当社は、支店および営業所が北海道から九州まで8支店と2営業所あり、全国に社員が分散しています。
また、販売会社であるため営業職が多く、勤務時間中は営業活動のため各担当先へ訪問していることが多いという状況です。

近年各地で頻繁に発生する災害に対して、緊急連絡網の作成はしていたものの、電話による安否確認には手間も時間もかかり、実際には十分に機能していないという課題がありました。

そのようななかで、「迅速で確実な安否確認の方法を確立せよ」との指令の下、安否確認サービスを導入しました。

安否確認サービス2を導入して6年が経緯しましたが、導入当初は何度も社内訓練（一斉送信のテスト）を実施しました。その後も、人事異動などで所属地域の変更が必要となる4月と、防災の日がある9月の年2回は継続して社内訓練を実施して参りました。

導入当初は、「ログインしていなかった」や「通知に気が付かなかった」などの声が一部の従業員から寄せられ、全員の回答を得るまでに時間を要していましたが、メールアドレスの登録方法を周知したり、回答に要した時間を支店別に見える化したり……そういった行動をしたことで、徐々に安否確認サービス2が浸透してきたという状況でした。

そのようななかで、トヨクモ様より「全国一斉訓練」のご案内があり、元々防災の日に訓練を実施していたこともあって全国一斉訓練へ参加させていただくことといたしました。

地道に訓練を実施し、安否確認の必要性を訴えてきた一定の成果であり、従業員全員の理解が進んでいることの証跡ともなります。
優秀賞を授与いただき大変ありがたく思います。

安否確認サービス2が社内で浸透してきたことにより、1時間程度で大方の回答が得られる状況となりました。
しかし、これはあくまでも訓練時の状況であり、実際の災害発生時には手元にスマートフォンを持っていない状況もありえるため、同じような結果になるとは限りません。
実際に、過去に自動送信された際には、訓練時のような時間では回答がされていなかったこともありました。

緊急時の情報収集、情報統制の重要性は過去の災害時をみても明らかです。現在は安否確認の一次情報の取得に限り使用していますが、二次情報の取得や管理者から被災者への通知、また相互コミュニケーションのツールとしても活用できればと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。