以前は、緊急時等必要最低限の用途のみ使用という約束のもと、社員のプライベートな携帯番号とメールアドレスを集めて緊急連絡網を作成していました。 その情報を総務部が四半期に一度、全社員に確認し最新情報の更新を行なっていたのですが、会社統合等により企業規模拡大するに連れ人数が増え、全社員の緊急連絡網のメンテナンスも難しくなっておりました。そのため、その後は役員と部長クラスのみの緊急連絡網へ移行、社員への緊急連絡は現場の各部で管理する、という形になっていました。

全社メールとGaroonの掲示板で行っていました。全社メールに関しては 一方的な送信となり、メールが届いているかどうか、メールを確認したかどうか、無事かどうかの確認は、本人からの返信が無い限りはできませんでした。届いているという前提のもと、指示を行なっていました。
 
ただ、社員の安否の確認は最重要事項でしたので、出社の際には「人事部に向けてメールをする」等、ルールを作って、ある程度は状況の把握をしていました。しかしながら、ツールがメールでしたので、部署別で集計を取り状況を把握することなどは困難でした。

やはり東日本大震災から特に意識をし始めました。ネットでの検索や、防災イベントなどにも行って情報収集を行いました。様々な安否確認システムを知ることで、やはりしっかりとしたシステムを導入しなければという思いは強くなりました。自社での開発も検討しましたが、災害時にも間違いなく動くシステムを組むとなると片手間ではできないと思い、製品として安心・信頼できる外部のシステムを導入することにしました。

まずは「使いやすい」という点です。この使いやすさというのは一般ユーザーの操作性も勿論そうですが、管理者としてユーザーメンテナンスのし易さも重要な点として選ぶ際のポイントでした。入退社、異動がある度にメンテナンスは行うので、そこで管理者として時間をできるだけ割かれないものが良かったです。実際、トヨクモの安否確認サービスはメンテナンス性も高く、管理者として苦労することはほとんど無いですね。
次に「低価格」という点です。初期費用も一切掛からないうえ、他社と比較してもランニング費用が低価格に設定されているのはポイントとなりました。
最後に「システムの堅牢性」という点が挙げられます。アクセスが集中すると自動的にサーバーが増強されるというのは、どれだけアクセスが集中するか分からない緊急時に使うシステムとして魅力でした。

2014年4月に導入したばかりなので、導入の案内とテスト送信を何度か行いました。各部長にも安否確認サービスにおける「マネージャー権限」を付与し、使用方法の把握と共に、緊急時への対応の意識付に努めているところです。これからは半年に一度のペースで訓練を行う予定です。

導入後、安否確認サービスに対して、「こんなサービスを待っていました」という社員からの声も届きました。緊急時の連絡ツールを部門で独自に検討することも考えていたようで、全社導入したことのお礼まで言われ、こちらも嬉しくなり、導入して良かったな、と心から思いました(笑)

 
 
まずは「使いやすさ」で選んでいただいたと話す若井様。
これからも一層使いやすさを追求してまいります！