家城さん：以前は、安否確認システムを導入していなかったため、電話やメールを活用し安否確認を実施していました。

災害が発生した場合の対応フローは、従業員が上長に安否状況を報告、報告がない従業員に対しては上長側から確認の連絡を送るというものでした。ただ、安否状況の報告を忘れる従業員も多く、確認に手間と時間がかかっていたんですよね。

また弊社は日本全国7ヶ所に拠点が分かれているため、各拠点で集めた情報を集約し報告するという作業も必要なんです。こういった各種対応に必要以上の時間がかかり、初動対応が遅れることが課題だと感じていました。

家城さん：弊社では、災害が多く発生する地域にも拠点があります。またサイロは沿岸部に配置されているため、津波や台風などさまざまな災害の影響を受ける可能性があります。

そのため、以前から安否確認システムの導入を検討していて。業務委託契約を結んでいるシステム会社に相談したところ「いい安否確認システムがありますよ」と安否確認サービス2を紹介いただいたんです。

家城さん：比較的低コストで活用でき予算内に収まることは前提として、最終的な決め手になったのは使い勝手の良さですね。

まず、単純に操作が簡単なんですよね。シンプルな画面だから、どこをどう触ったらいいのか直感的にわかる。パソコンやスマートフォン、タブレットのほか、ガラケーなどデバイス問わず使いやすく、どんな年代でも扱える操作性を魅力に感じました。

誰でも簡単に扱えるシステムだという話は、事前におすすめしてくれた会社から伺っていたのですが、実際に見てみたところ想定以上のもので。そのため、他社システムと比較検討をすることもなく契約を決めました。

江本さん：災害時に安否確認を確実に行うためには、安否確認サービス2の周知が最重要だと考え、従業員にシステムに慣れてもらうための訓練を複数回実施しています。

安否確認サービス2の開発元であるトヨクモが主催している『全国一斉訓練』への参加はもちろん、自社でも独自の訓練を実施。さらには、支店ごとでもそれぞれ訓練の実施を義務化しています。

というのも、拠点の所在地によって警戒するべき災害が異なるためです。たとえば、沿岸部は津波、台風が多い地域であれば雨風に対する警戒が必要です。そのため地域ごとに常に最適な行動ができるよう、独自の訓練を実施するようにしています。

江本さん：令和6年能登半島地震では、弊社の新潟支店で安否確認が実施されました。気象庁の情報と連動した安否確認の自動一斉配信が行われたことで、災害発生から2時間以内に対象者全員の安否が確認できましたね。

またこの時は、一斉送信の機能だけでなく『メッセージ機能』もうまく活用できました。

沿岸部にサイロを配置していたため、設備の破損確認を迅速に行う必要があったんです。そこで、従業員の安否確認が完了したあと、新潟支店の責任者が施設の被災状況を確認。その内容をメッセージ機能で本部に報告してもらったことで、迅速に状況を把握し初動対応を実施できました。

BCPの観点からは、施設の被災状況の確認も重要なことですよね。

江本さん：システムの導入以前から施設の被災状況を確認すること自体はルール化していましたが、報告手段の統一まではできていませんでした。そのため、メールや電話などで報告を受けていましたが、電話だと複数人とやり取りするのが大変でしたし、メールだと報告に気がつけないこともありました。

しかし安否確認サービス2を活用すれば、従業員の安否、従業員家族の安否、施設の被害など多岐にわたる情報の共有を1つのシステム上で完結することが可能です。『災害時の安定稼働』も証明されているので、利用できなくなるリスクも限りなく低い。災害時の連絡手段を確立できたことはBCPの観点からも見ても非常に大きな進歩でした。

江本さん：弊社の従業員の平均年齢は40歳を超えていることもあり、そもそもスマートフォンの操作やシステムを利用することに慣れていない方が多いんです。しかし、導入時に案内いただいたマニュアルを添付しただけで全員がスムーズに登録を進めてくれたんです。

訓練や災害時も、特に私たちから案内せずとも問題なく対応できているようでした。操作性の高さは、想像以上でしたね。

家城さん：とても満足しています。

操作性についてはこれまで話した通りですが、クラウドサービスだからこその安定性も魅力です。安否確認サービス2は、災害時におけるアクセス急増や連絡回線の混雑にも対策されているようで、安定稼働が証明されています。

有事の際にシステムが動かなくなってしまっては意味がありません。その心配がないことが、安否確認サービス2を選び続ける大きな理由ですね。

家城さん：弊社の経験から言えるのは2点。まずはシステムの運用や操作に慣れていない企業です。

安否確認自体も簡単ですし、メッセージ機能をはじめとした各種機能も手軽に利用できます。何かわからないことがあったとしても『マニュアル』が完備されているので、新しいシステムに慣れるのが苦手な方が多い企業でも安心して導入できます。

もう1点は、日本各地に複数の拠点を構えている企業。社員の安否情報や拠点の被災状況といった重要な情報を一目で確認できます。弊社もそうでしたが、安否確認システムを導入したことで、情報共有の手間が大きく削減できました。

家城さん：まずは令和6年能登半島地震での経験を振り返り、災害時の対応をさらに迅速かつ確実に行えるようにしたいと思っています。

令和6年能登半島地震では、全対象者の回答もすぐに集まりましたし、設備の情報共有も無事に行えました。しかしこれは、あくまで弊社に被害がなかったからこそできたことです。もし大きな被害が出る規模の災害が起きた時、どのような対応をするべきかについて今後議論を進めていく予定です。

※掲載内容は取材当時のものです。