私たちの主な事業は、成田国際空港にて航空機地上支援業務、通称・グランドハンドリング業務と呼ばれるもの。飛行機が着陸してから、駐機場を経由して、また出発するまでの地上業務全般を担当しています。

私は総務部総務課に属しており、新入社員の受け入れから社内に向けた情報発信など、業務の範囲は多岐にわたります。安否確認システムの選定や導入も私が担当しました。

株式会社インテックスは、創立13年の若い会社ということもあり、数年前までBCPの策定はまったく進んでいませんでした。

BCP策定のきっかけになったのは、新型コロナウイルスの流行です。コロナ禍では、弊社を含む航空業界は旅行者数が激減したことで大変な被害を被りました。

一方で、ワクチン輸送の需要やEコマースの台頭によって貨物機の便数は増えたため、厳重な感染対策を行いつつ従業員には稼働してもらっていたんです。しかし、感染者数が増え続けるなかで、弊社でも感染が広まってしまい、空港で業務にあたる従業員の4割が出勤できない状態になってしまいました。

このような緊急事態をうけ、早急にBCPを策定し、感染した従業員の安否を確認するシステムの導入を急ぐ必要がありました。

システム導入前の安否確認のフローは、従業員から電話またはメールで安否状況を報告してもらう、いたってアナログな方法でした。

コロナ禍においても、出勤できない従業員から連絡をもらい、出勤可否の情報をExcelで管理していましたが、情報収集・更新の手間は膨大でした。もっとも感染者数が多かった時期は、総務部の従業員2名が一ヶ月間ずっと、その作業にかかりきりだったこともあります。

ただでさえ、大変な時期に、従業員に大きな負担をかけている状況を目の当たりにし、早急に改善しなければならないと感じました。それが、安否確認にまつわるシステムの導入を検討するに至ったきっかけです。

まず、システムを検討するにあたり、グループ会社の担当者とも話し合ったうえで合わせて5〜8社ほどを比較しました。インターネット上で調べたり、資料を取り寄せたり、しっかり時間をかけて検討を重ねました。

システムを選ぶ基準としては、導入に時間がかからず、かつ若い世代からベテラン社員まで扱いやすいシンプルな操作性であること。費用面でもなるべく安価なシステムを探していました。最終的には、取引先の会社にトヨクモの安否確認サービス2を教えてもらったことが、導入のきっかけとなりました。

一番の魅力は、「cybozu.com」と連携できる点です。弊社は「サイボウズOffice」を導入しているため、安否確認サービス2に情報を連携することで、迅速に導入を進められるのは大きなメリットでした。実際に導入した際も、スムーズに運用を開始できましたね。導入を決めてから2〜3週間ほどで安否確認の体制を整えられたのは、感染症の対応で切迫していた弊社にとっては非常に助かったポイントでした。

それにくわえて、システムが英語対応（エンタープライズプラン限定）していることも導入を決める理由になりました。弊社には外国籍の従業員も多数所属しているため、システムの表示言語を英語に変更できるのは重要な点。情報伝達ミスを防ぐことができ、緊急時にも安心して活用できます。

昨年2023年に安否確認サービス2を導入して、現在は安否確認体制の構築、くわえて災害時を想定した安否確認訓練で運用しています。

安否確認サービス2の社内周知については、システム登録案内を多言語に翻訳して実施しました。前述したように、弊社には外国籍の従業員も多いため、システムの案内を5カ国語に翻訳し、全従業員が登録できるようにしていますね。

今後は、一斉送信機能や掲示板機能も合わせて、平常時における業務で活用できないか検討を進めています。我々の業務は、飛行機のフライト時間が変更になったり、各航空会社によるレギュレーションが変わったりと、日々変化が激しいものです。それに伴った社内の情報共有において、安否確認サービス2の掲示板機能は情報共有ツールとして活用できるのではないか、と考えています。

導入当初、設定方法を説明した際に、ある従業員からは「このようなシステムがあることで安心しますね」と言ってもらえました。導入を進めた側としては、嬉しいコメントですね。

今後、まずは3月11日に、役員・社員全員で災害時のシミュレーションをしよう、と計画しています。これを機に、社内の防災意識も少しずつ高めていくきっかけとできれば、と考えています。

導入および運用に時間と手間がほとんどかからず、非常に満足しています。導入時はcybozu.comからデータを読み込むことで、全従業員の登録・設定が3日ほどで完了しました。

また、試用期間から契約後にいたるまで、システム開発元であるトヨクモから小まめにサポートいただけたのも迅速に運用を開始できた理由の一つです。感動するくらい、きめ細やかにフォローしていただいて、とても心強く思いました。

cybozu.comを使用している企業は、従業員情報といったデータの登録・管理がしやすく、簡単に運用できると思うので、おすすめです。万が一わからない点があっても、サポート体制がしっかりしているので安心して運用できます。

また、弊社のような、従業員が1か所の広域な場所で働いているような企業には、情報を一斉共有するツールとしても活用できるのではないでしょうか。

繰り返しになってしまいますが、今後は情報を正確かつ迅速に共有するため、掲示板機能を活用できればと考えています。弊社では役員・従業員全員が個人のスマートフォンに安否確認サービス2のアプリをインストールしているため、より業務連絡が効率的に進められることを期待しています。

※掲載内容は取材当時のものです。