宮西さん：当校では、10年以上前からメールや電話を活用して一斉連絡できる学校連絡網のシステムを導入していました。そのシステムを利用し、保護者宛の日常的な連絡のほか、台風などが発生した場合には安否確認を含む緊急連絡を行っていました。

しかし、このシステムの提供が終了になってしまって。代替となるものを導入しなければ、ということで安否確認システムの検討をはじめました。

宮西さん：実は、コロナ禍においてアクセスが集中した結果、複数の学校連絡網のシステムがサーバーダウンしてしまうトラブルがあったんです。その状況を見て、連絡網システムを緊急事態に利用するには不安があると感じました。

そこで、日常的な連絡用に別の連絡網システムと、緊急時の連絡用に安否確認サービス2をそれぞれ導入。目的別に使い分ける体制を選びました。

宮西さん：利用していた連絡網システムの終了が2022年10月に発表されました。2024年までは引き続き利用できたのですが、当校では2023年度から新しいシステムを導入をすることに。

年度開始から運用できる体制を整えるには、年内にサービスを選定することが必須だったため、早急に安否確認サービス2を含めた4つの安否確認システムで比較検討を実施。各システムの担当者と細かく打ち合わせをしたり、お試し導入をしてみたりと、当校にとって最適なシステムを探しました。そして最終的に、安否確認サービス2の導入を決定したんです。

平田さん：機能がシンプルで誰でも扱える点が大きな決め手になりました。また、海外にサーバーを設置するなど『システム稼働の安定性』を追及している点も魅力に感じましたね。

もう1つ、さまざまな種類の『管理者権限』が用意されていること、管理者を複数人登録できることもメリット。これにより担任教師が、保護者からの回答を確認できるようになりました。

安否確認サービス2導入前は、システムの操作や情報確認できるのは、特定の管理担当者のみという体制で。どんなトラブルが起こるか分からない緊急時の運用には不安があったんです。安否確認サービス2では、その不安が解消でき、盤石な安否確認体制を構築できると思い、導入を決めました。

平田さん：導入した目的でもある、緊急連絡に特化したシステムとしての運用体制の構築を進めています。生徒への連絡においては、連絡漏れを防ぐために、各クラスの担任教師を管理者として設定。クラスごとに管理できるようにしています。

安否確認は、本部がメッセージをその都度作成し、保護者宛に送信。そして回答を各担任と本部が確認するという流れで実施しています。

その時々の状況によって、学校としての指示内容には細かな違いが出るため、あえて『自動送信機能』は利用していません。他のシステムには、送信する文面を変更する度に追加費用がかかるというものもありましたが、安否確認サービス2は無料。こういった柔軟性もこのシステムを選んだ理由の一つ。

その自由度もあって、平常時にも積極的に活用しています。台風や大雨、またインフルエンザや新型コロナウイルスなどの感染症などが発生したときは、学校・学級閉鎖などの連絡に。日常的な生徒や保護者向けのアンケート配信にも活用しています。

平田さん：各生徒を判別できるようにシステムには生徒名を登録していますが、連絡先については保護者のメールアドレスを登録いただいています。このシステムは学校と生徒とのやりとりが目的ではなく、学校と保護者が迅速に情報共有を行えることを目指して導入しているためです。

また安否確認サービス2では『家族メッセージ』という、登録したユーザーとその家族がやりとりできるコミュニケーションツールが用意されています。そのため、非常時には、安否確認サービス2を家族間の連絡手段として利用いただくことも可能。メールや電話が繋がりづらい災害時における連絡手段として、保護者の方にも案内を進めていきます。

平田さん：ICT委員会を設置し、委員会が主体となって年度末に他のシステムの更新作業も含めて一斉に対応しています。

クラス単位で管理をしているため、登録情報を間違えてしまうと、いざという時に安否確認が進まなくなる可能性があります。そうならないためにも、情報の更新は慎重に。年度初めの4月には、新入生の新規登録と進級した在校生に向けてテスト配信し、登録・更新漏れがないように進めています。

宮西さん：非常に満足しています。現状、これ以上の安否確認システムはないと感じていますね。『運用コスト』も低く抑えられますし、使い勝手もいい。とても便利なシステムです。

教職員や保護者からも操作方法などについて疑問の声が上がっていません。以前のシステムは、操作性の問題もあり年々使う機会が減ってしまっていましたが、このシステムであれば、継続的に利用していけるだろうなと思います。

宮西さん：正直、導入前は、企業向けのシステムだと思っていたので、上手く使いこなせるかわからず、不安もありました。ですが、『無料お試し』で利用してみると操作がわかりやすく、これなら大丈夫だろうと。教職員や保護者への周知を進めるなかで、活用方法を模索し、現在の体制にたどり着きました。学校でも問題なく活用できるシステムだと思います。

私は当校の防災担当を担っていますので、都内の高校の防災担当者を集めた会議に定期的に参加しています。その防災会議で、本校が安否サービス２を導入した事例を報告したところ、企業だけでなく学校での利用も有効であるという話になりました。
後々、その会議に参加していた他校でも安否確認サービス2を導入することになったと聞いています。

宮西さん：まず近日中に、防災に関する研修を全教職員を対象に実施します。実際に災害が起きると、システムの運用担当者が被災してしまう、対応できないといったことも考えられるため、その対策として研修の実施を決定しました。どのような状況でも、生徒を守り、保護者と連携するため、全教職員の防災意識を強化していく予定です。

そのためには、生徒や保護者にとっても身近なシステムにしていく必要があるため、今後も年度初めである4月と9月に2回、安否確認サービス2を使って訓練を実施する予定です。

また、今後は天候不順や感染症の流行、休校などの緊急連絡においても、このシステムを活用したいと考えています。最低でも学期に1回は保護者や教職員がシステムに触れてもらう機会をつくりたいですね。

※掲載内容は取材当時のものです。