる状態になっていると感じています。

あとは、従業員が登録している連絡先のメンテナンスも定期的にシステムが従業員個人が登録したメールやアプリ、LINEへ案内してくれますし、基本のオペレーションは各拠点の危機管理担当者が行う体制なので、全体掌握する私の負担はほどんどないです。

基本的には100点満点。厳しめに見るなら90点ですね。
課題であった、電話を使った安否確認の体制、個人情報の管理は解消されました。

特に個人情報の管理は、従業員が登録した情報が当社の管理者であっても、トヨクモさんでも見れない、また二段階認証機能もあるので、不正アクセスを防げる安心感もあります。

組織設定の管理権限の一つでシステムの設定ができる部門システム管理者を1階層下げて設定できれば、拠点や部門で柔軟に人事情報の更新や設定変更などの対応ができるようになるので、さらに使い勝手が良くなると思っています。

従業員の安否確認は会社としての義務だと考えています。

従業員の健康・安全は社のスローガンの部分でもあるので、本当に大事にしたいですね。くわえて、弊社のように大手製造メーカーさんの製造業務を請け負っている会社には、災害発生時にも製品の生産状況を常に把握しておくことが求められます。よってどんな状況においてもお客様の生産企画に沿えるよう、人員を確保することはとても重要です。

大規模な災害が発生した時に、安否確認サービス2を活用して迅速に従業員の安否情報を収集し、事業継続に繋げられるよう、年に1度訓練を実施して、運用体制を強化していきます。

※掲載内容は取材当時のものです。