岡崎さん：不動産ノウハウをコアコンピタンスとし、アパートの賃貸および管理を中心とする賃貸事業、アパートの建築を行う開発事業、介護付き・住宅型有料老人ホームなどの運営を行う介護事業とその他事業を展開しています。また他社に比べると、アパート賃貸住宅業の中では先進的なことにチャレンジしている会社だと思います。不動産業界には古い体質が残っていますが、当社では契約の電子化を進めたり、スマホで開錠できるスマートロックを導入したりとDX化にも力を入れている点が特徴です。

2011年に起きた東日本大震災では、地震発生直後にホテルレオパレス仙台に現地対策本部を設置。近隣住民の避難所及び支援活動に訪れた方の宿泊所として開放するとともに、本社に災害対策本部を置き、現地での入居者様やアパートオーナー様、当社従業員の安否確認を行うなど、積極的に社会貢献も行っています。

加藤さん：当社では、想定される災害を「①自然災害、火災、有害物漏洩」「②製造物責任・リコール、法令遵守違反、重大事件・事故」「③集団感染」「④システム障害､データ消失､情報漏洩」の4つに区分した上で、それぞれに適した体制を構築しBCPにも記載しています。①の自然災害が大部分を占めますが、頻度が少ないとしても起こりうる事象について考えておくのがBCPだと捉えており、②～④についてもそれぞれシミュレーションを行いながら緊急事態に備えています。

岡崎さん：コロナ禍では出社制限もありました。しかし、当社は介護事業も展開しているためリモートワークやテレワークができない部分があり、そこに対する感染対策も考える必要がありました。そのため、当時は集団感染への対策について色々な方法を考えながら作り上げていったという感じです。システム障害や情報漏洩については専門事業部があり、ウイルス対策など一般的な対策は実施していますが、全体として何か特殊なことをするというよりも、災害などが発生した際に事業を復旧、継続していけるよう体制を日頃から整えているというイメージです。

加藤さん：安否確認サービス2の導入前は、災害時の安否確認に特化したシステムがなかったため、災害発生後に2名の人事担当者が対象従業員を調べて手動で送信していました。しかし、当社は全国に従業員がいることから手動送信対応に限界を感じ、自動送信されるシステムの導入を検討し始めました。その中で費用が安価で従業員側、管理側の双方において使い勝手のいい安否確認サービス2を見つけ、導入を決めました。

岡崎さん：東日本大震災が発生した際に従業員1名の安否確認ができず、初動の指示を出す手段も一切なかったという経験から、システムの導入は必須だと考えていました。とはいえ、機能とコストのバランスで考え、どのシステムがよいか決める過程で、多数のサービスに出会いました。なかには多機能で幅広い使い方ができるものもありましたが、一方で操作が複雑になったり十分に使いこなせなかったりする可能性があるとも考えました。それに対して、安否確認サービス2は安否確認に特化していてシンプルな作りであったことが決め手です。

それまでは社内構築したシステムで人事側から対象者へ個別対応するという流れでしたが、安否確認サービス2を導入したことで部門マネージャー（特定の部門の安否確認の回答結果を閲覧することができる権限）を設定できるようになり、組織ごとに管理できる体制が構築できたのは大きな成果だと実感しています。東日本大震災当時も安否確認サービス2があれば、メッセージの一斉送信や迅速な情報共有ができただろうと思うことがありますね。

高根澤さん：運用するためにはまず全役職員に初期登録を行ってもらう必要があったため、4月に安否確認サービス2を導入し、5月には、操作に慣れることを目的にした安否確認訓練を行いました。事前準備として、全役職員に向けて初期登録マニュアルを展開し、安否確認訓練までに必ず登録を完了するよう社内掲示にて周知いたしました。

安否確認においては、部長に部下の安否確認状況を閲覧できる権限を付与しています。そうすることで、部長が配下全体の回答状況を把握し、安否状況が未回答である部下に対し確認連絡ができるよう体制を構築できました。

高根澤さん：メールによる初回案内だけでは、介護施設従業員や出勤頻度の少ないパート社員など、普段こまめに社内メールを確認できない社員の登録率がなかなか上がりませんでした。そのため、そういった従業員に対しては、部長より個別に声掛けをしてもらうなど工夫が必要でした。また、当社は広く事業を展開していることから、従業員の年齢にも幅があります。中には私用の携帯電話などを持っていないケースもあり、安否確認サービス2を利用できない従業員に対して別の対策が必要であるという課題も見えてきました。現状そうした人たちに対しては上司が自宅に連絡する、従業員から安否確認サービス2以外の方法で上司へ安否状況を連絡するといった別フローで運用しています。

高根澤さん：当社は今年度から安否確認サービス2を導入したこともあり、せっかく9月1日に全国一斉訓練が実施されるのであれば、従業員に操作に慣れてもらうためにも参加してみようという流れで参加いたしました。従業員の士気を高め、各自が積極的に回答することで操作や訓練に慣れてもらうという狙いがあったので、社内で周知する際は「好成績であれば表彰される」といった文言も利用しました。併せて、実際の災害を想定し、アクセスが一斉集中した場合でも稼働するのかを確認する目的で参加させていただいたという側面もあります。

岡崎さん：当社従業員の取り組みを評価いただき、大変光栄に存じます。一方で、優秀賞だと聞いた時には驚きました。社内では「初参加だったからおまけでくれたのかな」と言っていたぐらいで、他社や一般的な意識と比較することがないため、当社の結果を見ても好成績かどうか判断できなかったんです。その中で、回答時間や回答率がダントツでよかったと聞き、頑張ってくれた従業員に感謝する想いです。

実際の災害時には身の安全が第一ですが、訓練時に早急に回答することができれば、実際の災害時にも余裕を持って回答することができると考えています。来年は、さらに全社一丸となり最優秀賞を目指します。

加藤さん：当社のステークホルダーは従業員の他、アパートオーナー様や管理物件の入居者様など多岐に渡ります。緊急時は、その方たちに対して確実な安否確認をするため、必須となる従業員、つまり人員リソース状況を確認することが何より大切です。そのためにも、今後は安否確認サービス2をはじめデジタル技術の活用により、お客様・取引先・地域社会との連携を深め、さらなるBCP対策の強化に取り組んでいく所存です。BCP対策の強化については、他社との協業も積極的に進めています。全国で賃貸住宅を提供する当社と、災害発生時に被災地で復旧活動に取り組む企業様が協業することにより、今後さらなる対応体制の強化を図っていきたいと考えています。

安否確認サービス2の情報や各事業所で行われた防災訓練の様子などを継続的に情報発信を行うことで社内周知を高めてまいります。

※掲載内容は取材当時のものです。