多根さん：2014年4月に入社し、1年半ほど経理部営業会計課にて債権管理業務などを行った後、総務人事部人事課での新卒採用担当業務などを経て、2018年5月より総務人事部総務課に配属となりました。本社移転業務や社有車・リース物件管理業務などに携わり、現在は主に事務所移転業務、不動産・ファシリティ管理業務などを担当しています。防災分野においては、防災用品の管理や安否確認システムの運用などをメインで行っている立場にあり、万が一に備えて社内の防災意識の醸成を行っていくことがミッションだと考え活動しています。

多根さん：当社は、BCP対策において「人命の尊重」および「重要業務の継続」を基本理念としています。コロナウイルス感染拡大も含めた自然災害などにおけるリスクと被害を想定した上で、重要業務の再開を中心に被害発生時から業務復旧の策定を行っております。また、防災の日に合わせて全事務所の避難経路案内図を作成し、本社については災害時防災用品の備蓄内容を社内周知することで、社員の防災意識の醸成にも取り組んでいます。

多根さん：課題については、今後起こりうるさまざまな自然災害などに対し、その時々に応じた対策を検討する必要があると思います。また、コロナ禍を経てテレワークが導入されたこともあり、従業員の就業環境も多様化しているため、今後は新しい働き方に加えて当社の業務内容を考慮したBCP計画の見直しの必要があると考えています。

多根さん：まず、BCPを策定する上で、緊急時の連絡手段の確立が必須ですが、当時活用していた災害用伝言ダイヤルがうまく機能しなかった経験から、システムを検討することになりました。

その際、当時の担当者が展示会に参加した際にトヨクモさんのブースを拝見し、安否確認システムを知りました。当時は前身のサービスでしたが、管理者とユーザーがともに分かりやすい画面構成であり、操作方法も直感的かつシンプルで非常に使い勝手がよく、費用面なども含め総合的に他社と比較検討する中で、営業担当者様が詳細な説明や無料お試しのご紹介など親身に相談に乗ってくださったことから、安否確認サービス2を導入しました。

多根さん：安否確認システムとして、災害発生時、迅速に従業員の安否が確認できるのは当然ですが、それに加え安否確認サービス2は「集計」という機能に特化していると捉えています。そのため人数の集計だけでなく、従業員への防災用品の配布確認など物品における集計作業などにも安否確認サービス2を活用しています。

事業継続については、災害が発生し安否確認ができた時点で、集計情報を元に安否確認サービス2を通して各従業員に連絡を行い、事業復旧、継続を進めていくという流れにしています。安否確認サービス2を導入したことで、被災下における確実な連絡手段が確保できたため、迅速に初動対応ができるようになりました。

多根さん：訓練や地震が発生する度に、管理者含め従業員に安否確認の周知徹底を行っています。それに加え、毎年行われる全国一斉訓練に参加した際や、震度5以上の地震が発生した際には、その都度回答を求めることで防災意識の定着を図っています。一方で新入社員、中途採用者および海外帰任者に対しては、研修会を開き、安否確認システムやそれを活用した当社の防災への取り組みなどについて解説しています。それらの取り組みを確実に実行することで、社内でも有事の際には安否確認サービス2を活用するという意識がしっかりと定着してきたと感じています。

多根さん：本社移転前の2020年から数えて、全国一斉訓練への参加は今年で4回目です。昨年は本社移転後初めての参加にもかかわらずGood安否確認賞をいただいたこともあり、今年は災害発生時、早急に安否確認を行うための訓練という位置付けで参加させていただきました。

安否確認サービス2は、地震発生に伴いメールが自動送信され、ユーザーはURLをクリックして状況を回答し、回答ボタンを押すという非常にシンプルで分かりやすいシステムです。しかしいくら操作性が高いとしても、普段から操作に慣れていないといざ地震が発生した時にパニックに陥っている状態では活用できないと考えられます。安否確認サービス2の操作に慣れていくために、毎年全国一斉訓練に参加させていただいています。

2022年度に一度Good安否確認賞をいただいたので、まさか今年も受賞できるとは思っていませんでした。今回の結果は、当社役職員1人ひとりの防災意識が高く維持されているだけでなく、人事異動発生時のメンテナンスをきちんと行っていることも理由と考えます。また防災の日に合わせて新たに全事業所の避難経路MAPを作成し社内ポータルサイトに掲載することで、全社員が閲覧できるようにしたことが、従業員の防災意識の向上に寄与したと考えています。

多根さん：BCP対策については、今後も定期的に見直しとアップデートが必要だと考えており、まずは本社にて災害時の備蓄品を新たに購入し、保管しました。安否確認サービス2の今後の活用については、災害により通勤手段などのライフラインが止まった場合や業務が中断した際に、従業員への業務指示対応を行うツールとして活用したいと考えています。また今回の受賞を機に、さらなる防災活動の推進にも努めていきたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。