石毛さん：地中空間開発株式会社に出向する前は、川崎重工業株式会社　関西支社業務課の課長として、駐在員約90名の総務や人事関係の他に、支社の防災マニュアルやBCPの策定といった危機管理業務を担っていました。この経験から、弊社においても会社全体の危機管理を担当しており、安否確認サービス2においても導入から運用まで携わっています。

石毛さん：東南海地震や上町断層による直下型地震を想定して、防災マニュアルの作成やBCPの策定を行っています。津波やコロナのようなパンデミックはもちろん、国内に限らず海外の建設現場にも職員が出張していることから、安全に対しては非常に高い意識を持っています。具体的な対策としては、建設現場に長く出張する職員にも配慮して、安否確認サービス2のようなクラウド型ITツールの導入、内線電話兼用スマートフォンなどを支給して、災害時にもBCPを確実に実行できる環境を整備しています。加えて、遠距離通勤の職員が多いため、事務所には毛布や電池、在籍人数以上の食料などを備蓄するなどして、万が一の状況に備えています。

石毛さん：災害が発生した場合、弊社だけでなくお客様、取引先や現場にも大きく影響を与える可能性が高いため、ただ単にBCPを策定するだけではなく、組織へ浸透させて正しく機能するようマネジメントすること、つまりBCM（事業継続マネジメント）が重要と考えています。ただし、BCMを行うには手間や労力がかかり、具体的にどのように実施していくかは、今後考えていかなければならない課題と考えています。

例えば、有事の際にお客様や現場とどう連絡を取るのか、職員が被災した際はどうフォローするのか、そうした際の代替案を考えておくことは非常に重要だと考えています。また、有事の際は平時に利用しているITツールが使用できなくなることも想定されるため、その代替案という意味も込めて安否確認サービス2を導入したという経緯があります。

石毛さん：もともと、川崎重工業株式会社と日立造船株式会社は関西を地盤とする企業で、1995年1月17日に発生した「阪神・淡路大震災」では、職員とその家族の安否確認に大変苦労した経験があります。このため、安否確認システム導入の重要性を強く認識しており、弊社設立後すぐに安否確認システムの導入に着手しました。

複数社を比較検討する中、安否確認サービス2に魅力を感じたのは費用対効果と使い勝手の良さです。また、弊社は国内に限らず海外の建設現場にも出張者がいることから、システムやサーバーの信頼性の高さも、比較項目の1つとしました。安否確認サービス2は海外にも複数のサーバーを置いているAWSを利用しており、加えて毎年行われる全国一斉訓練で負荷検証を実施していることから、災害時にも信頼性・安全性が高いと判断しました。

導入に際しては、コストや特徴などをまとめた比較を行い、総合評価方式で決定を行いました。併せて、無料お試しへ申し込みを行い、総務人事課のメンバーとIT担当者に使い勝手や稼働の可否を試行してもらいました。

災害はいつ起こるかわかりませんし、親会社からもできる限り早く、安否確認システムを導入する様に指示もありましたので、2021年10月1日の会社設立から、約4カ月後の2022年1月末には契約して、その後すぐに稼働させました。

石毛さん：現在は地震発生時のアラートに絞って運用していますが、気象庁の災害情報と連動した自動送信機能は、夜間でも自動送信されるため大変重宝しています。夜中に起きて情報収集を行い、全職員に安否確認の連絡をするというのは非常に負担が大きいので、本当に助かっています。弊社のBCPの中に、有事の際は安否確認サービス2を各自確認、回答するということを明記していることもあり、安否確認サービス2は災害対策として必要不可欠なツールとなっています。

また先ほどお伝えした通り、災害などでITツールが使えなくなった際にも、安否確認サービス2は代替ツールとしても十分な機能を有していると思っています。ただ、現状では掲示板機能やファイル共有機能などをうまく活用することができていないので、今後使い方を検討していきたいと考えています。

石毛さん：弊社は設立から間もないため、ほとんどの職員が親会社からの出向者です。いずれの親会社でも安否確認システムが導入されており、年に1回は社内訓練が実施されていたため、今回も導入はスムーズでした。ただ、年に1回の訓練では操作や回答方法を忘れてしまう、メールアドレスが変更されて通知が届かないというケースがあったので、弊社では年に2回は安否確認訓練を実施することにしました。

1回は過去の災害発生日である1月17日あるいは3月11日に行い、もう1回は防災の日に行われるトヨクモさん主催の全国一斉訓練に参加することにしました。そうすることで職員の習熟度が向上し、加えて登録情報の確認と更新が半年に一度行えるようになったので、今後もぜひ参加させていただきたいと考えています。

石毛さん：訓練実施については事前に通知していますが、未回答や不適切な回答もありました。それらに対しては、訓練終了後に部署ごとに上司と部下で共に原因と対策を考えてもらうようにしました。一緒になって考えることで、組織全体として改善が図れる体制を作ろうと考えました。その甲斐もあり、上司も他人事ではなく、部下を細かくフォローするようになり、結果的にマネジメント力と組織力の向上にも寄与できたと考えています。

石毛さん：先にお話しした通り、年に1回の安否確認訓練では不安であったこともあり、職員の防災意識をさらに定着させるためにも、安否確認サービス2の導入当初から全国一斉訓練に参加することを決めていました。また、全国一斉訓練に参加することで、他社と弊社の訓練結果を比較できるのもメリットと感じました。自社の災害対応力を客観的に判定できる絶好の機会と捉えられ、より訓練参加の意義が高まったと考えています。

1400社を超える訓練参加企業の中で優秀賞を受賞できたことは、非常に光栄であり、職員一同喜んでおります。危機管理担当役員としても、職員全員の災害対応力が向上したと実感できたことは、非常に嬉しく、誇らしく感じました。できれば発生してほしくはありませんが、万が一災害が発生した際にも、訓練と同様に対応できるよう、これからも訓練を重ねていきたいと考えております。

石毛さん：BCPでは地震などの自然災害以外にも、パンデミックやITリスクなどにも柔軟に対応する必要があり、また平時に利用しているITツールが使用できない状況も想定しておかなければなりません。実際に先日、普段使用しているITツールに不具合が生じて、社内で連絡が取れなくなってしまった際、IT担当者から安否確認サービス2を活用したいと相談がありました。それを受けて、現在は社内でももっと幅広いシーンで安否確認サービス2を活用しようという流れになっています。今後は安否確認サービス2の機能を使いこなし、より一層さまざまなリスクに対応できる実用的なBCPとなるように、改善を図っていきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。