硲さん： 保健師や薬剤師、最近では登録販売者など、基本的には医療関係者の方に向けた人材紹介、人材派遣サービス等をメインにしております。

岸さん： 例えば、薬局様に薬剤師さんをご紹介したり、大手企業様に保健師さんを紹介したりといったことですね。ドラッグストア様に向けた登録販売者の紹介、派遣も増えており、幅広くお取引きさせていただいています。

硲さん： BCPは、災害が起きた時など有事の際に、いかに早く状況を確認し復旧を図るかが重要となります。当社の場合は人材派遣を行っていることから、就業頂いている派遣スタッフの安全と安心の確保が必要であり、その為の情報収集が重要となります。また、派遣スタッフの労働力を取引先企業へ提供しておりますので、いかに早く被害状況の確認が取れるかということが課題となっていました。

岸さん： 初動対応のスピードアップと、システム内のアカウント管理の簡便さの観点から、最も取り入れやすいのが『安否確認サービス2』でした。

硲さん： 当社は2年ほど前に分社化しまして、それ以前は他社の安否確認システムにも加入し、安否確認対応をしていたのですが、分社化した後は、手動による安否確認を試みましたが就業時間外については限界があるということで、いくつか比較した中で使いやすかった『安否確認サービス2』を選びました。

岸さん： 派遣スタッフは期間契約していることから、毎月一定の入退社が発生します。分社化前のシステムだとアカウント登録や入退社におけるアカウントのメンテナンスが非常に大変でした。その管理をどうすれば簡素化できるかという点が、システムを導入する際の大きな課題となっていました。

硲さん： 選んだ理由として最も大きいのは、 SmartHRと連携 が可能ということです。当社の間接部門は少人数制でおこなっており、人手にも余裕はありません。その中で、どれだけ手間をかけずに運用が始められるか、稼働できるかという点を重視していたので、SmartHRと連携できるというのは非常に大きなメリットでした。
また、一般社員だけでなく派遣スタッフまで浸透させるために、できるだけシンプルで分かりやすいものがいいと考えていたので、その点でも『安否確認サービス2』が最適でした。

岸さん： アカウント管理はとても効率化されたと感じています。派遣スタッフの入退社が発生するうえで、その管理をどうすれば簡素化できるかと考えた際に、SmartHRと連携できるというのは本当に便利でした。ボタン1つで入社情報を追加、退職すれば『安否確認サービス2』からもアカウントが削除され、1件ずつ処理する手間が減りました。ただし、まだ手動でデータを抽出しアップロードしなければならないところもありますので、改善されるのを期待しております。なお、現状でも以前より工数が減ったことは事実であり、大きな手助けとなっております。

硲さん： これまでも自社で安否確認訓練を行っていましたが、あくまでも訓練なので当然こちらのタイミングで訓練用メールを配信していました。しかし、例えば九州で実際に地震が起きたとして、担当者が関東にいる場合、そもそも地震が起きたことにすら気付かない可能性もあります。そうなると、対応が大幅に遅れてしまうということが課題としてありました。
『安否確認サービス2』を導入したことで、全国どこにいても、有事の際には自動で安否確認メールが送られるので、担当者の対応漏れのリスクが解消されました。

岸さん： これまで、就業時間外に地震が起きた際は、まずテレビのニュースやネットで地震情報を収集し、その後パソコンを立ち上げて、派遣スタッフを管理しているシステムから対象エリアに住んでいる方を検索、テンプレートを使ってメールを作成し、一斉に配信するという作業を手動で行っていました。
担当者としては、「この人は該当しているのか」といったことを確認しながら作業を行う必要があり、実際に安否確認メールを配信するまでに最低でも30～40分はかかっていました。しかし現在は作業にかかる時間が0になったので、地震が起きてから10分後に安否確認メールが自動配信されるまで、30分程度は短縮できました。また、担当者が毎日パソコンを持ち帰り、就業時間外に地震が起こる度に、安否確認が必要かどうかの情報収集およびその後の安否確認メールの発信までの対応から解放されました。

実際、東北で地震があった時も私が安否確認メールを配信したのですが、回答が私個人のメールアドレスに返ってくるので、集計するのも報告するのも私の仕事でした。今回『安否確認サービス2』を導入したことにより、担当営業や現地マネージャーなどがシステム上で派遣スタッフの状況を確認でき、直接対応することができるようになったので負担が大幅に軽減されました。

硲さん： そうですね。担当者1人にかかっていた負担が減り、その減った負担も分散されました。今まで一個人に頼っていた、つまり業務が属人化していたので、例えばその人が夜中起きなかったり、もしくは本人が被害に合っていたりする場合などは、他の誰かが対応するということが一切できない状況でした。『安否確認サービス2』を導入して、自動的にメールが配信される、それぞれのエリア担当者が簡単に状況を把握できる、といった体制を作れたのはとても大きいと思います。

岸さん： 代理回答 も便利な機能だと思います。有事の際、個人の判断で派遣スタッフに安否確認をする営業担当者もいるのですが、派遣スタッフに連絡を取った上でわざわざ「安否確認に回答してください」というのも二度手間になるので、そんな時は営業担当者がシステムから代理回答しています。今のところ広く使われている機能ではありませんが、今後は便利に活用できるだろうなと思っています。

硲さん： トヨクモさんが主催する 一斉訓練 においては、一般社員は日頃の訓練成果もあり、かなり早い段階で回答の回収ができました。しかし、派遣スタッフまで含めると、訓練の時間帯は勤務中だったスタッフも多いことからか、どうしても回答率が伸びませんでした。その点をどうカバーしていくかというのが今後の訓練時の課題です。 また、今後は『安否確認サービス2』を活用した安否確認訓練を定期的に行っていく予定にしています。こうした試みは習慣的に行うことで、いざという時に効果が得られるものです。万が一の際、使い方が分からないといった状況に陥らないためにも、継続的に実施していきたいと考えています。

硲さん： 人材業は、基本的に人が全てなので、やはり一人ひとりの安全状況等の確認を行い、現状把握することが何より重要です。また、それが事業復旧の為の判断材料のひとつとなるので、『安否確認サービス2』を活用して足場固めを行いたいと考えております。