川添さん：総務部経理課に所属し、日々のお金の流れや決算業務の管理など主に経理業務を担っています。基本的に防災対策は総務課が担当しますが、少人数のため幅広い業務を兼任している形です。防災・BCP業務としては、安否確認サービス2による発報、9月1日の防災の日に合わせた備蓄品の補充、追加などの管理を行っています。また、初動対応の確認や避難経路の確認なども定期的に実施しています。

ナンバープレートの交付業務はいかなる場合も止めることができないため、被災下であっても大阪府下の自動車登録手続きを行う国の行政機関が開庁している限り、事業は継続しなければならないというのが何よりも大きなミッションです。安否確認サービス2を導入したことで、担当者が出勤できない状況であっても、近くの職員が駆けつけられるようになり、連携体制が強化されたと感じています。

川添さん：当社では安否確認サービス2が頼みの綱となっています。導入後災害が発生しておらず、稼働確認はできていませんが、以前の電話による緊急連絡と比較すると、自動発報されることから初動が早くなり、どのような状況であっても確実に連絡がつくというのは大きなメリットです。また、対象者は瞬時に気象庁の災害情報を得ることができるため、事業所にいるお客様にも情報を伝達することができるようになりました。

川添さん：当協会は、大阪湾の埋立地にも事業所があり、地震が発生した際は警報から数分で津波が到達する可能性を国の機関からも示唆されています。そのため、将来の大災害に備える形で導入しました。

従来は緊急連絡や安否確認を電話のみに頼っており、職員の確実な安否確認ができないことを危惧していました。そんな中、代理店から安否確認システムの存在を聞き、検討してみてはと勧められたんです。

川添さん：導入にあたって、全職員がシステムを簡単に操作できるか、また問題なく災害に合わせた安否確認の通知が届くか、確実に自身の状況を回答できるかといった点を無料お試しで安否確認訓練を実施して確認しました。結果的に、社員から使いやすいという声も上がり、これなら問題なく運用できると判断して導入を決めました。

もし、訓練で1人でも通知が来ない、回答ができないといった人がいた場合、契約には至っていなかったと思います。また、定期的に登録している連絡先に「連絡先の確認メール」が送られてきて、自動で連絡先のメンテナンスができるのもいいですね。安心して運用できています。

川添さん：どれだけ便利なシステムを導入しても、全職員がシステムを使いこなすことができなければ意味がありません。そのため、安否確認サービス2の「掲示板」機能や「メッセージ」機能を日々の連絡手段として利用し、まずはこのシステムに慣れることを目指しました。例えば交通災害が発生した際、電車の運行状況や遅延状況などを安否確認サービス2の掲示板を利用して情報共有することで、業務体制の確保に役立てています。

また、コロナ禍においては、感染などにより自宅待機となった職員の健康状態の確認や連絡などにも活用させていただきました。

川添さん：昨年に引き続きGood安否確認賞を受賞できたことに対し、当協会の役職員一同誇りに思うとともに、さらなる防災に対する取組意識を向上させる必要性を感じました。特に変わった取り組みを行っているわけではありませんが、先にもお伝えした通り、日常的に掲示板やメッセージを活用してシステムの利用頻度を高めたことが、全国一斉訓練で全職員がスムーズに回答できた要因の1つかもしれません。また、当協会では各事業所において全員が同一フロアにて業務を行っており、必然的に職員同士が互いに声を掛け合う環境ができていたことも大きいと思います。

また、当協会では平成28年に作成した防災マニュアルを使い防災対策を行っていましたが、去年Good安否確認賞を受賞したことを受け、人命の保護を最優先とするマニュアルへと見直しを行い、防災対策の強化を図ってきました。同時に、安否確認サービス2による報告など災害発生時の初動行動を記載した防災カードを全職員に常時携帯させ、不測の事態にも迅速に対応ができるよう対策を講じています。

川添さん：日々の業務を遂行するにあたって、先にお伝えしたように日頃の連絡や伝達ツールとして安否確認サービス2を活用していきたいです。南海トラフ地震などの大災害が発生した時に迅速に初動をとることができるのか、具体的にどのような対応をするのか、といったことが現場における今後の課題にはなりますが、安否確認サービス2の操作に慣れておくことで、適した初動ができると思っています。そのためにも、今後も全職員がより迅速に安否確認サービス2を使えるようになる工夫を続けていきたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。