2017年にBCP対策として他社の安否確認ツールを導入しましたが、コストの問題で2021年に再検討を行い、最終的に『安否確認サービス2』を導入していただきました。

今回は『安否確認サービス2』に切り替えた理由について、経営企画部ITデジタル課の三浦氏と谷口氏にお話を伺いました。

ホンダカーズ埼玉は、2022年2月に『安否確認サービス2』を導入しました。同社が安否確認ツールの導入を意識しはじめたのは、東日本大震災がきっかけでした。以前は特に安否確認の仕組みを用意していなかったそうですが、BCP（事業継続計画）対策として安否確認ツールの導入を検討し始めたといいます。

導入を検討している中、親会社である本田技研工業株式会社と連携を取る必要が出てきました。震度5強以上の地震が発生した場合、親会社で導入している安否確認ツールを使って、各拠点長がスタッフや拠点自体の安否の状況を報告することに決まったのです。

そうなると、ホンダカーズ埼玉側でもスタッフの安否確認を行う必要があります。安否確認ツールを導入する前は、店長や部門長が携帯電話頼みで確認し合っていましたが、それでは間に合いません。そこで、独自に安否確認ツールを導入することにしたのです。

いくつかの安否確認ツールを比較したものの、親会社と同じ製品にした方が製品の学習コストが少ないことや、将来親会社が使っている安否確認ツールをホンダカーズ埼玉のスタッフにまで拡充するという話もあったため、結果的に親会社と同じ安否確認ツールを導入しました。

「元々のツールは機能的には問題なかったのですが、こちらから積極的に動かないと何も情報が得られないことと、コストが割高に感じられたので、再検討を行うことになりました」（三浦氏）

管理者の操作画面もやや使いにくく感じていたことも再検討の理由になったといいます。従業員が多いので、組織変更があるとID管理の作業が大きな負担になっていたため、使いやすさという点も考慮しながら再検討を開始しました。

付き合いのあるベンダーに安否確認ツールについて相談すると、いろいろなサービスを紹介されました。その中に、トヨクモの『安否確認サービス2』が入っていたそうです。

「『安否確認サービス2』の名前を聞いて、トヨクモさんのテレビCMをすぐに思い出しました」（三浦氏）

複数のサービスを比較検討する中で、決め手になったのがホームページのコンテンツだったそうです。

トヨクモのホームページでは「サポートポータル」や「他社比較表」などを公開しています。

「安否確認システムを入れ替えたら、もっと有効に活用したいなと考えていました。回答率を上げたいとか、各拠点の店長レベルにも使いこなして欲しいなどの課題があったのですが、それぞれに手を打てそうなコンテンツが公開されていたので、とても刺さりました。何か困ったことがあれば、ホームページに何かしらのコンテンツがあると感じられたのが大きかったですね」（三浦氏）

導入後、前回のツールと同様、社内向けに連絡先の登録マニュアルを作るつもりでいたそうですが、『安否確認サービス2』にはスタッフ向けの操作案内が用意されており、その手間も削減することができたといいます。資料もわかりやすく、満足していただけたそうです。

『安否確認サービス2』には、連絡先が有効なものかを定期的に確認する機能があります。メールアドレスが変更されたり、迷惑メールに振り分けられたりして、災害時に届かないことを未然に防ぐために効果的です。

「毎月、連絡先を自動的に確認してくれるのはありがたいですね。管理者もワンクリックで連絡先がきちんと登録されているかどうか確認できるので、使い勝手もいいです」（谷口氏）

「会社とスタッフ間だけでなく、スタッフと家族間で利用できる機能が用意されているところが素晴らしいと思いました。いざという時に、家族限定の掲示板が利用できるというのも導入検討時の大きなポイントとなりました」（三浦氏）

『安否確認サービス2』を導入してすぐに、関東では大雪が降りました。予報が出た前日は、交代出勤日で従業員が半分しか出勤しない日でした。そのため「翌日の朝、雪の状況によっては営業車での通勤はやめてください」とか「交通機関が動いていないときは出社しなくていい」といった連絡をすることになったのですが、半数は出社していない状況です。

「総務課が店長に『出社していない人にも連絡を入れてあげてください』といったメールを送っているのを見たのですが、出社していない状況だとコンタクトが取れません。そこで、『安否確認サービス2』で発信してみてはどうかと声をかけました」（三浦氏）

以前から、情報共有ツールとしての活用を考えていた三浦氏は今こそ活用のチャンスと判断し、思いついてから15分後には全従業員にメッセージを送信していたそうです。

その結果、連絡が簡単に伝わっただけでなく、従業員が『安否確認サービス2』の活用方法や有用性を実感するきっかけになったそうです。きちんと連絡先を登録し、使える状態にしておいた方がいいという空気感が醸成されました。

とはいえ、『安否確認サービス2』で使える掲示板などの詳細な機能は今のところ周知していないそうです(2022年2月末時点)。必要な資料やマニュアルはファイルサーバーにアップロードし、誰でも参照できるようにはしているものの、会社から従業員に具体的に活用するようには指示していないといいます。

「これには狙いがあります。前回のツールを導入したときに、いろんな機能をまとめて発信してしまったんです。最初の頃は皆さん連絡先の登録で手一杯で、それ以上頭に入っていなかったのです。そのため、あまり活用も進みませんでした。そこで、今回はグループウェアや社内報を使い、月1回くらいのタイミングで色々な機能を小出しで紹介していけば、皆さんもついてきてくれるかなと思って試行しています」（三浦氏）

また、リスクマネジメント管理の役員は、9月の防災の日に行われる"一斉訓練"に注目したといいます。自社だけで運用していると、BCPの体制がどのレベルにあるのかわかりにくいですが、トヨクモの一斉訓練では、全体結果と比較した訓練レポートが提供されるため、自社の水準を客観的に把握できます。早速、今年の9月から参加していく予定とのことです。

「スタッフが異動してユーザー情報を変更する際は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で処理しています。CSVをインポートするのですが、そこの自動化ができたのでありがたかったです。今後は、スタッフだけでなく部門マネージャーの登録もRPAでできればと考えています」（谷口氏）

「災害時だけでなく、コロナ禍では業務にくくれないものの、従業員に発信すべき情報や知っておいて欲しい情報が増えています。そんな時にも『安否確認サービス2』を活用して発信していければいいなと考えています。」と三浦氏は語ってくれました。