中野さん：当学園は、企業経営者でもある渡邉美樹が学園理事兼校長を務めております。「夢を叶える過程によって人は成長していく」を主な考え方とする「夢教育」を全面に打ち出し、日々、生徒の教育や成長のサポートをしております。生徒一人ひとりが「夢手帳」という生徒手帳を持っており、夢や目標から逆算して「今日一日、何をすればいいか」を導き出すアプローチを重視しています。また、SDGs教育に力を入れているのも、当学園の特長です。

私が所属する運営管理課は、学校の施設・設備の維持管理を担当しています。安否確認サービス2の管理をするとともに、生徒指導部の井上さんと連携をとりながら、実際に生徒とやりとりをしたり、定期的な防災訓練の運営をしたりしています。

中野さん：まずは「費用対効果」です。以前のシステムは、運用するのに、想定以上の追加料金がかかってしまっていました。具体的には、生徒に送る安否確認メールの文言を変更するのにも、生徒だけではなく保護者の安否確認をするのにも、追加のコストが発生してしまっていたんです。

「安否確認メールの文言変更」が柔軟にできないのは大きな悩みでした。有事の際には、さまざまなシチュエーションが想定されます。生徒の下校中や、校外での活動中など、いつ災害が発生するかは予測できません。どんな状況にも対応できるように、自由に文言を変更できる柔軟なシステムに変更したほうがいい、と考えに至りました。

「保護者の安否確認」に膨大な費用がかかっていたのも、システム切り替えを決めた大きな理由。以前のシステムでは生徒に加え保護者もユーザーとして登録する必要があり、利用料金が非常に高額に。費用対効果の面から不都合が多いと感じておりました。以上の3点から、どんな状況でも即座に対応できる、柔軟性の高い安否確認システムを探していました。

井上さん：定期的におこなっている、他の学校関係者も含めた防災会議の場で、実際に安否確認サービス2を導入している教職員の方からお話を伺いました。大きなデメリットが聞かれず、私たちが抱えている3つの課題を解決するシステムなのではないかと感じたため、およそ半年かけて他社3社と比較検討したうえで、導入を決めました。

中野さん：費用対効果も申し分なく、一斉送信する安否確認メールの文言を自由に変更できるなど機能も充分。

最終的な決め手になったのは、『家族メッセージ機能』でしたね。私たちの理想とする安否確認体制を低コストで実現できると判断しました。

中野さん：何といっても、有事の際に家族間で安否確認ができる仕組みを、学校側から提供できる点がメリットだと感じました。メールや電話だと、災害時に機能しないリスクもあるためです。

「家族メッセージ機能」では、一人のユーザーにつき最大8名分の家族のメールアドレスが登録できます。管理者側からは、登録された家族のメールアドレスは確認できないようになっているため、個人情報のセキュリティ面も安心。従来のシステムとは違って追加料金がかからないため、大きくコストカットできることも魅力でした。

中野さん：まず、生徒一人ひとりが持っている学校用のメールアドレスで登録を促しました。ただ、それでは安否確認の通知を確認できる環境が限られるため、くわえて個人のメールアドレスも登録を促すとともに、専用アプリの登録も推奨する旨を記載した説明書を渡しました。

井上さん：2024年5月に一度、生徒たちに安否確認サービス2に慣れてもらう意味も含め、安否確認に回答する訓練をおこないました。この際、未回答の生徒全員を講堂に呼び、その場で安否確認に回答してもらいました。そのような訓練を続けた結果、直近の訓練では、以前のシステムを利用していたときと比較して、1時間以内の返答率が1.5倍に。回答率も100％を達成できました。

中野さん：有事の際にどういった行動をとるべきかをまとめた動画を生徒たちに見てもらうなど、周知を徹底したことで、生徒一人ひとりに安否確認の重要性が伝わったのだと思います。また、安否確認サービス2の操作性がわかりやすく、生徒たちにとっても扱いやすいため、回答に繋がっているのだと考えています。

中野さん：現状、安否確認サービス2の『掲示板』や『メッセージ機能』については活用しきれていないのですが、今後の定期的な訓練を通して、当校なりの活用方法を検討したいと考えています。また、安否確認サービス2のこれからのアップデートにも期待しています。

井上さん：大切な生徒さんを預かっている以上、有事の際には、保護者の方も含め安心していただけるような体制について、今後も模索していきたいと思います。掲示板やメッセージ機能についても、情報共有の手段として、新たな活用方法を検討していきたいです。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。