以前は別の安否確認システムを活用していたのですが、手動で対応しなければならない作業が多く、手間と時間がかかっていました。

従来のシステムは、セキュリティ関連の機能がメインで、安否確認の機能は最低限のもの。災害情報と連動した自動送信機能などもなく、従業員に連絡する手段もメールのみというシステムだったんです。

ただ、最近はメールを頻繁に確認する人は少ないため、連絡に気づかない従業員も多く……未回答者への催促も手動で行う必要があったため、管理者の負担が大きく、運営コストもかかる体制でした。

令和6年能登半島地震がきっかけです。

従来の安否確認体制の問題点は社内でも話に上がることはあったのですが、システムを活用する頻度が低く、また最低限の運用はできていたため、対応が保留されていました。

そこに起きたのが、令和6年能登半島地震。元旦に発生したこともあって、いつも以上にメールやコミュニケーションツールを確認する従業員が少なく、何度も回答を催促することに。そこで、「いまの安否確認体制では、初動対応が遅れるほか、運営コストがかさんでしまう」という課題を感じ、システムを変更することを決定したんです。

LINE連携ができること、自動送信機能があることを条件にシステムを選定していて、最終的には安否確認サービス2ともう一つ別のシステムまで絞りました。どちらもお試し導入したのですが、もう一方のシステムは、セキュリティ面にリスクを感じたり、マニュアルが分かりづらかったりなど、不安な要素が多かったんです。

それに対して安否確認サービス2は、セキュリティも盤石で、マニュアルも丁寧。これなら安否確認を問題なく実施できるだろうと感じました。

そして、なにより魅力的だったのは、「API連携」が可能なことです。

代表的なメリットとしては、運用するうえでの人間の作業をゼロに近づけられることです。

安否確認システムを運用するなかで、もっとも手間がかかるのが、アカウントの発行および削除。システム導入時だけでなく、従業員が入退社するたびに対応する必要があります。従業員100人以上の企業で、手動で対応しようとすると管理者の負担はかなりのものになるでしょう。

弊社では、API連携を行うことで、アカウント発行・削除にかかる手間を0にできました。

またAPIを活用してアカウント登録を行うことで「どのような情報を登録するか」を会社として管理できます。これはセキュリティの観点でとても重要なポイントです。

安否確認サービス2でAPI連携を実施するためには最上位プランの「エンタープライズプラン」を契約する必要があります。そのため、費用は少しかかりますが、運用コストを考えればすぐに回収できる程度のもの。API連携のノウハウがあるなら、活用しない手はありません。

「自社ブログ（安否確認サービスをコーポレートエンジニアが導入するとどのような運用設計をするのか｜STORES Product Blog）」でまとめているのですが、弊社の場合はほかのシステムでもAPI連携をしており、アカウント発行削除の仕組みを『Google Apps Script』で構築しています。その既存の仕組みに安否確認サービス2を追加しただけなので、とくに手間は感じませんでした。

安否確認サービス2の「操作ガイド」でもAPI連携の手順がまとめられているため、API連携がはじめてという企業でも問題なく実施できると思います。

システム導入後、全社対象の安否確認訓練を実施したのですが、回答率は翌朝時点で85％を記録しました。

この回答率を記録したのは、「LINE連携機能」のおかげなのは間違いないですね。実際に社内からも「LINEで確認できるのは嬉しい」といった好評の声が届いていますし、数字での変化も明確にありましたから。

とても満足しています。LINE連携のおかげで回答率も改善しましたし、API連携のおかげで運用にかかる手間をかなり削減できました。

また、安否確認サービス2はマニュアルが丁寧に作られているため、社内周知を進めやすかったのも良かった点です。「公式マニュアルのこのページをみて初期設定を進めてください」と従業員にリンクを送るだけ。全体的に運用にかかる手間が少ないのが印象的ですね。

まず弊社のように普段からAPIを活用しているITベンチャーであれば、安否確認サービス2の一択だと思います。

あとは大企業にもおすすめできると思います。API連携による運用コスト削減効果は、従業員が多ければ多いほど大きくなります。仮に何万人単位の従業員がいたとしても、安否確認サービス2でAPI連携をすれば、導入の手間を感じることなく、盤石な安否確認体制を構築できます。

素敵なお話をありがとうございました。今後の防災・BCP対策においても引き続き安否確認サービス2をお役立てください！

※掲載内容は取材当時のものです。