当社はこれまで、社内の連絡手段であるLINE WORKSや電話を使用して安否確認を実施していました。しかし、熊本や宮崎など九州地方における大規模な地震を機に、これらの手段では通信障害や情報の共有に限界があると痛感。災害時に、社員の安否を迅速に把握できる仕組みが必要だと考えるようになりました。

また、もともとは地震発生時の安否確認がメインでしたが、昨今の集中豪雨による河川氾濫、台風時の被害状況確認などにも対策する必要がでてきたため、さらなる運用体制の充実を図りたいと考えておりました。

『自動送信機能』とコストパフォーマンスの良さが決め手となりました。とくに、気象庁の情報と連動して安否確認が自動で一斉送信される自動送信機能は、災害時の即時対応において便利だと感じています。

また、50ユーザーから選択できる安価な『料金プラン』の設定も導入を後押しする要因となりました。導入当初は20〜30名ほどの少人数からスタートしたいと思っていたため、段階的にユーザー数を拡大できる柔軟なプランが非常に助かりました。

さらに、プライバシー保護の観点も選定理由の一つです。プライベートな連絡先（メールアドレスやLINE）を社員自身で登録する仕組みのため、管理者が把握する必要がなく、安心して運用できる点が魅力でした。

県内の河川が氾濫した際に、一斉送信機能を活用しました。当社には車で通勤する社員も多いため、河川の状況が与える影響は大きく、安否状況や出社可否を迅速に把握できる点が役立ちました。

また、積雪や台風の際にも、必要な場合には個別で安否確認を実施して、状況を把握するようにしています。

安否確認サービス2内に自社独自のメールテンプレートや設問フォームを作成し、各災害に適したものを活用することで、柔軟かつスムーズな安否確認が可能になりました。

その結果、社員の安心感が高まっていると感じており、BCP対策の強化にもつながっています。

『掲示板』や『メッセージ』機能など、まだ活用しきれていない機能を積極的に使っていきたいと考えています。

先日、会社全体のイベントを実施した際に「雨天中止の場合、全社員へどのように連絡するのか」という課題が浮き彫りになりました。結果的にイベントは実施できましたが、これからはこうした場面でも安否確認サービス2の一斉送信機能を活用できるよう検討したいと思っています。

現在はISMSの適用範囲内である一部署のみで導入していますが、今後は会社全体へ広げることで、より円滑な情報共有と安心できる環境づくりを目指していきたいです。

株式会社佐賀電算センターは、2024年度の『全国一斉訓練』において、九州エリアで優秀賞を受賞。

▼【Good安否確認賞 2024】安否確認サービス2 全国一斉訓練で優秀な成績を収めた企業を発表
https://www.toyokumo.co.jp/2024/11/15/good-anpikakunin-award2024

全国一斉訓練は、BCP訓練の一環として参加しました。

訓練の目的は、有事の際に備えて、通知が確実に届くのか、利用者が正しく操作できるかなどを確認すること。全国一斉訓練は「防災の日」に合わせて実施されるため、日頃の安否確認システムの運用を見直す絶好の機会だと考えています。

アプリの利用率が向上したことが、大きな要因となりました。従来はメールアドレスの登録案内をしていましたが、状況によっては通信遅延が発生することがありました。一方で、アプリは通知速度が安定していたため、従業員にアプリとの連携を推奨。結果として回答スピードが向上したと分析しています。

また、日頃から地震や特別警報にくわえ、台風や積雪、河川氾濫といった状況でも適宜、安否確認を実施してきました。その積み重ねにより、社員が操作に慣れ、素早い回答につながったと感じています。

社員の防災意識が高まるきっかけとなり、協力的に取り組む姿勢も見られました。一部の社員からは「安否確認の通知が来た際、周囲の人と互いに回答を促し合った」という声もあり、訓練がコミュニケーションの一助になったと感じています。

さらに、訓練後に無償で提供される訓練レポートがとても参考になっています。訓練レポートには、社内の回答率や時間推移、訓練全体の平均回答時間などがまとめられており、結果を客観的に振り返ることができました。自社だけでは気づけなかった課題や成果を把握でき、今後の運用改善にも効果があると実感しています。

※掲載内容は取材当時のものです。