中垣さん：以前活用していた安否確認システムは直感的な操作が難しく、誰もが使いこなせるものではありませんでした。管理者にあたる各事業所の所属長からの「登録できていないのは誰か？」「安否確認訓練の未回答者をどのように確認するのか？」といった問い合わせも多く、私たち本部は対応に追われていたんです。

松本さん：また、職員の情報を更新する手間がかかっていたことも課題でした。職員の入退社で人事管理システムが更新されると、安否確認システムのデータを更新する必要があった。最短10分、長くて30分の作業でしたが、積み重なって大きなコストになっていたんですね。

中垣さん：そのような課題感をもっていたときに、発生したのが令和6年能登半島地震。実際の災害時にシステムを活用したのですが、全職員に連絡するのが本当に大変で……システムの操作や設定が複雑だったため、私たち管理側から連絡するのにも時間がかかりましたし、安否確認に回答できない職員も多かった。そういった状況をみて、もっとスムーズに進められるシステムに切り替える必要があるとあらためて思いました。

中垣さん：危機管理・BCP・防災などの実務者が登壇する『危機管理カンファレンス』にて、安否確認サービス2が紹介されているセッションを聞いたんです。その内容が衝撃的で。私たちがほしいと思っていた機能がすべて揃っていたんですよ。安否確認サービス2が気になるあまりその場で調べてしまって、正直その後のセッションはあまり集中できませんでした（笑）

魅力を感じたのは、やはりその操作性。直感的に操作することが可能で、誰でも扱える見やすく分かりやすい管理画面。安否確認に関わる作業のほとんどを自動化でき、『API連携機能』もあって運用にかかる手間が少ない。そして、『料金』も安い。大げさではなく、求めていたのはこのシステムだと感じ、すぐに問い合わせしました。

中垣さん：問い合わせ後、安否確認サービス2の担当者の方に詳しく『製品説明』をしていただきました。そのうえで、安否確認サービス2が本当に弊組合に適しているのか判断するために、何度かに分けて『お試し導入』しました。

まずは一部の部局だけにお試し導入。機能が本当に使えるのか、どんなふうに活用できるのかを検証しました。機能を理解したうえで、導入部局を広げ、二度目のお試し導入を行い、問題なく活用できると確信したため、本契約しました。

中垣さん：APIを活用した人事管理システムとの従業員情報の連携が少し難航しましたね。私たちがAPIにまつわる知見をもっていなかったため、だいたい1ヶ月ほどの時間がかかりました。

中垣さん：生成AIを活用したんです。生成AIに「API連携のやり方」を聞き、案内通りに設定していきました。一度ではうまく機能せず試行錯誤がありましたが、最終的には無事に人事管理システムと連携できました。API連携のような作業はこれまで実績がなく、情報システム部門にも苦労をかけましたが頑張ってもらいました。

人事管理システムの従業員情報が自動連携されるため、かかる手間が激減しましたね。諦めず取り組んでみて良かったです。

中垣さん：安否確認をよりスムーズに実施できるようになりました。その成果は以下のアンケート結果をご覧ください。安否確認サービス2を活用した訓練のあと、管理者にとったアンケートです。

1：「連絡網」から「連絡先の登録なし」の職員を把握できましたか？　⇒はい　93.8%
2：「連絡網」から「登録先のエラー」が出ている職員を把握できましたか？⇒はい　89.2%
3：「連絡網」から「登録先のエラー」の詳細内容を把握できましたか？⇒はい　84.6%
4：「連絡状況」から「未回答」の職員を把握できましたか？⇒はい　92.3%
5：「未回答」の職員へ声かけなど、回答を促しましたか？⇒はい　87.7%

この結果からも、これまでの安否確認にまつわる不安要素だった「直感的な操作がしにくい」「回答結果が分かりづらい」といった点が、解消されているのがわかりました。安否確認サービス2を導入してから、職員からの問い合わせも激減しましたね。

安否確認訓練における回答率も非常に高くなっています。以前のシステムでは最も高くて回答率84.8%でしたが、安否確認サービス2を活用したはじめての訓練では95.1%を記録。これも、安否確認サービス2の使いやすさがあらわれた結果だと思います。

導入前も年に3度の安否確認訓練を行っていましたが、今後は毎年防災の日に行われるトヨクモさん主催の『全国一斉訓練』にも参加し、定期訓練を年に4回行う予定です。回答率100％を目指し、従業員への周知を続けていきたいですね。

松本さん：自社の防災体制や安否確認にまつわる既存のツールに不安を感じている場合はもちろん、多面的に事業展開をされていたり、複数の拠点があったりする企業や団体などは、安否確認の迅速化がはかれると思います。

また、私たちのように、パートタイマーやアルバイトの方など非正規雇用の職員が多い場合、安否確認サービス2の『LINE連携機能』がとても有効に活用できると思います。個人情報は、管理者から見られないよう保護されていますし、LINEだと心理的にも登録しやすいため、非正規雇用の方への周知も進みやすい。機能性も操作性もよく、おすすめできるシステムです。

※掲載内容は取材当時のものです。