関西を中心にホテルや旅館、会議室を経営しています。弊社が運営する「ハートンホテル」は大阪に4店舗、京都に1店舗、東京に1店舗あります。旅館は熱海に「熱海 大観荘」があり、貸し会議室は大阪に2店舗を展開しています。2024年現在、ホテル事業部と旅館事業部で計350名の従業員が勤務しています。

ハートンホテル大阪の4店舗については、災害など有事の際に一時滞在施設として解放する取り組みも行っています。

現在、私は総務部に所属し各管理業務やシステム関連業務を担当しています。以前はホテル部門でフロント業務を担当していましたが、安否確認サービス2の管理・運営も含め、別の担当者から引き継いだ状態です。

端的に言うと、防災における体制構築が不十分だったことが課題でした。

以前の防災対策は、NTTの災害用伝言ダイヤルを活用した緊急連絡網を取り決めていた程度。幸いにも大きな災害がなく使う機会はありませんでしたが、今考えると、従業員一人ひとりが電話して安否確認を進めるのは手間がかかり、効率が悪いものだったと思います。

社内連絡の手段も、LINEなどのSNSツールのみでした。それでも店舗や部署内でのコミュニケーションは取れていたのですが、全社での運用は個人情報を共有することに不安を覚える従業員が多く、また管理側としても情報漏洩の危険があるため実施していませんでした。

そのため、情報を収集し整理するのに、とにかく時間と手間がかかってしまっていたんですよね。

災害時は「どれだけ迅速に対応できるか」が従業員の安全、企業経営に大きく影響します。電話やSNSで連絡する従来の体制に危機感を感じたことが、安否確認システムの導入を検討するきっかけとなりました。

複数社の安否確認システムを比較・検討するなかで「連絡機能が豊富で、情報収集が効率化できる」「低コストで運用でき、コストパフォーマンスが良い」「クラウドサーバーのため、災害時にも稼働が安定している」といった点を魅力に感じ、安否確認サービス2の導入を決めました。

安否確認サービス2は、メッセージ送信や回答集計などを自動で行えるため、情報収集が格段に効率化できます。また、アンケートとしても利用可能で、災害時以外でも活用できるのはメリットのひとつ。弊社が感じていた課題の解決につながる機能が揃っていました。そのうえ、定額制かつ比較的安価な料金プランで、コストパフォーマンスもかなり良いなと思います。

何より魅力に感じたのは「災害時も確実にシステムが稼働している」という信頼性です。2011年にあった東日本大震災では、アクセスが集中したため多くの安否確認システムがうまく稼働しなかったと聞きました。その点、安否確認サービス2はクラウドサーバーを利用しており、アクセスが急増した際には自動的にサーバーが拡張されるため、システムがダウンする心配がない。また、情報を蓄積するデータサーバーは世界各地に分散されており、地震や津波によって一度に破壊されることもありません。

機能性・価格面・信頼性という観点で考えた結果、もっとも良いシステムだと感じたのが安否確認サービス2だったんです。

安否確認サービス2の導入をきっかけに、年に1回の全国一斉訓練に参加しています。今後災害があった際、適切に活用できるよう、訓練を通して従業員にシステム利用を訴求していますね。

現状、約半数以上の従業員が登録を済ませている状態です。システム登録用のQRコードを各店舗に配布し、社内周知を進めています。過去には、登録数や回答率を上げるため、店舗ごとにゲーム形式で回答数や回答速度を競い合う取り組みも行っていました。

安否確認サービス2は安否確認のほかアンケートなども実施できるので、さらに周知を進め、今後は従業員への連絡・情報共有に活用したいと考えています。

もしものことがあったとき、効率よく安否確認を進められる体制になったと思います。

気象庁の情報と連動したメッセージの自動配信、回答の自動集計機能などは本当に便利です。弊社では対象地域で震度5以上の地震が起こった場合、自動でメッセージが送信される設定にしています。導入後これまで何度か地震があったのですが、その際には実際にメッセージが自動送信され、迅速に安否確認を実施できました。

従業員が多い企業、さまざまな地域に拠点がある企業におすすめできるのではないでしょうか。複数の部署を統括する弊社のような企業にとっては、安否確認システムを導入するメリットはとても大きいはずです。安否確認サービス2はコストパフォーマンスが高く、また30日間の無料お試しも可能なので、まず気軽に使ってみるのも良いと思います。

安否確認サービス2にて年に1回、9月に実施される全国一斉訓練に参加しています。まずはこの訓練を通して安否確認サービス2の社内周知を広め、扱いに慣れてもらうことを目指します。

毎年、訓練に参加するなかで、個々の社員間で防災意識の差があると感じました。宿泊業の特性上、接客中のスタッフは突発的な安否確認に対応しにくい事情があるため、うまく回答できる仕組みを構築する必要があります。このような弊社の課題を今後は解消していければなと。LINEと連携できる機能も検討し、少しずつ登録数や回答率を上げていくことが近々の目標です。

※掲載内容は取材当時のものです。