従来は、社内規定により一定の震度以上の地震が発生した場合、社員がメールにて報告を行っていました。しかし、人の判断が入ると有事の際は混乱の原因になります。そこで、同社は安否確認システムの導入を検討。最終的に『安否確認サービス2』を導入しました。

今回は『安否確認サービス2』を導入した経緯について、地圏総合コンサルタント 矢部管理部長にお話を伺いました。

地圏総合コンサルタントでは、全国に拠点が分散しており、それぞれの部署にいる人数は多くはありません。そこで、地震が発生した際の安否確認は部署ごとにメールや電話で行っていました。社内で震度5弱、という基準を設けており、基準を超えたと判断したら各自がメールを送るという仕組みです。

しかし、東京本社の社員だけをとっても、居住地が埼玉県や神奈川県まで拡がっていることもあり、震度の分布によっては安否を報告するかどうかの判断に迷うことが出てきます。また、夜間に地震が起きたときに、すぐにメールを送っていいものかどうかも迷ってしまいます。

そのため、都内が震度5弱でも居住地が震度4なら確認メールを送らないとか、午後11時ごろに夜なのでメール発信をためらったりと、どうしても各々の行動が統一されていませんでした。

人の感覚の違いで統一が取れないなら、システムを導入すればルールに沿った運用ができるのではないか、と安否確認システムの検討が始まりました。

安否確認システムを検討している中、2021年10月7日22時41分、千葉北西部で震度5強の地震が発生しました。

「他社や取引先から3日後に通知が来たとか、そもそも通知が届かなかったといったさまざまな安否確認システムの情報が寄せられる中、正常に動作したと報告を受けたサービスのひとつに『安否確認サービス2』がありました」（矢部氏）

トヨクモの『安否確認サービス2』では、サービス品質保証制度（SLA）を設定しています。SLAとは、サービスの品質について、一定の水準を保証する制度です。もし、保証した水準を下回った場合は、お客様への返金対応を行っております。

矢部氏は有事の際の動作状況をヒアリングしつつ、複数社の資料を取り寄せて検討しました。重視したのは”サービス導入社数”とその増加スピードでした。

「サービスの導入社数が少なかったり、古くからあるサービスでも採用する企業数があまり伸びていなかったりする会社には不安を覚えます。その点、トヨクモさんは採用社数が安定して伸びているので安心感がありました」（矢部氏）

※『安否確認サービス2』は2016年にローンチしてから右肩上がりにユーザー企業が増えており、2022年3月には2800社を超え、現在では140万人を超えるユーザーが利用しています。

「料金だけ見れば正直言ってトヨクモさんより安いシステムは他にもあったのですが、いざという時に動かないのであれば困ります」（矢部氏）

機能の豊富さも特に選定理由にはなりませんでした。兎にも角にも”きちんと動作する”ということを優先されたのです。

2021年10月から無料お試しで触ってみたところ、自分たちで扱えるな、と手応えを感じたそうです。悩むようなところがなく、さくさく操作できたため、2021年12月から100ユーザーで正式に導入しました。2022年1月から本格運用をはじめ、1月27日には一斉訓練も行いました。特に戸惑うこともなく、スムーズに回答が集まったそうです。

3月16日、宮城県を中心に震度6強の地震が発生しました。自動的に仙台勤務の社員全員にメールが送信され、30分以内に全員が回答したそうです。返信の際には、現在の状況がコメントとして書かれるなど、十分に活用できました。（矢部氏）

「『安否確認サービス2』に一番期待することは確実な運用です。我々はコンサルタントサービスを提供しているので、人が一番重要です。有事の際に連絡が取れなかったら、社員の家族にも不安を与えてしまいます。そのため、家族に情報を伝えることも社員を守るうえで大切だと考えています。今後は『安否確認サービス2』で地震の時の安否確認をルールに則って確実に行っていこうと思います」と矢部氏は締めてくれました。