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約3000人の従業員を抱える企業の責務として
“災害時に動く”が証明された「安否確認サービス2」を選んだ
“災害時に動く”が証明された「安否確認サービス2」を選んだ
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- 社名
- 株式会社URリンケージ
- ユーザー数
- エリア
- 掲載日
- 2024.5.23
課 題
会社合併で従業員数が急増したことで、効率的に安否確認を実施できる体制を構築する必要があった
従来の安否確認体制は、電話とメールによるもの。手間と時間がかかり、初動対応が遅れるリスクがあった
対 策
安定稼働・作業の自動化に強みをもつ安否確認サービス(安否確認サービス2の前身サービス)を導入し、全従業員の登録を進めた
安否確認サービス2を活用し、年に2回安否確認訓練を実施
効 果
システム導入直後、50%だった安否確認訓練の回答率が、活用し続けるうちに90%にまで改善された
確実かつ迅速に安否確認が実施される体制を実現できた
同社は、2015年に複数の企業が合併し設立されました。企業規模が拡大したことで、より多くの従業員を守るための安否確認体制の構築が急務になったといいます。そこで、安否確認サービス2の前身サービスを導入。サービスリニューアル後の安否確認サービス2も引き続き活用を続けています。
今回は現在、安否確認サービス2の運用担当である総務企画本部総務部の荻野さん、川村さん、上田さんに導入の決め手や活用方法について、お話しいただきました。
「安定稼働」への信頼性を判断基準として、システムを選定した
まず、安否確認システムの導入を検討しはじめた経緯を教えてください。
荻野さん:会社の合併がきっかけでしたね。弊社は2015年に複数の会社の合併により従業員数が急増し、全国各地に拠点をもつ会社となりました。その変化を見て当時、安否確認体制に危機感を感じたんです。従業員数が少なければメールや電話を活用する体制でも問題ないかもしれませんが、100人を超えてくると安否確認に手間と時間が非常にかかり、初動対応の遅れにつながります。
東日本大震災が発生してからまだ数年だったこともあり、会社として防災対策を強化しようという流れに。その一環で安否確認システムの導入を決定しました。
貴社は安否確認サービス2の前身サービスである安否確認サービスから活用されていますが、導入の決め手はどういった点だったのでしょうか?
川村さん:決め手になったのは、『稼働の安定性』です。安否確認サービスやリニューアル後の安否確認サービス2は、システムを動かすサーバーが海外に置かれています。そのため、国内で大きな災害があったとしても安否確認サービスは稼働してくれるだろうと。また、アクセス数にあわせてサーバーが拡張・収縮される仕様のため、災害時でも回線が安定しておりストレスなく利用できるのも魅力でした。
緊急事態に安否確認システムが稼働しなくては意味がありませんからね。比較検討したシステムのなかで最も安定稼働に信頼性があった安否確認サービスの導入を決定しました。
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従業員に確実に伝えたいことは、安否確認サービス2を使って連絡する
安否確認サービス2を導入後、どのような体制で運用していますか?
上田さん:弊社は東京本社以外にも、日本全国に多数の拠点がありますが、安否確認については全て本社が一括管理をする形で対応しています。2,800人ほどいる従業員ほぼ全員に安否確認サービス2に登録してもらい、活用を進めています。
基本的には災害があった際の安否確認・緊急連絡のツールとして活用しています。くわえて、システムを使って安否確認訓練を半年に1度実施し、防災意識の向上、災害時の対応フローの周知を図っています。
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訓練も定期的に実施されているんですね。そのほかにも、システムを活用されている場面はありますか?
上田さん:安否確認以外だと、大きく分けて2つ。1つは、あらかじめ影響を受けることが分かる台風・大雨などへの対策です。従業員に対し「自宅で待機」や「15時までに帰宅するように」といった会社からの指示を、安否確認サービス2のメッセージ機能で連絡しています。
もう1つは、新型コロナウイルス感染症の対策として活用していました。パンデミック時は、『メッセージ機能』や『掲示板機能』を活用し、感染状況の確認や注意喚起を行っていましたね。
システム導入以前はメールで連絡していたのですが、確認する習慣がない人も多く課題に感じていたんです。その点、安否確認サービス2にはスマートフォンのアプリがあり、従業員が通知に気づきやすいという特徴があります。確実に伝えたいことは安否確認サービス2を活用して発信するようにしています。
安否確認訓練の回答率は90%。企業側・従業員側双方にとって安心感のある体制を構築できた
安否確認サービス2を導入したことで、どういった変化がありましたか?
荻野さん:安否確認にかかる手間が削減されたうえ、迅速に行えるようになりました。
電話やメールなど手動で対応していた安否確認を、ほぼ自動化できた効果は非常に大きいですね。災害時における安定稼働も証明されているため、どんな状況でも安否確認が確実かつスムーズに実施されるという安心感があります。
導入時点から現在までで、安否確認訓練における回答率にも大きな変化がありました。導入時点では、従業員側もシステムに慣れていなかったり、防災意識が低かったりしたこともあり、回答率が50%前後でした。しかし現在では、安否確認が実施されてから6時間以内に90%の従業員が回答してくれるようになったんです。
導入時点と比べ、かなり改善されていますね!
荻野さん:導入当初から、訓練時に回答がなかった従業員をリストアップして個別に連絡するなど地道な周知活動を行ったことも数値が改善された要因かなと思います。扱いやすいシステムなので、一度使い方を共有すれば従業員もすぐに理解して回答してくれるようになりました。
最後に、安否確認サービス2の満足度を教えてください。
荻野さん:大変満足しています。安否確認サービスを導入したことで盤石な安否確認体制を構築できました。
東日本大震災以降、大規模な地震が増えています。もちろん安否確認サービス2が稼働しない状況が何よりいいことではありますが、現実は甘くありません。もしもの事態が起きたときに、確実に安否確認を実施できる体制構築が企業に求められています。弊社はその体制を安否確認サービスの導入・活用で実現することができました。
唯一の課題としては、安否確認訓練の回答率が100%に届いていないこと。今後は100%を達成できるように、引き続き社内での啓蒙活動に注力していく予定です。
素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください!
※掲載内容は取材当時のものです。