弊社では10年以上前から安否確認システムを利用しており、これまでに2つのシステムを導入してきました。しかし、どちらのシステムにも課題を感じていたんです。

1つ目のシステムでは、会社としてはじめての安否確認システムの導入だったこともあり、どう選べばいいか分からず、また情報の収集がうまくできず……。その結果、導入したシステムは使い勝手の悪さが目立ち、安否確認に対する回答率も芳しくありませんでした。

2つ目のシステムは、操作性や管理画面の見やすさについては問題ありませんでした。ただ、防災訓練を実施するうえでいくつか不便な点があり、契約更新のタイミングで安否確認サービス2への切り替えを決めました。

まず、メッセージの送信予約ができませんでした。そのため、訓練時には手動でメッセージを送信する必要があり、管理者は大きな負担を感じていました。

防災訓練では、避難誘導や点呼の実施など、総務部の担当業務が複数あるため、システムで対応できるであろうメッセージ送信や集計作業などは自動化したかったんです。

回答率の低さと訓練時の負担、どちらの課題も解決できるシステムだと感じたためです。とくに、回答率を改善できるという期待が決め手になりました。

そう感じたのは、安否確認サービス2の操作性の良さ。管理者が扱う管理画面はもちろん、従業員が触ることになる回答画面も非常に分かりやすく、誰でも簡単に回答することが可能です。メール、LINE、専用アプリと回答する手段が多数用意されているのも、扱いやすいと感じたポイント。このシステムであれば、従業員への周知も進むだろうという確信がありました。

次に、訓練時の手間の解消。安否確認サービス2はメッセージの『予約送信』が可能です。そのため、訓練にかかる負担が少なくなり、実施しやすくなるだろうと感じました。

また、システムの『操作ガイド』や『マニュアル』が用意されていたり、問い合わせに対する回答がほかの企業と比較しても早かったりと、充実したサポート体制も安心できた点です。

弊社では、BCP対策の強化を進めています。そして、BCPの土台になるのは従業員の安否確認だと考えているんです。安否確認をスムーズに遂行できる体制をつくるために、安否確認サービス2の導入を決めました。

データ移行に関する諸々の準備が10時間ほどかかりましたが、安否確認サービス2へのデータ移行や設定自体は1時間以内に完了しました。

運用体制については、管理者で合計10時間ほど使って議論しました。とくに話し合ったのは管理者権限の部分。部署によっては100名を超えるところもあるため、場合によっては管理者の負担が大きくなってしまいます。どの立場の人をマネージャーとして設定するか、最適な運用体制を整えることを目指しました。

WEBマニュアル作成ツールを活用して、安否確認サービス2のマニュアルを作り、周知を進めました。

文字だけで解説したマニュアルでは従業員側の負担が大きく、読まれないだろうと考え、画像やイラストを多く使用しましたね。

そのマニュアル作成ツールは誰が閲覧したかを把握できるため、一定期間内に閲覧していない従業員に対しては確認を催促。全従業員が安否確認サービス2を認知している状況を目指しました。

従業員からは、回答手段について意見がありました。

管理側としては、誰にとっても身近なツールだろうと考え、メールもしくはLINEでの回答を推奨していました。しかし、従業員から「メールやLINEだと通知を見逃してしまうかもしれないため、できれば他の回答手段を用意してほしい」と声があがったんです。

そこで、安否確認サービス2の専用アプリについても周知することを決めました。導入当初は、返答方法が多数あると混乱してしまうという懸念からあえて伝えていなかったのですが、従業員の希望があるならばと思い直しての対応です。結果として、各従業員がそれぞれ回答しやすいツールを選べるようになったため、いい体制を構築できたと考えています。

弊社では年に1度、各オフィスごとに安否確認訓練を実施するようにルール化しており、オフィスによっては複数回実施している場所もあります。

安否確認サービス2では、安否確認メッセージの予約が自動送信できるため、管理者である総務部の負担は格段に軽減できました。システム切り替えの目的の1つだった防災訓練の効率化が実現でき、満足しています。

システムを導入してから1ヶ月たったころ、石川県能登地方で地震が発生したため、はじめて安否確認サービス2を活用した安否確認を実施しました。

約400名の従業員を対象に実施した結果、回答率は90％を記録。以前のシステムでは70％前後だった回答率が大きく改善され、導入の成果を感じましたね。

導入目的だった回答率の改善と防災訓練の効率化、どちらも無事に達成できました。

活用するシステムで、ここまで回答率が変わるのかと、嬉しい驚きがあります。安否確認サービス2の操作性の高さや回答手段の多様さが、この成果につながっていると感じています。

また、私がとくに便利だと感じているのが『集計機能』です。従業員の回答は自動で集計され、システム上で一目で確認できます。そのため、リアルタイムで回答がない従業員を把握し、必要があれば『未回答者に一斉に催促の連絡を行う』ことも可能。催促の連絡自体を自動化することもできます。

さらに、会社の所在地や従業員の働き方によってはデフォルトの設問では答えづらいという意見もありましたが、こちらは弊社独自の『設問』を設定することで対応することができました。

これらの機能性も回答率が改善した理由の一つでしょう。安否確認サービスを導入したことで、手間をかけずに確実に安否確認を遂行できる体制を構築できました。

弊社と同じように、安否確認の回答率に課題を感じている会社にはおすすめです。LINEやアプリで簡単に返答できるという手軽さがあるおかげで、弊社では回答率が格段に改善しました。

私が以前在籍していた企業でも別のシステムを導入していたのですが、そのシステムと比較しても、安否確認サービス2の使い勝手は非常に良いもの。安否確認の体制に不安があるのであれば、ぜひ無料お試ししてみることを推奨します。

弊社としては、安否確認がBCPの基盤になると考えています。安否確認サービス2を導入したことで安否確認の体制は構築できました。今後は、メッセージ機能や掲示板機能も活用し、社内の情報共有の体制を強化していく予定です。

たとえば、防災に関するマニュアルを過去に作成しましたが、周知が不十分で、大半の従業員は内容を正確に把握できていません。そこで、掲示板機能を活用し、誰でもいつでも確認できる状態にしようと考えています。このように安否確認サービス2の有効的な活用方法を考えながら、引き続きBCPの改善を進めていきます。

※掲載内容は取材当時のものです。